Poikkeuslupa tositteiden säilyttämiseen mikrokuvattuna (lyhennelmä)

Oy A Ab on hakemuksessaan pyytänyt lupaa arkistoitavien asiakirjojensa säilyttämiseen mikrokuvaamalla. Mikrokuvaamalla asiakirjat hakija pyrkii tilan säästöön ja haettavuuden parantamiseen.

Hakija on ilmoittanut suorittavansa kuvauksen itse. Kehitys ja jälkikäsittely tulisi hakijan käyttämien laitteiden maahantuojan suoritettavaksi.

Alkuperäinen aineisto hävitettäisiin polttamalla heti, kun filmi on kehitetty ja tarkastettu kuitenkin siten, että kirjanpitolautakunnan määrittämien mikrokuvauksen yleisten ehtojen 10 kohdan johdosta asiakirjat kuvataan vasta vuoden kuluttua tilikauden päättymisestä.

Käytettävät 16 mm:n mikrofilmit säilytetään kaseteissa asiakirjalajeittain numerojärjestyksessä hakijan tiloissa. Mikrofilmin tarkastettavuus on paremman järjestyksen ja siirrettävyyden takia hakijan käsityksen mukaan parempi kuin alkuperäisten asiakirjojen.

Hakija on hakemuksessaan esittänyt selvityksen kuvauksessa ja filmien käsittelyssä käytettävästä laitteistosta. Hakemuksessa on selvitetty mikrokuvauksen suorittamistapaa, joka on kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukainen.

Mikrokuvauksen aloittaminen kytkeytyy hakijan muuttoon uusiin toimitiloihin. Kuvaaminen aloitetaan 1.9.1975 siten, että ennen muuttoa kuvataan kuormakirjat, lähtevät laskut, saapuvat laskut, sisäiset kuormakirjat ja teleksit vuosilta 1969-1973. Arkiston täydellinen mikrokuvaaminen aloitetaan vuoden 1976 alussa vuoden 1974 asiakirjoista.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Oy A Ab saa säilyttää tosite- ja muun KPL 25.2 §:ssä tarkoitetun aineistonsa ajalta 1.1.1974-31.12.1976 mikrokuvaamalla sen kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.