Ajanvarausjärjestelmän merkintöjen suhteesta kirjanpitoaineistoon

1.      Lausuntopyyntö

Hakija (---) pyytää lausuntoa, kuuluuko parturi-kampaamotoiminnassa käytetty ajanvarauskirja kirjanpitoaineistoon ja missä tilanteissa?

Taustaksi hakija esittää seuraavan.

Ajanvarausmateriaalilla tarkoitetaan tässä materiaalia, johon on kirjattu asiakkaiden ilmoitukset saapua palvelun myyntiä varten paikalle tiettynä ajankohtana. Varausmerkintä voi lisäksi sisältää merkinnät aiotuista palveluista sekä asiakkaan yhteystietoja. Ajanvarausmateriaali ei lähtökohtaisesti sisällä merkintöjä liiketapahtumista tai palvelujen hinnoista, vaan nämä selviävät varsinaisesta kirjanpidosta.

Joissain tilanteissa kampaamoyrittäjää on vaadittu esittämään kirjanpidon tarkastamista varten ajanvarausmateriaalia jopa useamman vuoden takaa, mikä herättää kysymyksen, kuuluvatko ajanvarauskirjat todella säilytettävään kirjanpitoaineistoon.  Hakija kysyy myös, onko asiassa merkitystä varausjärjestelmän toteutuksella, esimerkkinä kalenterimerkinnät henkilökohtaisessa kalenterissa tai paperinen ajanvarauskirja taikka web-pohjainen ajanvarausjärjestelmä.

2. Lausunto

2.1. Säännökset. Kirjanpitolain (1336/1997; KPL) 2 luvun 7 a §:n mukaan kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat. KPL 2:7.1 §:n säännös kirjanpitoaineistosta kuuluu seuraavasti: ”Tositteita, kirjanpitoja sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa.” Tositteen määritelmä puolestaan kuuluu (KPL 2:5 §:n 1 ja 2 momentti): ” 1 mom. Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. 2 mom. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.”

2.2. Lausunto. Verotukseen liittyvät seikat rajataan lausunnon ulkopuolelle kirjanpitolautakunnan toimivaltaan kuulumattomina. Hakemusasiassa keskeinen kysymys on ajanvarauskirjan merkintöjen suhde kirjanpidon käytännön toteuttamiseen – kuten, onko ajanvarausjärjestelmää ja sen merkintöjä esimerkiksi pidettävä KPL:n tarkoittamina tositteina taikka kirjanpitona. Kirjanpitolautakunta toteaa, että koska kirjanpidon järjestämistapoja on lukuisa määrä, ensisijaisesti vastausta kysymykseen, ovatko ajanvarausjärjestelmään merkinnät kirjanpitoaineistoa, on haettava siitä, onko ajanvarausjärjestelmässä tai sen osassa sellaista tietoa, jota tarvitaan, jotta kirjanpito voidaan toteuttaa.  Mikäli ajanvarausjärjestelmän merkinnät ovat tositteita, joiden perusteella myyntisuoritteet merkitään kirjanpitoon, ovat nämä merkinnät osa kirjanpitoaineistoa. Jos taas kirjanpidon tuloutusmerkinnät tehdään pelkästään ajanravauskirjaan, on tämä erillinen kirjanpito. Sen sijaan, jos myyntitapahtumat tositetaan kirjanpitoon esimerkiksi suoraan kassajärjestelmästä – ilman yhteyttä ajanvarauskirjaan – ei ajanvarauskirja eivätkä sen merkinnät ole kirjanpitoaineistoa.

Vastauksena hakijan kysymykseen siitä, onko järjestely teknisellä toteutuksella merkitystä hakemusasiaa arvioitaessa, vastaa kirjanpitolautakunta, että se ei ole merkityksellinen seikka; ratkaisevaa on, miten kirjanpidon käytännön toteuttaminen on järjestetty. Kirjanpidon järjestäminen tulee asianmukaisesti dokumentoida siten, että kirjanpidoista ja aineistoista laadittavasta luettelosta (KPL 2:7 a §) ilmenee muun ohella, ovatko ajanvarausjärjestelmän merkinnät osa tositeaineistoa.