Numero

2109

Asiasanat

Asunto-osakeyhtiö. Tilinpäätös. Allekirjoitus. Tietojen yksityiskohtaisuus. Vastike. Oikaisu.

1. Hakemus

Hakija (--, jäljempänä myös ”Hakija”) pyytää lausuntoa seuraavista asunto-osakeyhtiön tilinpäätökseen liittyvistä asioista:

a) Saako tilinpäätöksen sähköisessä allekirjoituksessa tilinpäätöksen allekirjoitussivulla viitata sähköisiin allekirjoitusmerkintöihin siten, ettei allekirjoitussivulla ole lainkaan mainittu henkilöitä, jotka ovat hallituksen jäseniä ja isännöitsijää? Riittääkö, että heistä on maininta toimintakertomuksessa?

b) Onko hyvän kirjanpitotavan mukaista liittää tilinpäätöksen allekirjoitussivun jälkeen johdon vahvistusilmoituskirje tilintarkastajalle, josta sähköisten allekirjoitusten jälkeen muodostuu osa sähköisesti allekirjoitettua toimintakertomus- ja tilinpäätöskokonaisuutta?

c)  Kuinka yksityiskohtaisesti asunto-osakeyhtiön toimintakertomuksessa saa esittää sopimustoimittajien veloitukset? Hakijan mukaan toimintakertomuksessa ilmaistaan toisinaan yksittäiseen huoneistoon tehtyjä korjauksia.

d) Onko hyvän kirjanpitotavan mukaista tehdä asunto-osakeyhtiön kirjanpidossa oikaisuja pääkirjatilille siten, että oikaisu on pääomavastikkeissa, lainaosuussuorituksissa tai omalla pääkirjatilillään ”Oikaisut pääomavastikkeisiin” tai ”Oikaisut lainaosuussuorituksiin” kun taas vastikerahoituslaskelmassa tai lainaosuuslaskennassa vastaavia oikaisuja ei tehdä, jolloin pääkirjanpidossa ja osakirjanpidoissa on eroavaisuuksia? Hakijan mukaan oikaisujen perusteena kirjanpidossa on yleisimmin se, että osakkaan yhtiölle maksama lainaosuussuoritus on eri suuruinen kuin yhtiön rahoituslaitokselle tilittämä määrä. Oikaisun myötä tilikauden tuottona ei ole se euromäärä, jonka osakas suorittaa taloyhtiölle vaan se määrä, jonka yhtiö tilittää rahoituslaitokselle.

2. Säännökset, aikaisemmat kirjanpitolautakunnan lausunnot ja yleisohje

2.1. Tilinpäätöksen allekirjoitus

Kirjanpitolain (1336/1997; KPL) 3:7.1:n mukaan ”Tilinpäätös ja toimintakertomus on päivättävä ja kirjanpitovelvollisen on ne allekirjoitettava. Jos kirjanpitovelvollinen on yhteisö tai säätiö, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittavat hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet ja toimitusjohtaja tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö.”

Lainsäädäntö ei edellytä allekirjoitusta kaikilta hallituksen jäseniltä: riittävää on, että allekirjoittajat muodostavat päätösvaltaisen osan hyväksymishetkellä toimikelpoisesta hallituksesta. Päätösvaltaisuus määräytyy asianomaisen yhteisön tai säätiön yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen mukaisesti; hallitus ei voi itse päättää omasta päätösvaltaisuudestaan esimerkiksi valtuuttamalla puheenjohtajansa tai toimitusjohtajan yksinomaiseksi allekirjoittajaksi (KILA 1975/36).

Hallitus, sen jäsen tai toimitusjohtaja on voinut vaihtua tilikauden aikana taikka tilikauden päättymisen jälkeen mutta ennen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistumista. Tilinpäätöksen (ja mahdollisen toimintakertomuksen) allekirjoittavat aina allekirjoitustilanteen aikaiset hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja. Kirjanpitolautakunta on suositellut, että toimintakertomuksessa mainitaan, ketkä kuuluivat tilinpäätöksen (ja toimintakertomuksen) hyväksymishetkellä allekirjoittamiseen toimivaltaiseen toimielimeen (KILA 2012/1899).

Kirjanpitolautakunnan lausunnossa ”tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärään ja allekirjoittamiseen liittyvistä kysymyksistä” (KILA 2021/2014) tilinpäätöksen hyväksymispäivän merkinnän osalta todetaan "Tilinpäätöksen käyttäjältä ei voida edellyttää erityisiä selvitystoimia hyväksymispäivämäärän todentamiseksi."

2.2. Vahvistusilmoituskirje

Vahvistusilmoituskirje on yhteisön tai säätiön johdon tilintarkastajalle antama vahvistus tietyistä tilinpäätöksen laatimiseen ja tilintarkastukseen liittyvistä asioista. Vahvistusilmoituskirjeessä johto voi vahvistaa esimerkiksi, että johto on täyttänyt tilinpäätöksen laatimista koskevat velvollisuutensa, johto on antanut tilintarkastajalle kaikki relevantit tiedot, kaikki liiketapahtumat on kirjattu kirjanpitoon ja sisältyvät tilinpäätökseen. Tilintarkastuslaissa tai muissa laeissa ei ole määräyksiä vahvistusilmoituskirjeestä. Tilintarkastusalan standardien mukaisiin toimenpiteisiin kuuluu vahvistusilmoituksen pyytäminen tilintarkastettavalta yhtiöltä. 

Kirjanpitolautakunnan mukaan (KILA 2012/1899) allekirjoitusten yhteyteen on mahdollista liittää lisätietoja, kuten kaupparekisteriin merkittyjä seikkoja. Edellytyksenä on, että asianomaiset tiedot ovat tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen kannalta merkityksellisiä ja että ne eivät ole harhaanjohtavia. Lautakunta viittasi aiempaan lausuntoonsa (KILA 2011/1874), jossa se katsoi, ettei tilinpäätösasiakirjoihin saa sisällyttää vapaaehtoisia tietoja, jotka eivät ole tarpeen KPL 3:2:ssä edellytetyn oikean ja riittävän kuvan kannalta.

2.3. Toimintakertomuksen sisällöstä

Asunto-osakeyhtiön toimintakertomukseen voi sisällyttää asunto-osakeyhtiölain ja kirjanpitolain mukaisten tietovaatimusten lisäksi vapaaehtoisia tietoja.

Kirjanpitolautakunta on 1.2.2017 antanut yleisohjeen asunto-osakeyhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöyhtiöiden kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta.  Kyseisen yleisohjeen mukaan ”Toimintakertomuksen tarkoituksena on antaa sanallisessa muodossa sekä omistajille että muille tahoille sellaisia tietoja, jotka eivät suoraan käy ilmi tilinpäätöksestä ja jotka kuitenkin ovat olennaisia riittävän ja oikean kuvan saamiseksi asunto-osakeyhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan 1874/2011 katsonut hyvään kirjanpitotapaan kuuluvan, ettei toimintakertomukseen sisällytetä sellaisia tietoja, jotka eivät ole tarpeen oikean ja riittävän kuvan kannalta. Mahdollisesti määrältään lukuisina ne voivat olla omiaan vaarantamaan oikean ja riittävän kuvan antamisen asunto-osakeyhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.”

Kirjanpitolautakunnan lausunnossa 1876/2011 todetaan, että tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava siten, että ne antavat oikean ja riittävän kuvan yhtiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta eri käyttäjätahoille. Kirjanpidon erilläänpitotehtävän mukaisesti tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen 
kohteena on asianomainen kirjanpitovelvollinen erillisenä entiteettinä, juuri sille kuuluvat varat ja vastuut sekä tulot ja menot. Tästä johtuu, ettei yhtäältä tilinpäätöksessä tai toisaalta toimintakertomuksessa lähtökohtaisesti edellytetä sellaisia tietoja, jotka koskevat esimerkiksi kirjanpitovelvollisen omistajakuntaa, ellei tiedosta ole säädetty esimerkiksi yhtiö- tai yhteisölainsäädännössä. Toimintakertomuksessa voidaan kuitenkin vapaaehtoisena tietona ilmoittaa 
esimerkiksi yhtiön taloudelliseen asemaan liittyvänä asiana tieto kuhunkin lainaan liittyvän lainaosuuden määrästä sovellettavaa vastikeperustetta kohden (esimerkiksi euroa/m2). Kuitenkaan tietoa siitä, mihin huoneistoihin lainaosuus kohdistuu, ei esitetä.”

2.4. Vastikelaskennasta

Kirjanpitolautakunta on 1.2.2017 antanut yleisohjeen asunto-osakeyhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöyhtiöiden kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta.  Kyseisen yleisohjeen mukaan ”Toimintakertomuksessa on oltava tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, jos vastiketta voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein. Selvitys on vakiintuneesti annettu erillisellä laskelmalla eli ns. vastikerahoituslaskelmalla (jälkilaskelma). Vastikerahoituslaskelma on tilinpäätöshetkelle eri vastiketuloista ja niillä katettavista menoista laadittava suoriteperusteinen rahavirtalaskelma. Vastikerahoituslaskelma on kumulatiivinen vastiketulojen ja niillä katettavien menojen kertymishistoria, johon sisältyvät tilikauden luvut sekä edellisiltä tilikausilta siirtyvä yli- tai alijäämä. Laskelman laatimisella varmistetaan se, että kullakin vastikkeella ja siihen liittyvillä muilla tuloilla katetaan vain niitä menoja, joihin vastiketta voidaan käyttää. Jos yhtiössä peritään osakkailta vain yhtä vastiketta, ei erillistä vastikerahoituslaskelmaa vaadita. Vastikerahoituslaskelman tarkoitus on turvata osakkaiden yhdenvertaisuus. Vastikerahoituslaskelmassa esitettävien erien tulee vastata tuloslaskelmassa ja taseessa esitettäviä tietoja ja laskelman osoittaman eri vastikkeiden kokonaisyli- tai alijäämän tulee täsmätä taseen osoittaman rahoitusaseman kanssa.”

3. Lausunto

3.1. Kirjanpitolautakunta toteaa perustavansa vastauksensa yksinomaan kirjanpito-oikeudellisiin näkökohtiin. 

Vastaus a. kysymykseen:

3.2. Kirjanpitolautakunta viittaa aikaisempaan lausuntoonsa (KILA 2014/2021), jossa tilinpäätöksen hyväksymispäivän merkinnän osalta todetaan, että "Tilinpäätöksen käyttäjältä ei voida edellyttää erityisiä selvitystoimia hyväksymispäivämäärän todentamiseksi." Myöskään asunto-osakeyhtiön tilinpäätöksen käyttäjältä ei voida edellyttää erityisiä selvitystoimia tilinpäätöksen allekirjoittajien ja heidän asemansa todentamiseksi. Näin ollen on perusteltua, että tilinpäätöksen allekirjoitusten yhteydessä ilmenee hallituksen jäsenet ja isännöitsijä siten, että heidän nimensä ja asemansa selviää vaikeuksitta. 

Vastaus b. kysymykseen:

3.3. Kirjanpitolautakunnan lausunnon (KILA 2012/1899) perusteella allekirjoitusten yhteyteen on mahdollista liittää lisätietoja. Edellytyksenä on, että asianomaiset tiedot ovat tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen kannalta merkityksellisiä ja että ne eivät ole harhaanjohtavia. 

3.4. Johdon vahvistusilmoituksen sisältöä ei ole kirjanpitolaissa (1336/1997: KPL) tai muussa säädöksessä määritelty. Kirjanpitolautakunnan käsityksen mukaan johdon vahvistusilmoituksessa on kyse hallituksen ja toimitusjohtajan (tai isännöitsijän) sekä tilintarkastajan välisestä dokumentista, joka ei ole osa asunto-osakeyhtiön toimintakertomus- ja tilinpäätöskokonaisuutta. Kirjanpitolautakunta katsoo, että hyvään kirjanpitotapaan ei kuulu johdon vahvistuskirjeen liittäminen tilinpäätöksen allekirjoitusten yhteyteen.

Vastaus c. kysymykseen:

3.5. Kirjanpitolautakunta viittaa yleisohjeen asunto-osakeyhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöyhtiöiden kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta.  Kyseisen yleisohjeen mukaan ”Toimintakertomuksen tarkoituksena on antaa sanallisessa muodossa sekä omistajille että muille tahoille sellaisia tietoja, jotka eivät suoraan käy ilmi tilinpäätöksestä ja jotka kuitenkin ovat olennaisia riittävän ja oikean kuvan saamiseksi asunto-osakeyhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

3.6. Asunto-osakeyhtiön tulee itse arvioida, kuinka yksityiskohtaisia tietoja toimintakertomuksessa esitetään ottaen huomioon edellä kohdassa 3.5 sanottu.

Vastaus d. kysymykseen:

3.7. Vastikerahoituslaskelmassa esitettävien erien tulee vastata tuloslaskelmassa ja taseessa esitettäviä tietoja ja laskelman osoittaman eri vastikkeiden kokonaisyli- tai alijäämän tulee täsmätä taseen osoittaman rahoitusaseman kanssa.