Kirjanpitoaineiston ja tasekirjan pysyvästä säilyttämisestä Ruotsissa

1. Hakemus

Hakija (- - -) on ruotsalaisen osakeyhtiön sivuliike Suomessa. Hakija pyytää kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä "KPL") 8:2.2 §:n mukaista poikkeuslupaa tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston pysyvään sähköiseen säilyttämiseen Ruotsissa ja sidotun paperisen tasekirjan säilyttämiseen pysyvästi Ruotsissa. Mikäli pysyvän poikkeusluvan myöntäminen ei ole mahdollista, hakija pyytää toissijaisesti viiden vuoden määräaikaista poikkeuslupaa kirjanpitoaineiston sähköiselle säilyttämiselle ja tasekirjan säilyttämiselle paperilla Ruotsissa.

Hakemuksesta ilmenee, että sivuliikkeen kirjanpito hoidetaan Ruotsissa osana pääliikkeen kirjanpitoa. Sivuliikkeellä ei ole palkattua taloushallinnon henkilökuntaa Suomessa, vaan kirjanpitoa hoitaa ruotsalaisen pääliikkeen henkilökunta. Sivuliikkeen Suomen kirjanpitolainsäädännön mukaisen tasekirjan laatimiseen käytetään suomalaista ulkopuolista palveluntarjoajaa. Sivuliikkeellä on toimitilat Vantaalla.

Kaikki pääliikkeen kirjanpitoaineisto säilytetään sähköisesti Ruotsissa sijaitsevalla palvelimella. Sivuliikkeen kirjanpitoaineisto on osa pääliikkeen kirjanpitoaineistoa. Hakijan mukaan Suomen kirjanpitolainsäädännön mukaisesti laadittu tasekirja säilytetään Ruotsissa paperisena, sidottuna kappaleena. Lukuun ottamatta paperista tasekirjaa, kaikki kuluvan ja edellisen tilikauden kirjanpitoaineisto voidaan toimittaa pyynnöstä Suomeen sähköpostin välityksellä. Hakijan mukaan aiempien tilikausien kirjanpitoaineisto on toimitettavissa Suomeen sähköpostilla kahden tai kolmen päivän viiveellä. Sidotusta tasekirjasta voidaan tarvittaessa toimittaa kopio Suomeen sähköpostilla tai lähettää alkuperäinen kappale postitse.

2. Kirjanpitolautakunnan lausunto

2.1. Kirjanpitolain soveltaminen

Ulkomaisen yhtiön suomalainen sivuliike on Suomessa KPL 1:1.1 §:n tarkoittama kirjanpitovelvollinen, jos se harjoittaa täällä liiketoimintaa pysyvästä toimipaikasta ja toiminnan harjoittaminen on jatkuvaa; tällaisen kirjanpidon hoidossa noudatetaan soveltuvin osin KPL:n säännöksiä (KILA 1275/1994).

2.2. Kirjanpitoaineiston pysyvä säilyttäminen Ruotsissa

KPL 2:9.3 § asettaa edellytykseksi kirjanpitoaineiston pysyvälle säilyttämiselle toisessa EU-valtiossa sen, että aineisto on sähköisenä tallenteena, johon voidaan taata tosiaikainen tietokoneyhteys ja että kyseiset tiedot on saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Kirjanpitolautakunta katsoo, että aineiston lähettäminen Ruotsista Suomeen hakijan esittämällä tavalla sähköpostitse, ei täytä vaatimusta tosiaikaisesta tietokoneyhteydestä, mikä lähtökohtaisesti edellyttää viiveetöntä pääsyä tietoihin Suomesta käsin. Siten hakijan tulee toimittaa suomalaista sivuliikettä koskeva kirjanpitoaineisto Suomeen KPL 2:10 §:ssä tarkoitettua säilyttämistä varten, jollei aineistoon järjestetä sellaista tosiaikaista tietokoneyhteyttä, joka mahdollistaa sen tarkastelun viiveettä Suomesta käsin.

Kirjanpitolautakunta toisaalta viittaa aikaisempaan lausuntoonsa 1618/2000, jonka mukaan kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää kirjanpitovelvollisen muualla kuin Suomessa sijaitsevassa toimipaikassa, jos sama aineisto on siirretty Suomessa tapahtuvaa pysyvää säilyttämistä varten koneellisilla tietovälineillä. Hakija voi menetellä vastaavalla tavalla.

2.3. Sivuliikkeen tasekirjan pysyvä säilyttäminen Ruotsissa

Suomessa oleva sivuliike ei ole itsenäinen oikeushenkilö, joten sen tase ei käsitä kokonaisuudessaan esimerkiksi omaa pääomaa siitä ulkomaisesta yhtiöstä, johon se sivuliikkeenä kuuluu. Sivuliikkeellä ei siten voi olla KPL 3:8.1 §:ssä tarkoitetun tasekirjan keskeisenä sisältönä olevaa täydellistä tilinpäätöstä. Lautakunta katsoo, ettei sivuliikkeellä ole viimeksi mainitun lainkohdan mukaista itsenäistä velvoitetta tasekirjan laatimiseen eivätkä sitä koske säännökset tasekirjan säilyttämisestä.

Toisaalta kirjanpitolautakunta kiinnittää hakijan huomiota kaupparekisterilain (129/1979) mukaisiin velvoitteisiin. Mainitun lain 17 a.1 §:n nojalla sivuliikkeen omistavan ulkomaisen elinkeinonharjoittajan tilinpäätösasiakirjat on ilmoitettava rekisteröitäväksi kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä sellaisina kuin ne on laadittu, tarkastettu ja julkistettu noudattaen sen valtion lainsäädäntöä, jonka alainen kyseinen elinkeinonharjoittaja on. Siten ruotsalaisen yhtiön, johon hakija kuuluu suomalaisena sivuliikkeenä, tulee menetellä tämän lainkohdan edellyttämällä tavalla. Yhtiötä koskevat ruotsalaiset tilinpäätösasiakirjat rekisteröidään Suomessa toimittamalla niistä jäljennökset patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin.

2.4. Sivuliikkeen kirjanpitoaineiston tilapäinen säilyttäminen Ruotsissa

Hakemuksessa pyydetään toissijaisesti, mikäli pysyvän poikkeusluvan myöntäminen ei ole mahdollista, viiden vuoden määräaikaista poikkeuslupaa kirjanpitoaineiston sähköiselle säilyttämiselle Ruotsissa. Lautakunta viittaa tältä osin kauppa- ja teollisuusministeriön päätökseen 49/1998 kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä ulkomailla ja toteaa, ettei tilapäinen säilyttäminen Ruotsissa edellytä poikkeuslupaa, mutta tällöinkin tulee menetellä edellä kohdassa 2.2 kuvatulla tavalla: Hakijan tulee toimittaa suomalaista sivuliikettä koskeva kirjanpitoaineisto Suomeen KPL 2:10 §:ssä tarkoitettua säilyttämistä varten, jollei aineistoon järjestetä sellaista tosiaikaista tietokoneyhteyttä, joka mahdollistaa sen tarkastelun viiveettä Suomesta käsin.