Kirjanpitoaineiston säilyttäminen Ruotsissa

1 Hakemus

Hakija (--) on pakkaustarvikkeiden maahantuontia ja myyntiä harjoittava osakeyhtiö, jolla on Suomessa keskimäärin 13 työntekijää. Yhtiön emoyhtiö toimii Yhdysvalloissa. Emoyhtiö omistaa yhtiön osakekannan kokonaisuudessaan. Konsernin tavoitteena on keskittää yhdysvaltalaisen emoyhtiön omistamien ruotsalaisen, suomalaisen ja norjalaisen yhtiön kirjanpitopalvelut hoidettaviksi Ruotsista käsin. Hakijayhtiön kirjanpito on jo siirretty Ruotsiin ja norjalaisen yhtiön kirjanpito tullaan siirtämään kahden vuoden kuluessa. Ruotsissa ja Norjassa toimivat yhtiöt toimivat hakijan pääasiallisina tavarantoimittajina.

Hakijayhtiön koko kirjanpito laaditaan myyntilaskuja lukuun ottamatta hakijan emoyhtiön Ruotsissa toimivan tytäryhtiön palveluksessa olevien ruotsalaisten kirjanpitäjien toimesta. Palkanlaskenta hoidetaan Suomesta käsin, mutta palkat tilitetään Ruotsista. Vain sosiaalimaksut ja niihin kohdistuvat tilitykset valmistellaan Suomessa.

Hakijayhtiö korosta, että kirjanpidon pitkäaikaisarkistointi tullaan tekemään Suomessa. Tällä hetkellä kirjanpitomateriaali on Suomessa arkistoituna vuoden 1998 loppuun. Tällä hetkellä Ruotsissa on yhtiötä koskeva kirjanpitoaineisto vuodelta 1998. Yhtiön tilintarkastustoimintaa ei kirjanpitomateriaalin säilytys Ruotsissa ole käytännössä haitannut. Yhtiön tilinpäätös vuodelta 1999 on valmistunut 31.3.2000. Edellisen tilikauden kirjanpitomateriaalin säilyttäminen Ruotsissa palvelee erityisesti yhtiön kirjanpitäjien tarpeita, sillä näin he voivat vaivatta tehdä tarpeellisia kirjanpitoon kohdistuvia taustatarkistuksia ilman, että heidän tulisi jatkuvasti tilata materiaalia Suomesta. Luonnollisesti tämä järjestely säästää yrityksen resursseja myös taloudellisesta näkökulmasta.

Hakija pyytää kirjanpitolautakunnan lausuntoa siitä, voidaanko yhtiön katsoa menettelevän hyvän kirjanpitotavan mukaisesti sen säilyttäessä koko kirjanpitoaineistonsa Ruotsissa ja menetteleekö yhtiö näin kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksessä nro 48/1998 mainituin tavoin. Yhtiön tarkoituksena olisi säilyttää aina kuluvaa tilikautta edeltävän tilikauden kirjanpitoaineisto Ruotsissa.

2 Lausunnon perustelut

2.1 Kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevat säännökset

Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Säännöksen 2 momentin mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kuin 1 momentissa tarkoitettu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

KPL 2:9.1 §:n mukaan kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa. Kauppa- ja teollisuusministeriö päättää tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä.

2.2 Ulkomailla laaditun tositteen ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kauppa- ja teollisuusministeriö on 26.1.1998 antanut päätöksen (49/1998, jäljempänä KTMp) kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä ulkomailla. Päätöksen 1.1 §:n mukaan kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtiossa), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa. Tällainen tosite on 2 momentin mukaan toimitettava Suomeen KPL 3:6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana. Säännöksessä tositteelle asetettuja vaatimuksia sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon (KTMp 1.7 §).

2.3 Kirjanpitoaineiston vieminen ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi

KTMp:n 2.1 §:n mukaan kirjanpitovelvollisen Suomessa laadittu tosite saadaan viedä toiseen OECD-valtioon kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi. Ennen tositteiden viemistä kirjanpitovelvollisen on laadittava tositteista selvitys, joka liitetään Suomessa säilytettävään kirjanpitoaineistoon (KTMp 2.2 §). KTMp:stä käy ilmi, mitä tällaiselta selvitykseltä edellytetään. Kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi ulkomaille viedyt tositteet on toimitettava Suomeen KPL 3:6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana (KTMp 2.3 §). Säännöksiä sovelletaan myös kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston viemiseen ulkomaille (KTMp 2.5 §).

2.4 Kirjanpitolautakunnan oikeus antaa lausuntoja ja myöntää poikkeuslupia

Kirjanpitolain 8 luvun 2 §:ssä säädetään kirjanpitolautakunnan oikeudesta antaa lausuntoja ja myöntää poikkeuslupia. Säännöksen 1 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi antaa viranomaista, elinkeinonharjoittajien tai kuntien järjestön taikka kirjanpitovelvollisten hakemuksesta ohjeita ja lausuntoja kirjanpitolain soveltamisesta. Säännöksen toisen momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi erityisistä syistä myöntää määräajaksi poikkeuslupia kirjanpitolain 3:1.2 §:n toisesta virkkeestä, 3:6 §:stä, 6:1.1 §:stä, 6:1.2 §:stä, 6:2.2 §:stä, 6:5.1 §:stä, 7:3 §:stä ja 7:4 §:stä. Poikkeusluvan myöntämisen edellytyksenä on, ettei se ole Euroopan yhteisöjen tilinpäätöksestä ja konsernitilinpäätöksestä antamien säädösten vastainen.

KTMp 1.6 §:n mukaan kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen päätöksen 1 §:ssä tarkoitetulla tavalla muussa kuin OECD-valtiossa. Edelleen KTMp 2.4 §:n mukaan kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteen viemiseksi muuhun kuin OECD-valtioon kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Kirjanpitolautakunnalla ei kirjanpitolain mukaan eikä KTMp:ssä annetuin valtuuksin ole oikeutta myöntää poikkeuslupaa hakijan esittämään tilanteeseen, joka koskee kirjanpitoaineiston säilyttämistä ulkomailla.

KTMp 3 §:n mukaan kirjanpitolautakunta voi kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla antaa ohjeita ja lausuntoja kyseisen kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen soveltamisesta.

2.5 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen koneellisilla tietovälineillä

Kirjanpitolautakunta on 22.5.2000 antanut yleisohjeen koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä. Yleisohjeen luvussa 12 käsitellään kirjanpidon säilytystä koneellisella tietovälineellä Suomen ulkopuolella. Yleisohjeen mukaan koneellista kirjanpitoa voidaan pitää kirjanpitovelvollisen tai ulkopuolisen palveluntarjoajan tietokoneella, joka sijaitsee Suomen ulkopuolella. Suomen ulkopuolella koneellisella tietovälineellä säilytettävä kirjanpitoaineisto tulee toimittaa Suomeen KPL 3:6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana. Aineisto voidaan siirtää Suomeen tietoverkon välityksellä tai tallettaa ulkomailla koneelliselle tietovälineelle, joka tuodaan Suomeen. Tilikauden aikana ulkomailla koneellisella tietovälineellä säilytetty kirjanpitoaineisto voidaan myös tulostaa paperille Suomessa tapahtuvaa pysyvää säilytystä varten.

2.6 Kirjanpitolautakunnan kannanotto

Hakijayhtiön kirjanpito laaditaan myyntilaskuja lukuun ottamatta Ruotsissa. Kirjanpitoaineisto vuoden 1998 loppuun asti on arkistoituna Suomessa. Tämän jälkeiseltä ajalta aineiston on säilytettävänä Ruotsissa. Yhtiön tilinpäätös vuodelta 1999 on valmistunut 31.3.2000. Mikäli kirjanpitoaineistoa on laadittu ulkomailla tai Suomessa laadittua aineistoa on viety ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi, on se KTMp 1.2 §:n ja 2.3 §:n mukaisesti toimitettava Suomeen KPL 3:6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana KPL 2 luvun 10 §:ssä tarkoitettua säilyttämistä varten. Hakija esittämä menettelytapa ei täytä kirjanpitolain eikä sen nojalla annetun kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen vaatimuksia. Kirjanpitolautakunta ei voi antaa asiasta poikkeuslupaa.

Kirjanpitolautakunta toteaa kuitenkin, että paperille laadittu kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää kirjanpitovelvollisen muualla kuin Suomessa sijaitsevassa toimipaikassa, jos sama kirjanpitoaineisto on siirretty Suomessa tapahtuvaa pysyvää säilyttämistä varten koneellisille tietovälineillä.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen tilapäisesti ulkomailla edellyttää säilytysvaltiossa sijaitsevaa kirjanpitovelvollisen toimipaikkaa.

3 Kirjanpitolautakunnan lausunto

Ulkomailla laadittu kirjanpitoaineisto tai ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi viety kirjanpitoaineisto on toimitettava Suomeen KPL 3:6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana KPL 2:10.1 - 2 §:ssä tarkoitettua pysyvää säilyttämistä varten.