Kirjanpitoaineiston säilyttämisestä

1. Hakemus

Hakijana on yhtiön (- -, jäljempänä velallisyhtiö) konkurssihallinto. Velallisyhtiö asetettiin konkurssiin käräjäoikeuden päätöksellä tammikuussa 2000 erään pankin hakemuksesta.

Velallisyhtiössä on ennen konkurssia toiminut erityinen kirjanpito-osasto, joka muodostui kahdesta työntekijästä. Kirjanpito-osasto hoiti myös ulkomaisten konserniyritysten kirjanpidot ja niiden maksuliikenteen.

Velallisyhtiö laati vuosittain konsernituloslaskelman ja -taseen. Vuosittain tilintarkastuksen jälkeen konsernituloslaskelma ja -tase vahvistettiin. Tilintarkastajalta saadun selvityksen mukaan konsernitilinpäätös täytti hyvän kirjanpitotavan, kirjanpitolain ja verolainsäädännön asettamat vaatimukset. Velallisyhtiön ja -konsernin viimeinen tilinpäätös laadittiin per 31.8.1999 ja tilinpäätös vahvistettiin konsernin ja velallisyhtiön osalta varsinaisessa yhtiökokouksessa 11.11.1999. Velallisyhtiön, samoin kuin sen ulkomaisten konserniyritysten tilinpäätöksiä ja koko muuta kirjanpitoaineistoa, kuten tositteita, päiväkirjoja ja pääkirjoja säilytettiin yhtiön toimitiloissa. Kirjanpito-osaston vastuuhenkilön vahvistaman tiedon mukaan velallisyhtiön kirjanpitoaineistoa on säilytetty kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Ulkomaisten konserniyritysten osalta on tullut ilmi, että kaikkien niiden kirjanpitoaineisto - lukuun ottamatta tilinpäätöksiä - on vuosittain ja systemaattisesti tuhottu paperisilppurilla sen jälkeen, kun konsernituloslaskelma ja -tase on laadittu, tilintarkastettu ja yhtiökokouksen toimesta vahvistettu. Menettely on perustunut velallisyrityksen silloisen toimitusjohtajan määräykseen.

Konkurssihallinto pyytää kirjanpitolautakunnan lausuntoa siitä, onko menettely ollut ulkomaisten konserniyritysten kirjanpitoaineiston osalta Suomessa voimassa olevan kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevan lainsäädännön mukainen, myös ja erityisesti silmällä pitäen kirjanpitoaineiston säilyttämisvelvollisuutta.

2. Lausunnon perustelut

2.1. Rajaus

Lausunto perustuu Suomen kirjanpitolainsäädäntöön. Kirjanpitolautakunta ei ota kantaa siihen, onko hakemuksessa tarkoitettu menettely ollut sallittu niissä muissa valtioissa, joissa asianomaiset tytäryritykset on rekisteröity.

2.2. Kirjanpitoaineiston säilytysaika

Kirjanpitolain (1336/1997; jäljempänä myös KPL) 2 luvun 10 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt (2 mom.).

2.3. Yhdistelylaskelmat ja konsernitilinpäätösaineiston säilytys

Konsernitilinpäätöstä varmentamaan laaditaan yhdistelylaskelmat. Yhdistelylaskelmien sisällöstä ei ole kirjanpitolaissa säännöksiä. Yhdistelylaskelmien perusteella konserniyritysten tilinpäätösten yhteys konsernituloslaskelmaan ja konsernitaseeseen tulee voida KPL 2:6 §:n mukaisesti vaikeuksitta todeta.

Kirjanpitolaissa ei ole nimenomaisia säännöksiä konsernitilinpäätöksen laatimisessa syntyvän kirjanpitoaineiston säilyttämisestä lukuun ottamatta KPL 6:19 §:n säännöstä, jonka mukaan konsernitilinpäätöksen yhdistelylaskelmat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä KPL 2:10.1 §:ssä tarkoitetulla tavalla. Yhdistelylaskelmat eivät kuulu julkistettaviin tilinpäätösasiakirjoihin.

2.4. Ulkomaisen yrityksen kirjanpitovelvollisuus

Kirjanpitolain 1 luvun 1 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitovelvollisuus perustuu toiminnan laatuun tai oikeudelliseen muotoon. Kirjanpitolakiin sisältyviä kirjanpitoaineiston säilytysaikaa koskevia säännöksiä tulee kirjanpitolaissa määriteltyjen kirjanpitovelvollisten noudattaa.

Suomalaisen emoyrityksen konserniin kuuluvat ulkomaiset tytäryritykset ovat Suomessa kirjanpitovelvollisia ja niiden kirjanpitoaineiston säilyttämiseen sovelletaan kirjanpitolain 2 luvun säännöksiä, jos ne harjoittavat täällä (Suomessa) KPL 1:1 §:n tarkoittamaa liike- tai ammattitoimintaa. Lisäksi ulkomaisen elinkeinoharjoittajan Suomessa toimivan sivuliikkeen tilinpäätös on ilmoitettava rekisteröitäväksi kaupparekisterilain (129/1979) 17 a §:n nojalla Suomen patentti- ja rekisterihallitukseen.

2.5. Kirjanpitolautakunnan kannanotto

Säännökset kirjanpitoaineiston säilytysajoista koskevat kirjanpitolaissa määriteltyjä kirjanpitovelvollisia. Ulkomaisten tytäryritysten kirjanpitoaineiston säilyttämiseen ei sovelleta KPL 2:10 §:n säännöksiä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä, jos ulkomaiset tytäryritykset eivät itse ole Suomessa kirjanpitovelvollisia KPL 1:1 §:n nojalla.

Konsernitilinpäätöstä laadittaessa syntyvä kirjanpitoaineisto säilytetään KPL 2:10 §:n mukaisesti samalla tavalla kuin muu kirjanpitoaineisto. Konsernituloslaskelma ja -tase liitetietoineen sekä konsernin rahoituslaskelma samoin kuin yhdistelylaskelmat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä KPL 2:10.1 §:ssä tarkoitetulla tavalla. Kirjanpitolautakunta katsoo, että tytär- ja osakkuusyritysten - niin koti- kuin ulkomaisten - tilinpäätöstiedot ovat osa yhdistelylaskelmia, sillä ilman niitä yhdistelylaskelmia ei voida laatia eikä tarkastaa. Tämän vuoksi myös ulkomaisten tytär- ja osakkuusyritysten tilinpäätöstiedot on säilytettävä edellä mainitun 10 vuoden ajan.

Muu konsernitilinpäätökseen liittyvä aineisto, kuten tositteet konsernitilinpäätöksen laatimiseksi tehdyistä kirjauksista, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt KPL 2:10.2 §:ssä tarkoitetulla tavalla. Vastaava velvollisuus ei ulotu Suomen kirjanpitosäädännön nojalla niihin tositteisiin eikä kirjanpitokirjoihin, jotka ovat olleet ulkomaisen tytär- tai osakkuusyrityksen tilinpäätöksen perustana.

3. Kirjanpitolautakunnan lausunto

Suomalaisen emoyrityksen ulkomaiseen tytär- tai osakkuusyritykseen ei sovelleta kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun säännöksiä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä, jos tällainen yritys ei itse ole Suomessa kirjanpitovelvollinen kirjanpitolain nojalla.

Konsernituloslaskelma ja -tase liitetietoineen sekä konsernin rahoituslaskelma samoin kuin yhdistelylaskelmat konsernitilinpäätöksen laatimiseksi on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä määräaika koskee myös tytär- ja osakkuusyritysten - niin koti- kuin ulkomaisten - tilinpäätöstietoja, sillä nämä tiedot ovat osa yhdistelylaskelmia.

Muu konsernitilinpäätökseen liittyvä aineisto, kuten tositteet konsernitilinpäätöksen laatimiseksi tehdyistä kirjauksista, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Vastaava velvollisuus ei ulotu Suomen kirjanpitosäädännön nojalla niihin tositteisiin tai kirjanpitokirjoihin, jotka ovat olleet ulkomaisen tytär- tai osakkuusyrityksen tilinpäätöksen perustana.