Kirjanpitoaineiston säilyttämisestä

Numero

2007

Asiasanat

Kirjanpitoaineisto. Säilytysaika.

1. Hakemus

Hakija (- - -) on pyytänyt lausuntoa: kenen tahon tulee säilyttää maksupäätetoimittajan välittämät maksusuoritustiedot päiväkohtaisesti tapahtumittain eriteltyinä kirjanpitolain mukaisesti?

Taustaksi hakija esittää seuraavan.

Maksupäätteiden sekä verkkomaksamisen ja niihin liittyvien oheislaitteiden ja palveluiden toimittaja (myöh. maksupäätetoimittaja) ja kauppias solmivat maksukorttisopimuksen. Maksupäätetoimittajan korttisopimus sisältää esimerkiksi Visa ja MasterCard korttimaksujen vastaanottamisen, eikä erillisiä sopimuksia muualta tarvita.

Maksupäätetoimittajan välittämät kauppiaan yksittäiset maksutapahtumat kulkevat maksupäätetoimittajan reitittimien läpi acquirereille, jotka vastaavat tapahtumien tilittämisestä yrityksille. Reitittämien tapahtumien osalta maksutapahtuma ei siis kulje lainkaan maksupäätetoimittajan asiakasvaratilin kautta. Tarkemmat tiedot näistä tapahtumista ovat acquirereilla.

Maksupäätetoimittaja on tällöin vain maksujen prosessoijia ja esimerkiksi pankki on acquirer, jolloin maksupäätetoimittajalla on vain maksutapahtumien prosessointiin liittyvät koontitiedot suurempina tiedostoina. Tällöin kuitenkin esimerkiksi pankilla tulisi löytyä maksutapahtumien erittelytiedot, jotta korttien myöntäjille voidaan välittää tarvittavat tiedot maksujen veloittamiseksi kortinhaltijoiden tileiltä. Jos puolestaan maksupäätetoimittaja on acquirer, siltä tulee löytyä yksityiskohtaiset maksutapahtumakohtaiset tiedot, jotka se puolestaan lähettää eteenpäin korttien myöntäjille veloituksia varten. Maksupalvelulain mukaan maksulaitoksen tulee säilyttää maksutapahtumien tiedot 18 kk. Prosessoijalla ei ole samanlaista velvoitetta. Korttimaksamisessa maksupäätetoimittaja tai acquirer välittää tiedot tilityksistä ja tapahtumaerittelyn kauppiaalle.

2. Lausunto

Lausuntonaan kirjanpitolautakunta toteaa, että sen toimivallassa ei ole määrätä kirjanpitovelvollisten näkökulmasta kolmansien osapuolten velvoitteista. Lautakunta voi antaa ohjausta ainoastaan kirjanpitovelvollisille, joista kukin on vastuussa oman kirjanpitoaineistonsa säilyttämisen lainmukaisuudesta. Lautakunta korostaa, että kirjanpitovelvollisen itsensä tulee aina itse huolehtia, että lain edellyttämät säilyttämisvaatimukset täyttyvät -  esimerkiksi erikseen sopimalla asiasta palveluntuottajan kanssa, kun kyseessä on erillinen osakirjanpito taikka muu kirjanpitoaineisto.  Maksupääteagentti vastaa oman kirjanpitonsa ja kirjanpitoaineiston säilyttämisen asianmukaisesta järjestämisestä. Maksupalvelulain tulkinta ei kuulu lautakunnan toimivaltaan.