Konekielisesti vastaanotetun ostolaskun käyttäminen tositteena

A Oy on hakenut lausuntoa kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momentin tositesäännösten toteutumisesta, kun organisaatioiden välisen tiedonsiirron (OVT:n) välityksellä vastaanotetut ostotapahtumat kirjataan kirjanpitoon ilman tavarantoimittajan tekemää ostolaskua.

A Oy tulee vastaanottamaan kolmen vuoden kuluessa OVT:n eli organisaatioiden välisen tiedonsiirron kautta vuodessa noin 10.000 ostolaskua.

Yhtiöllä on noin 200 sopimusalihankkijaa, joista noin 50 kanssa arvioidaan tulevien kolmen vuoden aikana siirryttävän sopimuksen mukaiseen laskutuskäytäntöön. Tällöin noin 15.000 muuta ostotapahtumaa vuodessa tullaan kirjaamaan kirjanpitoon ilman tavarantoimittajan lähettämää ostolaskua. Yksikön oman tietojärjestelmän tietoja yhdistellään siten, että sopimus- ja tilaustietojen sekä toisaalta toimittajan lähetteen ja itse tavaratoimituksen mukaisten vastaanottotietojen perusteella siirretään ostolaskua vastaavat tiedot ostoreskontraan, jossa niiden maksatus ja muu käsittely vastaa ostolaskujen käsittelyä.

Erillinen eräajo poimii päivittäin em. toimittajilta tulleet saapumiset, joista muodostetaan ostolasku- ja reskontratietueet. Laskut tulostetaan arkistointia varten yhtenä kappaleena atk-lomakkeelle, ja ne vastaavat muodoltaan tavanomaista laskua, josta yksilöidysti näkyvät kaikki ostolaskutositteelta edellytettävät tiedot. Toimittajan lähetysluettelon numero yksilöi liiketapahtuman. Laskut arkistoidaan reskontran numerosarjan mukaiseen juoksevaan järjestykseen.

Tapahtumaluettelo tulostetaan reskontraan siirron yhteydessä annettavassa laskun kirjanpidon tositenumerojärjestyksessä. Laskutapahtumalista jää laskujen yhteyteen.

Laskutapahtumalistaan tulostetaan laskukohtaisesti seuraavat tiedot:

- laskutustapakoodi

- laskuntarkastuskannan laskujen tositenumero

- laskun tositenumero kirjanpidossa

- laskun päivämäärä

- toimittajanumero ja nimi

- laskun päivämäärä

- laskun eräpäivä, kassa-alennus

- laskun yhteissumma

- arvonlisäveron määrä laskussa ja alv-luokan koodi ja tilinumero

- toimittajan viite.

A lähettää sopimus- ja OVT-laskuja lähettäville toimittajille kuukausittain tiliotteen, johon pyydetään vahvistus toimittajalta ja mahdollinen eron selvitys.

Liiketapahtumien tositetiedot perustuvat sopimuskäytännön osalta toisaalta ulkopuolisen toimittajan lähetteen tietoihin ja toisaalta tietojärjestelmissä oleviin tilauksen tietoihin ja sopimustietoihin. OVT:na vastaanotettujen laskujen osalta ostolaskua vastaavat tiedot siirretään ostoreskontraan ja tulostetaan paperille laskumuotoon.

Perus- ja ohjaustietoihin tehtyjen lisäysten avulla on mahdollista seurata ja tarkastaa ostolaskujen tietoja laskutustapakoodin perusteella. Tapahtumatason tietoja voidaan tarvittaessa selata, hakea ja listata tiedostoista annettujen kriteerien mukaan laskujen selailunäytöllä. Tapahtumasta saadaan tarvittaessa paperituloste.

Hakija on liittänyt hakemukseensa KHT-tarkastajan lausunnon

OVT:lla vastaanotettujen ja paperille tulostettavien ostolaskujen ja ostotositteiden tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 6 §:n 1 momentin mukaan menon kirjaamisperusteena on tuotannontekijän vastaanottaminen ja tulon kirjaamisperusteena suoritteen luovuttaminen (suoriteperuste).

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. 2 momentin mukaan menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta.

Menotositteen ei siten tarvitse olla tuotannontekijän luovuttavan tekemä, mikäli kirjanpitovelvollisen itse tekemän tositteen sisältämät tiedot vastaanotetuista tuotannontekijöistä ja vastaanottoajankohta voidaan luotettavasti selvittää muun kirjanpitoaineiston perusteella.

Kun kirjanpitovelvollinen itse tulostaa paperille selväkieliseen muotoon konekielisesti vastaanotetun ostolaskun tiedot, vastaa näin tehty ostolasku asiakkaalta paperilla vastaanotettua laskua, mikäli sisäisen valvonnan menetelmin varmistetaan ostolaskutietojen muuttumattomuus tulostus- ja sitä edeltävissä vaiheissa.

Kun kirjanpitovelvollinen itse - hakemuksessa selvitetyllä tavalla - muodostaa ostotositteen sopimus- ja tilaustietojen sekä toisaalta toimittajan lähetteen ja itse tavaratoimituksen mukaisten vastaanottotietojen perusteella ja tulostaa näin muodostetun tositteen paperille, vastaa näin tehty tosite asiakkaalta paperilla vastaanotettua laskua, mikäli sisäisen valvonnan menetelmin varmistetaan ostolaskutietojen muuttumattomuus tulostus- ja sitä edeltävissä vaiheissa. Kirjanpidon menetelmäkuvauksessa on tällöin esitettävä ostotositteessa esitettävien tietojen lähde ja käsittelysäännöt.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

A Oy voi tulostaa tavarantoimittajan konekielisenä lähettämän ostolaskun paperille, jolloin ostolasku kuvatussa ympäristössä ja kyseisissä olosuhteissa vastaa tavarantoimittajan itse paperille tulostamaa ostolaskua ja täyttää tositteelta kirjanpitolain mukaan edellytettävät vaatimukset tositteilta.

Vastaavasti kuvatussa järjestelmässä ostotapahtumien kirjanpitomerkinnät voivat perustua sopimuskäytännön osalta toisaalta ulkopuolisen toimittajan lähetteen tietoihin ja toisaalta tietojärjestelmissä oleviin tilauksen tietoihin ja sopimustietoihin. Yhtiön itse näitten tietojen perusteella tekemä ostotapahtuman dokumentoiva tosite täyttää kirjanpitolain vaatimukset tositteilta.