Korttimaksutositteiden lukemisesta kirjanpitolaissa tarkoitetuksi tositeaineistoksi

1. Hakemus

Hakija ( - - - ) tiedustelee ravintolaliiketoimintaa harjoittavan kirjanpitovelvollisen ominaisuudessa, ovatko asiakkaan pankki- ja luottokorttiostosten yhteydessä allekirjoittamat korttitapahtumat kirjanpitolaissa mainittua tositeaineistoa ja siten tositteille tässä laissa asetetun säilytysvelvollisuuden alaisia.

2. Lausunnon perustelut

2.1. Kirjanpitolaki.

Kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä KPL) 2:5.1 §:n mukaan kirjausten on perustuttava tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. KPL 2:10.2 §:n nojalla tositteet luetaan kirjanpitoaineistoksi, jota on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

2.2. Kirjanpitolautakunnan menetelmäyleisohje. Kirjanpitolautakunta on antanut 22.5.2000 koneellisessa kirjanpidossa käytettäviä menetelmiä koskevan yleisohjeen, jonka kappaleessa 3.5 on esimerkinomaisesti lueteltu kirjanpitolaissa tarkoitettua tosite- ja muuta kirjanpitoaineistoa sekä toisaalta muuta aineistoa, jota eivät koske kirjanpitolain mukaiset käsittely- ja säilytysvaatimukset.

Myyntitoimintojen osalta yleisohjeessa todetaan muun muassa myyntilaskujen ja käteismaksutositteiden olevan kirjanpitolain mukaisia tositteita. Sen sijaan luotto-, pankki- tai asiakaskorttiostosta tehdyt korttimaksutositteet, joissa on ostajan kuittaus, eivät pääsääntöisesti ole kirjanpitolaissa tarkoitettua tositeaineistoa. Jos kuitenkin tällainen muu kirjanpitoaineisto sisältää kirjanpitolain tai arvonlisäverolain perusteella määriteltyjä tietoja, jotka eivät ilmene tositteista, niiden liitteistä tai liiketapahtumia koskevasta kirjeenvaihdosta, ne ovat laissa tarkoitettuja tositteita.

2.3. Kirjanpitolautakunnan kannanotto.

Kirjanpitolaissa tarkoitetun tositteen tulee todentaa liiketapahtuma. Myyntitapahtuman todentavan tositteen muoto määräytyy valitun laskutusjärjestelmän mukaan: tällainen tosite voi olla esimerkiksi myyntilasku, käteismyyntitosite, kassanauha tai sähköinen tallenne. Kirjanpidon kannalta järjestelmän tulee olla siinä mielessä aukoton, että jokainen myyntitapahtuma pystytään todentamaan luotettavasti.

Asianmukaisesti toimivassa laskutusjärjestelmässä asiakkaan allekirjoittama korttimaksutosite ei ole välttämätön myyntitapahtuman todentamiseksi, koska järjestelmä tuottaa tarvittavan dokumentaation muulla tavoin.

Se osoittaa lähinnä vain asiakkaan käteisostoon rinnastettavan maksutavan. Allekirjoittamalla maksutositteen asiakas antaa myyjälle oikeuden veloittaa välittömästi omaa pankkitiliään tai vaihtoehtoisesti luottokorttiyhtiön tiliä. Syntynyt rahoitustapahtuma puolestaan on todennettavissa pankilta saadussa tiliotteessa. Kuten myös edellä viitatusta menetelmäyleisohjeesta ilmenee, korttimaksutositteiden lukeminen säilytysvelvollisuuden piiriin kuuluvaksi muuksi kirjanpitoaineistoksi on lähtökohtaisesti toissijaista ja poikkeuksellista. Lähinnä tällainen tilanne voi syntyä silloin, jos myyntilasku tai muu vastaava tosite on tietosisällöltään puutteellinen.

Vaikka kirjanpitolaki ei yleisesti velvoitakaan käsittelemään tai säilyttämään korttimaksutositteita myyjän kirjanpidon tositeaineistona, se ei myöskään aseta tälle estettä.

Lähinnä mahdollisten väärinkäytösten ja niihin liittyvien vastuukysymysten selvittämisen helpottamiseksi maksukortteja hallinnoivat yhtiöt jopa edellyttävät elinkeinonharjoittajien kanssa tekemissään sopimuksissaan korttimaksutositteiden säilyttämistä yhden tai useamman tilikauden ajan. Tällaisten tositteiden vapaaehtoinen ja sitovia sopimusehtoja pidempiaikainenkin säilyttäminen on kirjanpitovelvollisen kannalta yleensä perusteltua edellä mainittuja tai muita mahdollisia myöhempiä selvitystarpeita silmällä pitäen.

3. Kirjanpitolautakunnan lausunto

Luotto- ja pankkikorttiostosta tehdyt korttimaksutositteet, joissa on ostajan kuittaus, eivät pääsääntöisesti ole sellaista kirjanpitolaissa tarkoitettua tositeaineistoa, jota koskevat KPL 2:10 §:n säännökset kirjanpitoaineiston säilytysajasta.