Kuormakohtaisten lähetteiden säilyttäminen tositeaineistona

Oy A Ab on hakemuksessaan lausunut, että liike toimii tuoreen leivän toimittajana ja että leivän jakelu asiakkaille tapahtuu keskimäärin kerran päivässä, jopa useammin. Laskutus hoidetaan ATK:lla puolikuukausittain, jolloin laskussa ilmenee tuotteiden laskutuskauden kokonaismäärät.

Hakija on pyytänyt ohjetta siitä, onko kuormakohtaiset lähetteet säilytettävä kirjanpitolain tarkoittamana tositeaineistona. Kirjaus suoritetaan laskuista eikä lähetteistä. Lähetteet eivät ole laskun liitteenä eikä niissä yleisen käytännön mukaan ole vastaanottokuittauksia. Hakijan tähänastisen käytännön mukaan lähetteet on hävitetty noin kolmen kuukauden kuluttua, jolloin vastaavat laskut yleensä ovat kaikki tulleet suoritetuiksi. Vielä hakija lausuu, että lähetteiden säilyttäminen pitempiä aikoja muodostaa nykyisissä tiloissa ylitsepääsemättömiä vaikeuksia.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin mukaan menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta. Kirjanpitoasetuksen 12 §:n mukaan tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin osoittaa.

Hakija todentaa suoritteiden luovutusta koskevat liiketapahtumansa käyttämällä tositteena kahden viikon välein laadittua laskua. Laskussa on kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin vaatima päiväys ja numero. Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin vaatima selvitys luovutetusta suoritteesta tarkoittaa tavaranimikkeen, määrän ja yksikköhinnan selvittämistä. Hakijan tositteena käyttämästä laskusta selviää luovutetun tuotteen numero, nimi, määrä, kappale- ja kokonaishinta, kappale- ja kokonaistehtaanhinta sekä kunkin tuoteryhmän nettosumma, joten se sisältää kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin vaatiman selvityksen luovutetusta suoritteesta.

Kirjanpitoasetuksen 12 §:n säännös velvollisuudesta selvittää suoritteen luovutusajankohta liittyy kirjanoitolain 11 §:n vaatimukseen suoriteperusteen noudattamisesta tilinpäätöksessä ja kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin vaatimukseen liiketapahtumien kirjaamisesta kuukausikohtaisesti viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden päättymisestä. Kahden viikon välein tapahtuvan laskutuksen perusteella kirjaukset voidaan suorittaa kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin vaatimassa ajassa, joten kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatiman luovutusajankohdan selvittämisestä ei ole tarpeen suorittaa laskusta ilmenevää aikaväliä useammin.

Myös kirjanpitolain 11 §:n vaatiman suoriteperusteen noudattaminen tilinpäätöksen yhteydessä on mahdollista kahden viikon välein tapahtuvaan laskutukseen perustuen.

Tositteina oleviin kahden viikon välein laadittuihin laskuihin ei tarvitse liittää kuormakohtaisia lähetteitä, koska hakemuksessa selvitetyllä tavalla laadittu, tositteena käytetty lasku täyttää kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momentin ja kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatimukset.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momentin ja kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatimusten ei ole katsottava hakemuksessa tarkoitetussa tapauksessa edellyttävän, että tositteena käytettäviin, kahden viikon välein laadittaviin laskuihin, joissa on selvitys luovutetuista suoritteista, olisi liitettävä kuormakohtaiset lähetteet, koska suoritteen luovutusajankohta voidaan jo laskun perusteella liiketapahtumien kirjaamista ja tilinpäätöstä silmällä pitäen riittävän tarkasti selvittää.