Laskutustositteisiin liittyvien tuntityökirjojen säilytysajasta sekä tiettyjen työturvallisuuslain edellyttämien asiakirjojen suhteesta kirjanpitolain säilytysaikasäännöksiin

1.      Lausuntopyyntö

Hakija (- - -) on pyytänyt lausuntoa seuraavista kysymyksistä: 

1) Koskeeko kirjanpitonormiston edellyttämiin laskutustositteisiin liittyviä tuntitositteita (tuntilaput ja tuntityökirjat, joiden tarkoituksena on ilmentää laskutuksen peruste eli tehtyjen tuntien määrä) kirjanpitolain mukainen kuuden tai kymmenen vuoden säilytysaika?

2) Onko työturvallisuuslain 52 a §:n edellyttämä yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevän henkilön tunniste sellaista kirjanpitolain tarkoittamaa kirjanpitoaineistoa, jota koskee kuuden vuoden mittainen säilytysvelvollisuus?

3) Ovatko rakennusalalla käytetyt työmaaperehdytyslomakkeet, joilla osoitetaan työturvallisuuslain 14 §:n ja sen nojalla annetun valtioneuvoston asetuksen rakennustyön turvallisuudesta (205/2009) 3 §:n asettamien velvoitteiden täyttäminen, sellaista kirjanpitolain tarkoittamaa kirjanpitoaineistoa, jota koskee kuuden vuoden mittainen säilytysaika?

2.      Lausunto

2.1. Lausunnon rajaus. Kirjanpitolautakunta lausuu kysymyksen 1. osalta ainoastaan siitä, ovatko kyseiset tuntikirjanpidot hakijan myyntilaskutuksessa sellaisia tositteita, jotka tulee liittää kirjanpitoon ja säilyttää kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lautakunta toteaa, että muuhun lainsäädäntöön, kuten esimerkiksi työttömyysturva- ja työsopimuslakiin, saattaa sisältyä kirjanpitolain vähimmäissäilytysaikoja pidempiä tiedonantovelvollisuuksia. Näiden tietojen tuottamiseksi saattaa olla perusteltua säilyttää esimerkiksi palkkakirjanpitoa koskevia tietoja pidempään kuin kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa.

2.2. Kirjanpitolaki. Kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä myös KPL) 2:5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman (1 mom.). Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta vastaava suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin (2 mom.)  Lain esitöissä (HE 173/1997 vp, s. 12) todetaan pykälän 1 momentin perusteluissa, että ”tositteesta tulee käydä selville ainakin tositteen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä”.

2.3. Vastaus kysymykseen 1. Sellainen asiakirja-aineisto, joka itsenäisesti todentaa myyntilaskutuksen perusteen ja muodostaa osan laskua, todentaa samalla myös liiketapahtuman, ja on siten KPL 2:5 §:ssä tarkoitettu tosite. Jos hakemuksessa kuvattu tuntikirjanpito on myyntilaskun osana oleva laskutusperusteen todentava asiakirja, on se KPL 2:5 §:ssä tarkoitettu tosite, joka todentaa liiketapahtuman. Tällaiseen tositteeseen sovelletaan siten KPL 2:10.2 §:n mukaista kuuden vuoden säilytysaikasäännöstä.

2.4. Vastaus kysymyksiin 2 ja 3. Kirjanpitolautakunta toteaa, että kysymyksissä 2 ja 3 tarkoitetut asiakirjat eivät todenna liiketapahtumaa eivätkä ne siten ole tositteita. Lautakunnan käsityksen mukaan ne eivät ole myöskään KPL 2:10 §:n 1 momentissa tarkoitettuja kirjanpitokirjoja eivätkä 2 momentissa tarkoitettuja asiakirjoja, kuten liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa. Siten kysymyksissä 2 ja 3 kuvattuihin asiakirjoihin ei sovelleta KPL:n säilyttämistä koskevia säännöksiä.