Lausunto ISO 20022-standardiin pohjautuvasta konekielisestä tiliotteesta

1. Hakemus 

Hakija ( - - - ) pyytää kirjanpitolautakunnalta lausuntoa, joka koskee uutta ISO 20022 standardiin pohjautuvaa XML-asiakastiliotetta. Uudesta ISO20022-tiliotteesta puuttuu joitakin tietoja, joita nykyisessä konekielisessä tiliotteessa on. Kun jatkossa uusi kansainvälinen tiliotemalli yleistyy eikä siinä ole kaikkia nykyisiä kenttiä, pyytää hakija lautakunnalta lausuntoa siitä, täyttääkö ISO 20022 standardin mukainen tiliote kirjanpitovaatimukset. Uudesta tiliotteesta puuttuvat tapahtumatasolla olevat tiedot: kuittikoodi ja välitystapa.

Kuittikoodi ilmoittaa tiliotteen tapahtuman perustietueella liittyykö tapahtumaan erillinen paperikuitti tai konekielisenä annettava erittely yksittäisistä tapahtumista. Välitystapa-tieto tulostetaan paperille arkistointitunnuksen jälkeen. Maksutoimeksiannon antanut pankki antaa välitystapakoodin, joka kertoo miten maksutoimeksianto on välitetty pankkiin. Välitystapakoodi kertoo lisäksi, onko alkuperäinen maksutoimeksianto asiakkaalla vai pankissa.

Hakija pyytää kirjanpitolautakunnalta lausuntoa edellä kuvattujen kenttien tarpeellisuudesta ja siitä, onko ISO 20022 XML-tiliotekuvauksen mukainen tiliote Suomessa kirjanpitolautakunnan suositusten mukainen.

2. Lausunnon perustelut

2.1  Kirjanpitolaki.  Kirjanpitolain (1336/1997) 2:5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Jos peruskirjanpidosta ei ilmene eikä muutoinkaan ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu, tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

2.2.   Kirjanpitolautakunnan aikaisemmat lausunnot.  Kirjanpitolautakunta on käsitellyt konekielisten tiliotteiden käyttöä lausunnossaan KILA 1114/1990 sekä tiliotteen käyttämistä tositteena vähäisissä tositemäärissä lausunnossaan KILA 1297/1994. Lausunnossa KILA 1114/1990 on käsitelty laajasti koneellisten tiliotteiden käyttöä kirjanpitovelvollisten tositeaineistona. Lausunnon ratkaisu kuuluu:

"Kun rahalaitoksen antama tiliote on pankkitilinomistajan kirjanpidossa saldovahvistuksen asemassa, tulee pankkitilin saldon oikeellisuus varmentaa rahalaitoksen vähintään kuukausittain selväkieliseen kirjalliseen muotoon tulostaman tiliotteen avulla. Rahalaitoksen antamat tiliotteet on säilytettävä liiketapahtumia koskevana kirjeenvaihtona kirjanpitolain 25.2 §:n mukaisesti.

Rahalaitoksen antama tiliote mahdollisine liitteineen täyttää asianmukaisesti numeroituna sekä maksajan että maksunsaajan kirjanpidossa ilman pankkitilitapahtumia todentavia alkuperäisiä tositteita kirjanpitolain 8.1 ja 8.3 §:n maksutositteelle asettamat vaatimukset edellyttäen, että maksun välittänyt rahalaitos säilyttää alkuperäisen maksutositteen tässä maassa ja että tiliotteessa on lausunnon perusteluissa mainittu riittävä selvitys kustakin maksutapahtumasta sekä siitä, missä alkuperäinen maksutosite on arkistoituna ja millainen maksun kirjausketju on ollut rahalaitosten maksujenvälitysjärjestelmissä. Jos maksusuoritusta koskeva tieto on lähetetty rahalaitokseen maksajan tietokonejärjestelmästä konekielisenä eikä tapahtumasta ole maksun välittäneessä rahalaitoksessa tulostettu erillistä maksutositetta paperille, on tiliotteesta lisäksi käytävä ilmi, mistä ja miten maksuunpano on suoritettu.

Mikäli tiliotteen merkinnät eivät yksilöi perusteluissa selostetulla tavalla riittävästi maksutapahtumaa, tulee maksajan ja maksunsaajan hankkia maksun välittäneeltä rahalaitokselta erillinen maksutosite todisteeksi maksusuorituksesta.

Kirjanpitovelvollisen on täydennettävä maksutositteena käytettävää tiliotetta maksutapahtumakohtaisesti tilimerkinnöin, ellei muutoin ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu.

Maksajan ja maksunsaajan on tulostettava rahalaitoksen antama konekielinen tiliote tositeaineistoksi paperille, mikrotulostuksena filmille tai muulla kirjanpitolain 8.1 §:ssä tarkoitetulla tavalla, ellei kirjanpitovelvollinen ole saanut kirjanpitolautakunnalta lupaa säilyttää nämä tiedot koneellisella tietovälineellä. Kirjanpitovelvollisella tulee lisäksi olla rahalaitoksen vähintään kuukausittain antama, paperille tulostettu tiliote, jonka tiedot voidaan täsmäyttää konekielisen tiliotteen sisältämiin tietoihin.

Kirjanpitoaineistossa on menoihin ja tuloihin liittyvistä pankkitilitapahtumista maksutositteen ohella oltava meno- tai tulotosite. Mikäli pankkitilitapahtumaa todentava tiliote on samalla meno- tai tulotosite, tulee siihen maksukohtaisesti sisältyä myös vastaanotetun tuotannontekijän tai luovutetun suoritteen yksilöivä tieto.

Maksutositteena käytettävän tiliotteen tulee olla päiväkohtainen siten, että sen perusteella pankkitilitapahtumia koskevaan peruskirjaan tehtävät merkinnät ovat yhtenä kokonaisuutena.

Mikäli tiliotteessa on puutteellisia tai virheellisiä merkintöjä pankkitilitapahtumista, tiliotteet tiedot maksusuorituksista ovat riittämättömiä taikka tiliotteeseen sisältyy paljon erilaisia maksutapahtumia, on tiliotteeseen perustuvat kirjanpitomerkinnät pankkitilin vastatileille tehtävä kirjanpidon selkeyden sitä edellyttäessä saatujen ja suoritettuje maksujen selvittelytileille.

Tositenumeroin täydennettyä tiliotetta voidaan pankkitilin välityksellä tapahtuneen maksuliikkeen osalta käyttää maksupäiväkirjana myös silloin, kun alkuperäiset maksutositteet säilytetään tässä maassa maksut välittäneiden rahalaitosten toimesta, mikäli tiliote sisältää edellä maksutositteena käytettävältä tiliotteelta edellytetyt tiedot. Maksupäiväkirjana käytettävä tiliote on tulostettava paperille tai muulle kirjanpitolain tarkoittamalle tietovälineelle viivytyksettä, mikä tarkoittaa myös automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvassa kirjanpidossa vähintään viikoittain tapahtuvaa tulostusta".

2.3  Kirjanpitolautakunnan kannanotto.  Uuden kansainvälisen konekielisen XML-tiliotteen käyttöönotto vähentäisi pankin asiakkaiden tiliotteen tietosisältöä siltä osin, että kuittikoodi- ja välitystapatietokentät jäisivät nykykäytännöstä poiketen pois.  Kirjanpitolautakunta katsoo, että tietosisällön muutosta ei kirjanpitokäytänteiden näkökulmasta ole pidettävä olennaisena. Mainittuja tietoja on kirjanpidon näkökulmasta pidettävä luonteeltaan enemmänkin täydentävänä kuin tositteiden aineellista sisältöä määrittelevänä aineistona. Siten kirjanpitolautakunta katsoo, että nämä tiedot eivät myöskään hyvän kirjanpitotavan näkökulmasta ole välttämättömiä konekieliseltä tiliotteelta edellytettäviä tietoja.

Kirjanpitolautakunnalla ei edellä todetun perusteella ole huomauttamista, mikäli kyseiset kentät jätetään pois ISO20022 XML-tiliotteesta hakijan kuvaamin tavoin. Lautakunta kuitenkin edellyttää, että katkeamattoman kirjausketjun vaatimus kirjanpidossa täyttyy.

3. Kirjanpitolautakunnan lausunto

Siirtyminen uuden kansainvälisen konekielisen XML-tiliotteen käyttöön vähentää pankin asiakkaiden tiliotteen tietosisältöä siltä osin, että kuittikoodi- ja välitystapatietokentät jäävät nykykäytännöstä poiketen pois.  Kirjanpitolautakunta katsoo, että tietosisällön muutosta ei kirjanpitokäytänteiden näkökulmasta ole pidettävä olennaisena. Näitä tietoja on kirjanpidon näkökulmasta pidettävä luonteeltaan enemmänkin täydentävänä kuin tositteiden aineellista sisältöä määrittelevänä aineistona. Siten kirjanpitolautakunta katsoo, että nämä tiedot eivät myöskään hyvän kirjanpitotavan näkökulmasta ole välttämättömiä konekieliseltä tiliotteelta edellytettäviä tietoja.

Kirjanpitolautakunnalla ei edellä todetun perusteella ole huomauttamista, mikäli kyseiset kentät jätetään pois ISO20022 XML-tiliotteesta hakijan kuvaamin tavoin. Kirjanpidossa katkeamattoman kirjausketjun vaatimuksen tulee kuitenkin aina täyttyä.