Liiketapahtumien rekisteröinti levymuistiin

A Oy on hakemuksessaan pyytänyt lausuntoa siitä, täyttääkö ilman erityistä yhteenvetotositetta kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin vaatimuksen hakemuksessa kuvattu menettely, jossa todennetut liiketapahtumat rekisteröidään tietokoneen levymuistiin reskontran tapaan ja tulostetaan päivittäin lajiteltuina päiväkirjoiksi, jotka käsittävät tapahtumakohtaiset erittelyt ja yhteenvedot ja jossa tapahtumista kuukausittain tulostetaan pääkirjaksi lajitellut yhteenvedot.

Vielä hakija on tiedustellut, voidaanko kirjanpitolain 7 §:n vaatimusten mukaisena pitää menetelmää, jossa liiketapahtumat kirjataan aika- ja asiajärjestykseen suorasaantimuistilaitteistoon ja selväkieliset kirjalliset tulostukset otetaan laitteistosta tarvittaessa. Lisäksi hakija on tiedustellut, mikä on vähimmäistulostustiheys sanotun kirjanpitojärjestelmän eri tilityyppien suhteen.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin mukaan liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta. Tämä vaatimus merkitsee, että tositteesta lähtien on voitava kirjanpidossa seurata kunkin liiketapahtuman käsittelyä perus- ja pääkirjanpidossa sekä pääkirjanpidon tilien käsittelyä tilinpäätöksessä.

Kirjanpitoasetuksen 11 §:n 2 momentin mukaan tulee koneellisin menetelmin pidetyssä kirjanpidossa kirjausten suorittamistavan ja niiden yhteyden tuloslaskelmaan ja taseeseen olla todettavissa konetta käyttämättä. Säännös edellyttää selväkielistä, tositteeseen yhdistettävissä olevaa kirjanpitomerkintää. Koneellisessa kirjanpidossa koneen rekistereihin tallennettua tietoa ei pidetä kirjanpitomerkintänä.

Kirjanpitolaissa ei ole yksityiskohtaisesti säädetty, miten kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen (ns. audit trail) on toteutettava. Kirjanpitolain 5 §:n 1 momentin mukaan tilijärjestelmän tulee olla selkeä ja riittävästi eritelty. Hakemuksessa tarkoitettu menettely, jossa todennetut liiketapahtumat koneellisessa tietojenkäsittelyssä tulostetaan päivittäin lajitelluiksi päiväkirjoiksi, jotka käsittävät tapahtumakohtaiset erittelyt ja lajitellut yhteenvedot sekä pääkirjoiksi, jotka käsittävät tapahtumien lajitellut yhteenvedot, täyttää mainitun audit trail-vaatimuksen. Erityisen yhteenvetotositteen tms. kirjausluettelon laatiminen ei tällöin ole tarpeellista, mikäli se ei kirjanpitolain 5 §:n 1 momentin nojalla tule laadittavaksi.

Kirjanpitolain 7 §:n 1 momentin mukaan liiketapahtumat on kirjattava aika- ja asiajärjestyksessä. Aikajärjestyksessä kirjaaminen tapahtuu peruskirjoihin ja tulee kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukaan maksutapahtumien osalta suorittaa viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä. Muut kirjaukset aikajärjestyksessä samoin kuin kaikki asiajärjestyksessä kirjanpitoon tehtävät kirjaukset voidaan tehdä kuukausikohtaisesti viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden päättymisestä.

Vaatimus maksutapahtumien viivytyksettä tapahtuvasta kirjaamisesta edellyttää, että kirjaukset aikajärjestyksessä suoritetaan päivittäin, mikäli ei esim. kirjanpitoteknisten ratkaisujen vuoksi ole perusteltua aihetta tästä poiketa. Koneellisessa kirjanpidossa tulee siten maksutapahtumien osalta pääsääntöisesti päivittäin tulostaa aikajärjestykseen kirjattu listaus ellei tällainen vientimuistio synny jo tietojen sisäänluvun yhteydessä.

Muut kuin maksutapahtumat on kirjattava kuukausikohtaisesti. Tämä merkitsee yleensä, että pääkirja on tulostettava vähintään kerran kuukaudessa.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakija voi toteuttaa kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin tarkoittaman kirjausten yhteyden tuloslaskelmaan ja taseeseen perusteluissa selostetulla tavalla. Kirjanpitolain 7 §:n tarkoittama liiketapahtumien aika- ja asiajärjestykseen kirjaaminen edellyttää, että koneellisin menetelmin pidetyssä kirjanpidossa pääsääntöisesti päivittäin tulostetaan aikajärjestykseen kirjattu listaus ja vähintään kerran kuukaudessa asiajärjestykseen kirjattu listaus.