Lunastettujen osinkokuponkien säilyttäminen

A Oy on pyytänyt lausuntoa siitä, riittääkö osingonmaksajayhtiön kirjanpidon tositteeksi pankin päivittäin antamat veloitustositteet ja osingonmaksukauden jälkeen toimitettava tilitys.

Hakijan antaman toimeksiannon perusteella suorittaa rahalaitos osingon maksamisen sivukonttoriverkostonsa välityksellä. Hakijayhtiön osingonmaksun yhteydessä käsitellään vuosittain runsas miljoona kappaletta osinkokuponkeja. Osinkokupongit sekä niihin liittyvät tositteet ja koontilehdet aiheuttavat nykyisellä tavalla hoidettuna käsittely- ja arkistointiongelmia.

Hakijan tarkoituksena on siirtyä järjestelmään, jossa lunastetut osinkokupongit säilytettäisiin sen pankin toimesta, jossa ne on lunastettu, eikä niitä enää toimitettaisi yhtiöön.

Mitätöidyt osinkokupongit ja osingonmaksutositteet tullaan aluksi arkistoimaan tapahtumakonttorissa muun kirjanpitoaineiston kanssa ja toimittamaan myöhemmin pankin keskusvarastoon. Näin ollen lunastetut osinkokupongit ovat tarpeen vaatiessa toimitettavissa yhtiöön esim. väärinkäyttötapausten selvittämistä varten.

Osinkoa maksavan yhtiön kannalta uusi osingonmaksujärjestelmä nopeuttaa verottajalle toimitettavan tilityksen laatimista sekä vähentää huomattavasti arkistointityötä.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Hakemuksessa selostetussa järjestelmässä osinkoa maksava yhtiö saa maksun välittäneeltä rahalaitokselta tilityslistan, josta käyvät ilmi kirjanpitolain 8 §:ssä edellytetyt osingonmaksukirjauksen todentamiseksi tarpeelliset tiedot. Osinkoja lunastettaessa mitätöityjä rahalaitokseen jääviä osinkokuponkeja ei tilitystietojen sisältäessä hakemuksessa selostetut tiedot tarvitse osingomaksukirjauksen todentamiseksi säilyttää kirjanpidon tositteena.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

A Oy saa järjestää osingonmaksua koskevien kirjaustensa todentamisen hakemuksessa tarkoitettua rahalaitoksen antamaa tilitystä käyttäen.