Matkakustannusten korvausten kirjanpitokäsittelystä

1. Hakemus

Hakija ( - - - ) pyytää kirjanpitolautakunnan lausuntoa siitä, onko myöhemmin mainittu menettelytapa hyvän kirjanpitotavan mukainen ottaen huomioon ennakkoperintäasetuksen (1124/1996) 17 §:n säännökset.

Hakijayhtiössä matkakustannusten korvaukset maksetaan kahdella erillisellä laskulla. Varsinaiset tositteisiin perustuvat kustannukset korvataan erillisinä suorituksina ja verovapaat matkakustannusten korvaukset palkanmaksun yhteydessä. Syynä tähän on hakemuksen mukaan se, että kulutositteet on huomattavasti yksinkertaisempaa tiliöidä maksun yhteydessä kirjanpito-ohjelmistossa kuin palkanlaskentaohjelmistossa. Vastaavasti verovapaat kustannusten korvaukset tulee ilmoittaa työnantajan vuosi-ilmoituksella, joten ne on järkevää maksaa palkanmaksun yhteydessä palkanlaskentajärjestelmällä. Menettelytavan muutos aiheuttaisi hakijalle huomattavaa työmäärän lisäystä ja siten kustannuksia.

Näiden kahden laskun välillä ei ole varsinaista viittausta, mutta ne voidaan tarvittaessa yhdistää tositemateriaalista nimen ja ajankohdan mukaan. Hakijan mukaan molemmat laskut itsessään täyttävät tietosisällöltään edellä tarkoitetun asetuksen vaatimukset.

Hakijan kysymys liittyy siihen, että yhtiössä suoritetussa verotarkastuksessa verotarkastajat huomauttivat, että myös kulutositteet tulee liittää varsinaisiin (joilla tarkoittavat sitä matkalaskua, jolla päiväraha on maksettu) matkalaskuihin ennakkoperintäasetuksen 17 §:n 2 momentin mukaisesti.

Hakijan käsityksen mukaan sen harjoittama menettelytapa on hyvän kirjanpitotavan mukainen.

Lisäselvennyksenä hakemukseen on liitetty verotarkastuskertomuksesta seuraava ote:

"Ennakkoperintäasetuksen 17 §:n mukaan palkansaajalle voidaan maksaa matkakustannusten korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta eli verovapaasti. Matkakustannuskorvausten maksaminen ennakonpidätystä toimittamatta edellyttää kuitenkin hyväksyttävän matkalaskun laatimista ja Verohallituksen matkakustannuskorvauspäätöksen edellytysten täyttymistä. Ennakkoperintäasetuksen 17 §:n 2 momentti on seuraava:

"Palkansaajan on esitettävä työnantajalle selvitys (matkalasku) korvausten maksamista varten. Matkalaskusta tulee käydä ilmi matkan tarkoitus, kohde, tarvittaessa matkareitti, matkustamistapa, matkan alkamis- ja päättymisajankohdat sekä ulkomaille tehtyjen matkojen osalta tiedot maasta tai alueesta, jossa matkavuorokausi on ulkomailla päättynyt."

Maksettaessa korvauksia palkansaajan omistamalla tai hallitsemalla kulkuneuvolla tehdystä työmatkasta matkalaskuun on merkittävä 2 momentissa tarkoitettujen tietojen lisäksi korvausten perusteena käytetyt kilometrimäärät sekä yksikköhinnat.

Matkalaskuun on liitettävä tositteet tai muu selvitys, joiden perusteella työnantaja maksaa korvauksia palkansaajalle."

Yhtiön kirjanpidossa ei matkalaskuihin liittynyt selvityksiä/tositteita, joiden perusteella työnantaja oli maksanut korvauksia palkansaajille tehdyistä työmatkoista. Yhtiön kirjanpidossa muut kulut kuten esim. taksi, lento ja hotellikulut, oli järjestetty kassa- ja pankkitositteisiin, tositelaji 60 otsakkeella "Kululasku". Varsinaiset matkalaskut, jotka yhtiössä oli laadittu otsakkeella "Päiväraha/Km-korvaushakemus" oli sijoitettu muistiotositteisiin, tositelaji 70. Näiden perusteella oli maksettu varsinaiset matkakustannusten korvaukset, eikä niihin liittynyt tietoja edellä mainituista muista kuluista, kuten laki olisi edellyttänyt.

Kulutositteet tulee liittää jatkossa matkalaskuihin."

2. Lausunnon perustelut

2.1. Kirjanpitolaki

Kirjanpitolaki ei sisällä tositteen määritelmää eikä sitä ole esitetty lain perusteluissakaan. KPL 2:5.1 ja 2:5.2 §:ssä kuitenkin säädetään tositteesta mm. seuraavaa:* "Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Jos peruskirjanpidosta ei ilmene eikä muutoinkaan ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu, tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä."* "Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla tai muutoin."

2.2. Kirjanpitolautakunnan kannanotto

Kirjanpitolautakunta pitää keskeisenä, että tosite todentaa liiketapahtuman eli sen perusteella tehdyn kirjanpitomerkinnän. Tositteen avulla tulee siten olla mahdollista toistaa alkuperäinen kirjaus muuttumattomana.

 Lausuntopyynnöstä ei ilmene, onko hakemuksen tarkoittamat tositteet KPL 2:5.1 §:n edellyttämällä tavalla päivätty ja numeroitu. Hakemuksen esitetyn selvityksen perusteella kirjanpitolautakunta on kuitenkin siinä käsityksessä, että tositteissa on KPL 2:5.2 §:n mukaisesti eritelty suorite (matkaan kohdistuva kulu) ja ilmoitettu, minä ajankohtana se on luovutettu. Tämän vuoksi kirjanpitolautakunta katsoo, että menotositteelle kirjanpitolainsäädännössä asetetut vaatimukset täyttyvät edellyttäen, että tositteet on päivätty ja numeroitu.

Kirjanpitolautakunnalla ei ole huomauttamista kirjanpitolainsäädännön perusteella myöskään hakemuksessa tarkoitettuun menettelytapaan kulutositteiden tiliöinnissä tai tositelajeihin järjestämisessä. Menettelyä voidaan pitää hyvän kirjanpitotavan mukaisena.

Kirjanpitolautakunta kuitenkin huomauttaa, ettei se ole toimivaltainen ottamaan kantaa muualla laissa, kuten mahdollisesti verolainsäädännössä tositteille ja niiden käsittelylle asetettujen vaatimusten täyttymiseen. Siten edellä sanottu koskee vain kirjanpitolainsäädännössä asetettuja vaatimuksia.

3. Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakemuksessa tarkoitettua menettelytapaa kulutositteiden tiliöinnissä ja tositelajien järjestämisessä voidaan pitää hyvän kirjanpitotavan mukaisena. Kirjanpitolautakunta ei kuitenkaan ole toimivaltainen ottamaan kantaa muualla laissa, kuten verolainsäädännössä, tositteille ja niiden käsittelylle asetettujen vaatimusten täyttymiseen. Siten edellä sanottu koskee vain kirjanpitolainsäädännössä asetettuja vaatimuksia.