Menetelmäkuvaus

A Oy on hakemuksessaan lausunut, että se on atk-alan palveluyritys, joka hoitaa yleiskäyttöisen tietosysteemin avulla asiakasyritystensä kirjanpitoon liittyviä tietojenkäsittelytehtäviä.

Hakija on pyytänyt ohjetta siitä, onko jokaisella palvelukeskuksen kirjanpitosysteemin käyttäjällä lain mukaan oltava käytettävissään oma kappale menetelmäkuvauksesta.

Edelleen hakija on pyytänyt lausuntoa siitä, täyttääkö sen kirjanpitosysteemin käyttäjille jaettavaksi tarkoitettu menetelmäkuvaus kirjanpitolain 25 §:n 3 momentin ja kirjanpitoasetuksen 11 §:n 2 momentin koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukselle asettamat vaatimukset.

Hakijan esittämän selvityksen mukaan sen kirjanpitosysteemin
menetelmäkuvaus käsittää:

1. Systeemin yleiskuvauksen, joka sisältää sanallisen selvityksen systeemin toimintaperiaatteesta sekä sanallisen ja kaaviona esitetyn selvityksen systeemin työnkulusta.

2. Perustietojen keräämisestä ja taltioinnista annetun sanallisen selvityksen, joka jakaantuu selostukseen kirjanpidon perustiedoista, kustannuslaskennan perustiedoista, käytettävien tilien luettelosta ja kustannuspaikoista.

3. Vientien kirjaamisesta annetun sanallisen selvityksen, joka jakaantuu selostukseen vientimuistiosta, tiliöidyistä tositteista (tiliöintileimoineen), optisesti luettavasta laskunauhasta eli OCR-nauhasta, reikäkorteista tai magneettinauhasta ja kirjausten suorittamistapojen käyttömerkinnöistä.

4. Tulosraporttien sanallisen selvityksen.

5. Poikkeustilanteiden selvityksen.

Menetelmäkuvaukseen kuuluvat seuraavat liitteet:

1. Luettelo tileistä ja kustannuspaikoista (asiakaskohtainen)
2. ATK-kirjanpito, siirtymävaihe
3. OCR-nauhan paino-ohjeet
4. Reikäkorttien lävistysohjeet sekä magneettinauhan kuvaus
5. Kirjausten ilmoittamistapojen käyttöaikailmoitus (asiakaskohtainen)
6. Tulostettavat raportit ja raporttimallit
7. ATK-kirjanpito

- tiedostoon tehtävät muutokset

- kirjausten korjaaminen

- tilinpäätös

Hakija on hakemuksessaan lausunut edelleen, että em. menetelmäkuvauksen lisäksi säilytetään palvelukeskuksessa yksityiskohtaiset kirjanpitosysteemin ylläpitoa ja käyttöä palvelevat dokumentit, jotka tarvittaessa ovat palvelukeskuksen kirjanpitoasiakkaan nähtävissä.

Lausunnon perustelut

Menetelmäkuvauksen tarkoituksena on ennen kaikkea koneellisen kirjanpidon tarkastettavuuden varmistaminen sekä samalla varmuuden aikaansaaminen siitä, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin ja kirjanpitoasetuksen 11 §:n 1 momentin mukaisesti todeta.

Kirjanpitolain 25 §:n 3 momentin vaatimus koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvauksen säilyttämisestä koskee kirjanpitovelvollista itseään.

Menetelmäkuvauksen tulee olla kirjanpitolain 25 §:n 3 momentin vaatimalla tavalla säilytetty ja sen sisällön tulee olla kirjanpitoasetuksen 11 §:n 2 momentin mukainen. Molempien säännösten vaatimuksia on tulkittava tarkastettavuusnäkökohdasta käsin. Menetelmäkuvauksen sisältöön vaikuttaa tällöin kirjanpitovelvollisen käyttämä tilijärjestelmä ja kirjanpidon pitämisessä käytettävä laitteisto. Menetelmäkuvauksen laajuus ja yksityiskohtaisuus määräytyvät siten kunkin kirjanpitovelvollisen kohdalla erikseen. Mikäli kirjanpitovelvollinen käyttää kirjanpidossaan hyväkseen ATK-alan palveluyritystä, joka yleiskäyttöisen tietosysteemin avulla hoitaa asiakasyritystensä kirjanpitoon liittyviä tietojenkäsittelytehtäviä, on kirjanpitovelvollisella oltava sellainen menetelmäkuvaus, että se riittävästi turvaa tarkastettavuuden hänen käyttämänsä tilijärjestelmän osalta.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Kirjanpitovelvollisella tulee kirjanpitolain 25 §:n 3 momentin vaatimuksen täyttämiseksi olla itsellään koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaus.

A Oy:n yleiskäyttöisestä kirjanpitosysteemistään asiakasyrityksille jaettavaksi tarkoitettu, hakemuksessa selostettu menetelmäkuvaus täyttää koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukselle kirjanpitolain 25 §:n 3 momentin ja kirjanpitoasetuksen 11 §:n 2 momentissa asetetut vaatimukset.