Muistikeräilyyn perustuva kirjaustapa koneellisessa kirjanpidossa

A Oy on hakemuksessaan pyytänyt lausuntoa siitä, onko hakemuksessa selostettu kirjausten suorittamistapa kirjanpitoasetuksen 11 §:n 1 momentin mukainen. Hakijan ilmoituksen mukaan kirjausmenettelyssä on mahdollista kirjata pääkirjatilille vientejä keräämällä viennit tileittäin pienoistietokoneen muistiin, josta ne tulostetaan yhdistelmänä ao. pääkirjatilikorteille. Tällainen muistiinkeräily voi tapahtua yhtä hyvin rahatilien kuin kulutilienkin osalta.

Hakijan selostuksen mukaan koneellinen kirjanpito suoritetaan pienoistietokoneella. Tositteet kirjataan ostokirjaan, myyntikirjaan, kassakirjaan ja muistioon. Tileinä ovat myyntisaamisten henkilötilit, ostovelkojen henkilötilit ja pääkirjatilit. Ostokirjan muodostaa itsejäljentävä tietokonejatkolomake, jonka kukin sivu otsikoidaan koneella ja numeroidaan juoksevasti tilivuoden alusta.

Ostolaskujen kirjaus tapahtuu siten, että ostolaskua vastaan poimitaan ao. henkilötilikortti, joka syötetään koneeseen. Kone kirjoittaa päiväkirjaan henkilötilin nimen. Näppäimillä annetaan päivämäärä, tositenumero sekä markkamäärä ja osoitetaan, onko kysymyksessä henkilötilin veloitus vai hyvitys. Kone kirjoittaa em. viennit päiväkirjaan samoin kuin pääkirjan tilivelkatilin numeron, jolle se automaattisesti kerää kaikki henkilötililleviennit. Samalla kone kirjoittaa viennit tilikortille. Tilikortille vienti jäljentyy myös päiväkirjaan.

Ostomeno voidaan valinnaisesti kirjata joko pääkirjan tilikortille tai muistikeräilyyn.

Kun kaikki ostolaskut on käsitelty ja kirjaaminen lopetetaan, saadaan koneesta debet ja kredit yhteensä sekä muistikeräilyn tulostus, joka osoittaa pääkirjakorteille yhteensä suoritetut debet- ja kreditviennit markkamäärinä ja pääkirjatileille muistista kerätyt määrät. Kone kirjoittaa nousevassa tilinumerojärjestyksessä tilit, joille muistikeräilyä on tapahtunut.

Pääkirjakortille kone kirjaa automaattisesti muistiin kertyneet summat erikseen debet- ja erikseen kreditpuolen osalta. Vienti jäljentyy päiväkirjaan.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin mukaan kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen on voitava vaikeuksitta todeta. Kirjanpitoasetuksen 11 §:n 1 momentin mukaan koneellisin menetelmin pidetyssä kirjanpidossa kirjausten suorittamistapa ja niiden yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen on voitava todeta konetta käyttämättä. Sanottu asetuksen säännös täsmentää kirjanpitolain 5 § 3 momentin yleissäännöstä. Se edellyttää, että koneellisin menetelmin pidetyssä kirjanpidossa voidaan konetta käyttämättä tositteesta lähtien seurata kunkin yksittäisen liiketapahtuman käsittelyä tilille merkintään saakka ja siitä tuloslaskelmaan ja taseeseen.

Hakemuksessa selostetussa koneellisessa kirjanpitojärjestelmässä on mahdollista kirjata tietokoneen muistiin kerätyt viennit pääkirjatilille yhdistelmänä. Kun kunkin tositteen kirjaus on päiväkirjassa näkyvissä vientikohtaisesti ja kun päiväkirjaan tulostetaan myös eri tileille tapahtuneen muistikeräilyn summat, voidaan päiväkirjan ja pääkirjan kirjausten välinen yhteys todeta konetta käyttämättä siten kuin kirjanpitoasetuksen 11 §:n 1 momentti edellyttää.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

A Oy:n koneellisessa kirjanpidossa käyttämä muistikeräilyyn perustuva kirjausten suorittamistapa täyttää kirjaamiselle kirjanpitoasetuksen 11 §:n 1 momentissa asetetut vaatimukset.