Ostolaskujen maksusuoritusluettelon käyttäminen tositteena

A Oy on hakemuksessaan lausunut kehittäneensä automaattista tietojenkäsittelyä hyväksikäyttävän ostolaskujen maksupalvelun. Tässä palvelussa asiakasyritys toimittaa ostolaskut, saatenauhan ja ajotilauslomakkeen rahalaitokseen erityisessä laskupussissa. Hakijan toimesta laskutiedot muunnetaan konekieliseen muotoon, minkä jälkeen ostolaskut palautetaan asiakkaalle. Maksupalveluun tulleista laskuista asiakasyritys saa maksatus- ja kirjanpitoyhteenvedot selväkielisenä tietokonetulostuksena tai halutessaan konekielisenä. Laskut maksetaan asiakasyritysten haluamina päivinä, jolloin laskujen yhteissumma veloitetaan sen pankkitililtä sekä laskujen markkamäärillä hyvitetään saajien pankkitilejä. Veloitettu yhteissumma käy ilmi asiakasyrityksen tiliotteesta. Maksupäivänä tulostetaan pankkisiirtolomakkeet, joista maksunsaaja saa yhden kappaleen ja yksi kappale jää arkistoitavaksi hakijalle. Maksaja-asiakasyritys saa päiväkohtaisesti "Maksetut laskut" -luettelon, joka on

leimattu maksetuksi. Hakija on liittänyt hakemukseensa mallin em. luettelosta.

Hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lausuntoa siitä, täyttääkö "Maksetut laskut" -luettelo kirjanpitolain tositteille asettamat vaatimukset sekä voidaanko kirjauksien yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen myös maksatuksen jälkeen vaikeuksitta todeta.

Lausunnon perustelut

Hakemuksessa on kysymys hakijan asiakkaiden liiketapahtumien todentamisesta. Kirjanpitolautakunta on kuitenkin katsonut tarkoituksenmukaiseksi antaa hakijalle lausunnon hakemuksessa tarkoitetun järjestelmän tuottamien tositteiden hyväksyttävyydestä. Myös kysymys siitä, voidaanko kirjauksien yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen vaikeuksitta todeta, koskee asiakkaiden kirjanpitoa. Tältä osin kirjanpitolautakunta ei anna lausuntoa hakemuksen perusteella.

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin mukaan tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Hakemuksessa tarkoitetussa maksupalvelussa rahalaitos antaa maksajalle "Maksetut laskut" -luettelon tositteeksi siitä, että ostolaskujen suoritus on maksettu tämän tililtä. Luettelo sisältää maksupäivän, velkojan nimitiedon, velkojan laskulle antaman yksilöintitunnuksen ja laskun loppusumman, joiden avulla laskun maksaminen voidaan todentaa. "Maksetut laskut" -luettelo täyttää näin ollen kirjanpitolain 8 §:n
1 ja 3 momenttien vaatimukset.

Kirjanpitolautakunta ei tässä ole käsitellyt sitä, miten rahalaitoksen omassa kirjanpidossaan tulee todentaa kysymyksessä olevat liiketapahtumat.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakemuksessa tarkoitettu "Maksetut laskut" -luettelo täyttää kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 3 momenttien vaatimukset kirjanpitovelvollisen ostolaskuista suorittaman maksun todentamiseksi.