Ostolaskutapahtuman kirjaamistavan osoittaminen ostokirjan avulla

Hakija on lausunut, että yhtiön käytössä on ostotoimintaan liittyvien rutiinien automaattinen tietojenkäsittelyjärjestelmä, joka käsittää muun muassa ostolaskujen tietojen rekisteröinnin. Asianmukaisesti hyväksyttyjen ostolaskujen tietoja rekisteröidään jatkuvasti ja päivittäin suoritetaan näiden tietojen siirto tietolevyn avulla erilliseen tietokoneella hoidettavaan reskontrasysteemiin. Itse ostolaskuun merkitään näkyviin vain juokseva tositenumero ja laskun käsittelijän nimikirjaimet. Osa ostolaskuja koskevista tiliöintitiedoista rekisteröidään jo vastaavan ostotilauksen rekisteröinnin yhteydessä ja nämä tiedot siirtyvät automaattisesti ostolaskun tiliöinniksi kirjanpitoon. Niiden ostolaskujen, joista ei ole ostotilausta olemassa, tiliöintitiedot rekisteröidään ostolaskua rekisteröitäessä.

Reskontrasysteemistä ostolaskujen tiedot siirretään kuukausittain magneettinauhan välityksellä pääkirjasysteemiin, josta tulostetaan kuukausittain muun muassa hakemukseen liitettyjen mallien mukaiset ostokirjat ja pääkirja. Ostokirja sisältää kuukauden aikana kirjanpitoon kirjatut ostolaskut tositenumerojärjestyksessä. Ostokirjasta ilmenevät sarakkeittain muun muassa seuraavat tiedot: laskujen tositenumerot, tositelaji (veloitus- tai hyvityslasku), tositteen päivämäärä, reskontran asiakas- tai hankkijakoodi, liikekirjanpidon tilinumero ja laskun veloitus- tai hyvityssumma markkoina. Hakija on todennut, että vaikkakaan kirjanpidon tositteena olevaan ostolaskuun ei merkitä käytettyä tilinumeroa, laskun kirjaus on todettavissa sen tositenumeron perusteella ostokirjasta.

Edelleen hakija on lausunut, että siinä vaiheessa, kun ostolaskujen rekisteröidyt tiedot siirretään tietolevyn avulla päivittäin reskontrasysteemiin, tulostetaan hakemukseen liitetyn mallin mukainen tiliöintilista. Se sisältää päivän aikana käsiteltyjen ostolaskujen tiedot laskujen tositenumerojen mukaisessa järjestyksessä. Tiliöintilista taltioidaan yhdessä vastaavien ostolaskujen kanssa. Tiliöintilista sisältää muun muassa seuraavat tiedot: laskujen tositenumerot, liikekirjanpidon tilinumero, tiliöintikoodikohtainen summa valuutassa ja markkoina sekä valuuttakoodi ja -kurssi. Hakija on todennut, että ostolaskujen tiliöintitiedot ilmenevät näin ollen paitsi aikaisemmin selostetusta ostokirjasta, myös tästä tiliöintilistasta.

Edellä selostettuun menetelmään viitaten hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnan lausuntoa siitä, onko ostoihin liittyvien liiketapahtumien kirjaaminen riittävän selvä ottaen erityisesti huomioon kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin ja kirjanpitoasetuksen 13 §:n 1 momentin vaatimukset kahdessa eri vaihtoehdossa:

Ostolaskuihin merkitään vain tositenumero ja tiliöin ti osoitetetaan pelkästään edellä selostetulla ja kuukausittain tulostettavalla ostokirjalla, joka taltioidaan yhdessä vastaavien ostolaskujen kanssa. Mikäli ostokirja sellaisenaan on riittävä osoittamaan tiliöinnin, mutta sen tulostusaikavälin tulisi olla toinen kuin kuukausi, hakija on lisäksi pyytänyt lausuntoa siitä, miten usein ostokirja tulisi siinä tapauksessa tulostaa.

Ostolaskuihin merkitään vain tositenumero ja tiliöinti osoitetaan sekä edellä selostetun ostokirjan että tiliöintilistan avulla, ja tiliöintilista taltioidaan yhdessä vastaavien ostolaskujen kanssa.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin mukaan liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta. Tämä vaatimus merkitsee, että tositteesta lähtien on voitava kirjanpidossa seurata kunkin liiketapahtuman käsittelyä perus- ja pääkirjanpidossa sekä pääkirjanpidon tilien käsittelyä tilinpäätöksessä.

Kirjanpitolain 7 §:n 1 momentin mukaan liiketapahtumat on kirjattava aika- ja asiajärjestyksessä. Aikajärjestyksessä kirjaaminen tapahtuu peruskirjoihin ja tulee kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukaan maksutapahtumien osalta suorittaa viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä. Muut kirjaukset aikajärjestyksessä samoin kuin kaikki asiajärjestyksessä kirjanpitoon tehtävät kirjaukset voidaan tehdä kuukausikohtaisesti viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden päättymisestä.

Kirjanpitolaissa ei ole yksityiskohtaisesti säädetty, miten kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen (ns. audit trail) on toteutettava. Kirjanpitolain 5 §:n 1 momentin mukaan tilijärjestelmän tulee olla selkeä ja riittävästi eritelty. Hakemuksessa tarkoitettu menettely, jossa todennetut ostolaskutapahtumat koneellisessa tietojenkäsittelyssä tulostetaan kuukausittain ostopäiväkirjoiksi, jotka käsittävät tapahtumakohtaisesti erittelyt, sekä pääkirjaksi, joka käsittää tapahtumien lajitellut erittelyt, täyttää mainitun audit trail -vaatimuksen. Erityisen tiliöintilistan tms. kirjausluetteloon laatiminen ei tällöin ole tarpeellista, mikäli se ei kirjanpitolain 5 §:n 1 momentin nojalla tule laadittavaksi.

Kirjanpitolain 8 §:n ja kirjanpitoasetuksen 12 §:n säännösten tositteelle asettamien vaatimusten lisäksi on tositteessa kirjanpitoasetuksen 13 §:n 1 momentin mukaan oltava merkintä käytetyistä tileistä, ellei muutoin ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu. Säännöksellä tositteiden tilimerkinnöistä täydennetään kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin vaatimusta liiketapahtumien merkitsemisestä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta. Säännösten tarkoituksena on varmistaa, että tositteesta lähtien voidaan kirjanpidossa seurata kunkin yksittäisen liiketapahtuman käsittelyä tilillemerkintään saakka ja edelleen sitä, miten kutakin tiliä on käsitelty tilinpäätöksssä.

Liiketapahtuman tilillemerkinnän ja sitä todentavan tositteen yhteenkuuluvuuden osoittaminen hakemuksessa tarkoitetun, kuukausittain tulostettavan ja yhdessä vastaavien ostolaskujen kanssa säilytettävän ostokirjan avulla täyttää kirjanpitolain 5 §:n 3 momenttiin edellä sanotulla tavalla liittyvän kirjanpitoasetuksen 13 §:n 1 momentin tarkoituksen. Tällöin on kuitenkin lisäksi edellytettävä, että ostolaskut säilytetään ostokirjan mukaisessa tositenumerojärjestyksessä.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakija voi perusteluissa sanotulla tavalla käyttää ostolaskutapahtuman kirjaamistavan osoittamiseen kuukausittain laadittavaa ja tositteiden yhteydessä säilytettävää ostokirjaa.