Päivä- ja pääkirjan tulostaminen

1 Hakemus

Hakija (--) on kuvannut lausuntopyynnössään seuraavanlaisen tilanteen.

Tilitoimisto käyttää asiakaskirjanpitojensa hoidossa atk-ohjelmaa, jossa on käytössä seuraavat tositelajit:

kassatositteet 0 myyntitositteet 1 pankkitositteet 4 muistiotositteet 5 alv-laskenta 19 Päiväkirja muodostuu tilikauden aikana tositelajeittain numerojärjestykseen kirjatuista tositteista. Päiväkirjaa ei tulosteta kuukausittain, vaan tilikauden päätyttyä, missä yhteydessä pääkirja tulostuu samoin koko tilikaudelta.

Hakija tiedustelee, onko päivä- ja pääkirjan tulostamatta jättäminen kuukausittain hyvän kirjanpitotavan vastaista. Edellä selvitetyllä tavalla hoidettuna kirjanpito on hankala tarkastaa.

2 Lausunnon perustelut

2.1 Liiketapahtumien kirjaaminen

Kirjanpitolain 2 luvun 4 §:n 1 momentin mukaan liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito). KPL 2:4.2 §:n mukaan muut kirjaukset kuin käteisellä rahalla suoritetut maksut saadaan tehdä kuukausikohtaisesti tai neljän viikon jaksolta viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä. Edelleen saman pykälän 3 momentin mukaan 1 momentin estämättä kirjaukset saadaan tehdä pääkirjanpitoon yhdistelminä siten kuin kauppa- ja teollisuusministeriö tarkemmin määrää.

2.2 Koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttö

Kirjanpitolain 2 luvun 8 §:n 1 momentin mukaan tositteet ja kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle kirjanpitovelvollisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla. Pykälän kolmannen momentin mukaan kauppa- ja teollisuusministeriö päättää tarkemmin tästä menettelystä. Kauppa- ja teollisuusministeriö on 26.1.1998 antanut kirjanpitolain nojalla päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä (47/1998, jäljempänä KTMp).

KPL 2:8.2 §:n mukaan kirjanpitoaineisto voidaan 3:8 §:ssä tarkoitettua tasekirjaa lukuunottamatta säilyttää koneellisella tietovälineellä. KTMp:ssä on määräykset siitä, kuinka tulee menetellä, jos kirjanpitoaineisto säilytetään koneellisella tietovälineellä tilikauden aikana tai pysyvästi (KTMp 1 luku).

KPL 2:8.1 §:ssä tarkoitettua koneellisella tietovälineellä olevien tietojen selväkieliseksi saattamista varten tulee kirjanpitovelvollisella KTMp 1:2.1 §:n mukaan olla käytettävissään tietojärjestelmä tai menetelmä, jolla tiedot tai kirjanpitoaineistosta valitut tapahtumat voidaan tarvittaessa saattaa tarkastettavaksi ja siirtää toiselle koneelliselle tietovälineelle ilman aiheetonta viivytystä.

2.3 Kirjanpitolautakunnan kannanotto

Kirjanpitovelvollisen, joka säilyttää kirjanpitoaineistoa koneellisella tietovälineellä tilikauden aikana, tulee noudattaa KTMp:n määräyksiä. Päätöksen mukaisesti kirjanpitovelvollisella tulee olla käytettävissään tietojärjestelmä tai menetelmä, jolla tiedot tai kirjanpitoaineistosta valitut tapahtumat voidaan tarvittaessa saattaa tarkastettavaksi ja siirtää toiselle tietovälineelle ilman aiheetonta viivytystä. Kirjanpitolain mukaan koneelliselle tietovälineelle tehdyt kirjanpitomerkinnät tulee tarvittaessa saattaa selväkieliseen kirjalliseen muotoon.

Jos kirjanpitovelvollinen säilyttää kirjanpitoaineiston tilikauden aikana, muttei pysyvästi, koneellisella tietovälineellä, päivä- ja pääkirjat tulee tulostaa paperille vähintään tilikausittain. Vaatimus johdetaan KPL 2:10.1 §:stä, jonka mukaan kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta.

3 Kirjanpitolautakunnan lausunto

Jos kirjanpitovelvollinen säilyttää kirjanpitoaineiston koneellisella tietovälineellä, tulee tiedot tai kirjanpitoaineistosta valitut tapahtumat tarvittaessa saattaa tarkastettavaksi ja siirtää toiselle koneelliselle tietovälineelle. Tarvittaessa selväkielinen muoto tarkoittaa paperille tulostamista.

Jos kirjanpitovelvollinen säilyttää kirjanpitoaineiston koneellisella tietovälineellä tilikauden aikana, muttei pysyvästi, tulee päivä- ja pääkirjat tulostaa paperille vähintään tilikausittain.