Pankkisiirtolomakkeiden koneellinen leimaus

Rahalaitostoimintaa harjoittava A Oy on hakemuksessaan lausunut, että maksujen välitykseen käytetään neliosaisia pankkisiirtolomakkeita, jotka nykyisen menetelmän mukaan leimataan lehti kerrallaan metallileimasimella tai itsejäljentyvän paperin leimaamisessa käytettävällä leimasimella. Leimasta ilmenee pankin nimilyhenne, konttorin numero ja nimi, päivämäärä sekä, jos vastaanottava virkailija on ns. kassatoimihenkilö tai kassanhoitaja, lisäksi kassan numero. Erikseen lyötävän pankin leiman johdosta tulevat kaikki pankkisiirtolomakkeen osat hakijan ilmoituksen mukaan alkuperäisiksi tositteiksi.

Hakija on ilmoittanut pankkisiirtolomakkeiden käsittelyn rationalisoimiseksi aikovansa siirtyä koneelliseen leimaukseen. Leimasta ilmenisivät samat tiedot kuin entisestäkin, mutta leima syntyisi itsejäljentävän paperin avulla puristusjäljennöksenä siten, että painolaatta olisi lomakesarjan alla ja puristaminen tapahtuisi lomakesarjan päältä leimasinväriä sisältävällä rullalla. Painolaatan sijoittaminen alimmaiseksi varmistaa lomakesarjan alimmaisen osan (= tosite maksun lähettäjälle) leimautumisen ehdottoman selvästi luettavalla leimalla sekä aiheuttaa tähän osaan selvästi havaittavan puristusjäljen.

Hakijan ilmoituksen mukaan itsejäljentyvään paperiin syntynyttä leimaa on tiettävästi mahdotonta poistaa tai muuttaa. Laattaan on mahdollista lisätä jäljittelyä vaikeuttavia kaiverruksia.

Hakijan käsityksen mukaan uuden menetelmän mukaisesti leimatut

pankkisiirtolomakkeet tulevat samalla tavalla alkuperäisiksi kuin aikaisemman menetelmän mukaisesti leimatut lomakkeet, joista jokaiseen erikseen leimattiin käsin pankin leima.

Hakija katsoo, että ehdotetun menetelmän mukaisesti leimatut kaikki pankkisiirtolomakkeen kappaleet täyttävät kirjanpitolain vaatimukset tositteiden alkuperäisyydestä. Hakija on pyytänyt ohjetta siitä, onko sen tulkinta kirjanpitolain 8 §:n soveltamisesta hakemuksessa tarkoitetussa tapauksessa oikea.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin mukaan tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Tositteena käytetään yleensä asiakirjan alkuperäiskappaletta. Asiakirjan jäljennöskappaleita voidaan käyttää esim. silloin, kun alkuperäinen asiakirja jää tositteeksi toiselle kirjanpitovelvolliselle. Pankin hoitaman maksuliikenteen osalta samaa asiakirjaa joudutaan käyttämään useampien kirjanpitovelvollisten - maksun lähettäjän, maksun saajan, saajan pankin ja lähettäjän pankin - kirjausten perusteena. Maksun välittäneen rahalaitoksen antaman tositteen kaikkia osia voidaan rahalaitoksen ja sen asiakkaiden sekä toisten rahalaitosten kirjanpidoissa pitää alkuperäisenä tositteena, mikäli niissä on kuittausta vastaava kassaleima.

Kirjanpitolain 8 §:ssä ei säädetä siitä, miten tositteen merkinnät on kirjoitettava. Jotta tositteena käytettävä asiakirja todentaa liiketapahtuman, on tositteen merkinnät tehtävä selvästi ja pysyvästi. Neliosaisen pankkisiirtolomakkeen kaikkiin osiin on maksun välittäneen rahalaitoksen kassaleima merkittävä niin selvästi ja pysyvästi, että kaikkia osia voidaan tarvittaessa käyttää kirjanpidon tositteena.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Käyttäessään maksujen välitykseen hakemuksessa tarkoitettuja neliosaisia pankkisiirtolomakkeita ja merkitessään kassaleimansa lomakkeisiin koneellisesti siten, että leimat lomakkeen eri osiin syntyvät itsejäljentävän paperin avulla puristejäljennöksinä hakija voi käyttää ja asiakkailleen sekä muille rahalaitoksille antaa käytettäväksi alkuperäisen tositteena maksun suorittamisesta, saamisesta ja välittämisestä kaikkia pankkisiirtolomakkeen osia.