Pankkitilin saldo-otteesta

1. Hakemus

Hakija (- -) on pyytänyt lausuntoa saldo-otteen tarpeellisuudesta.

Hakemuksen mukaan suomalaiset pankit ovat vuodesta 1992 alkaen käyttäneet Tiliote tositteena -palvelua maksutapahtumien tositeaineiston sekä pankkitilin tapahtuma- ja saldotietojen välittämiseen kirjanpitovelvollisille. Tiliote tositteena -palvelu toteutettiin kaikissa suomalaisissa rahalaitoksissa noudattaen KILAn lausunnossa (1114/1990) esitettyjä vaatimuksia. Konekielistä tiliotetta käyttävältä kirjanpitovelvolliselta edellytettiin mm., että sen on osoitettava pankkitilin saldon oikeellisuus rahalaitoksen kuukausittain antaman, selväkieliseen kirjalliseen muotoon tulostetun tiliotteen avulla (saldo-ote). Edelleen hakijan esittämän mukaan sekä pankit että pankkien asiakkaat ovat olleet erittäin tyytyväisiä Tiliote tositteena -palveluun. Se on mahdollistanut pankkien välittämien maksutapahtumien tehokkaan käsittelyn kirjanpidossa ja samalla niiden luotettavan tarkastamisen.

Hakija toteaa käytännön osoittaneen, ettei saldo-otetta juurikaan käytetä pankkitilin saldon varmentamiseen. Pankkitilit täsmäytetään yleensä päivittäin tai pienissäkin yrityksissä vähintään kerran kuukaudessa. Saldon oikeellisuuden varmentamiseksi käytetään hyväksi pankkitilistä eri palveluissa saatavia tietoja. Saldo-ote vain arkistoidaan tositeaineistossa. Sitä ei käytännössä ole tarvittu, ei kirjanpidossa eikä kirjanpidon tarkastamisessa.

Kirjanpitolaki mahdollistaa paperittoman kirjanpidon, jossa sekä tositteet että kirjanpitomerkinnät voidaan laatia ja säilyttää elektronisessa muodossa. Hakija katsookin, ettei erillisen saldo-otteen tulostamista paperille enää voida edellyttää.

Hakijan mukaan saldo-otteen lähettäminen konekielisenä ei ole mielekästä, koska otteessa on täsmälleen samat tiedot kuin varsinaisessa tiliotteessa eli päiväkohtaiset kappale- ja rahasummat päivän otoista ja panoista. Kirjanpitovelvollinen voi varmentaa pankkitileistään pitämänsä kirjanpidon monella muulla, erilaisella pankkipalvelulla. Tietojen kahdenkertainen välittäminen on tarpeetonta ja aiheuttaa turhia kustannuksia sekä pankeille että pankkien asiakkaille.

Hakija toteaa myös, että konekielisten liiketapahtumien (esim. tilausten, myyntilaskujen, ostolaskujen ja luottokorttitapahtumien) välittäminen tietoverkoissa on lisääntynyt 1990-luvulla räjähdysmäisesti. Niissä ei käytetä erillistä tapahtumat vahvistavaa selväkielistä eikä konekielistäkään dokumenttia. Menettelystä ei ole aiheutunut käytännön ongelmia kirjanpitovelvollisten kirjanpidon pitämiseen ja liiketapahtumien tarkastamiseen.

Hakija esittää pankkien edelleenkin pitävän tärkeänä, että kirjanpitovelvolliset tarkistavat tiliotteen ja vertaavat pankkitilin saldon omaan pääkirjanpitoonsa. Pankit haluavat myös varmistaa, että tilintarkastus, verotarkastus ja muut viranomaistoimenpiteet voidaan suorittaa tehokkaasti ja luotettavasti pankkitilien osalta.

Hakijan mukaan uusien tietoverkossa annettavien palvelujen ansiosta tarkistustoimenpiteet voidaan tehdä monin erilaisin menetelmin, kuten
- vertaamalla kirjanpidossa olevan pankkitilin saldoa pankkiyhteysohjelman vastaanottaman tiliotteen tietoihin,
- varmentamalla tilin saldo internetissä olevan yrityksen pankkitiliä koskevien kyselyjen avulla,
- pyytämällä tiliotteet uudestaan pankista joko välittömänä eräsiirtona tai

- erillisten vastuuotteiden avulla, jolloin vastuuote voi sisältää kaikki kirjanpitovelvollisen ja pankin väliset pankkitili-, vastuusitoumus- yms. tiedot.

Hakija esittää, että erillisestä konekielisen tiliotteen varmentavasta saldo-otteesta voitaisiin luopua vuoden 2000 kuluessa, ja pyytää kirjanpitolautakunnalta lausuntoa siitä, riittääkö konekielinen tiliote yksinään toteuttamaan uutta kirjanpitolakia noudattavan hyvän kirjanpitotavan mukaisen kirjanpidon.

2. Lausunnon rajaus

Kirjanpitolautakunta rajaa kannanottonsa koskemaan ainoastaan pankkitilin saldo-otteen tarpeellisuutta.

Lausunnossa tarkoitettu tilanne koskee ainoastaan niitä kirjanpitovelvollisia, jotka käyttävät konekielistä yhteyttä kirjanpitotapahtumien siirtoon pankkiin ja pankista sekä vastaanottavat tiliotteensa käyttäen hyväksi tätä yhteyttä.

3. Lausunnon perustelut

3.1. Suoritetun maksun todentava tosite

Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n 3 momentin mukaan tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Säännöksen 4 momentin mukaan milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

3.2. Koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttö

Kirjanpitolain 2 luvun 7 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa, jollei 8 §:stä muuta johdu.

KPL 2:8.1 §:n mukaan tositteet ja kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle kirjanpitovelvollisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla. Kyseisen säännöksen 2 momentin mukaan menettelyä saadaan soveltaa KPL 3:8 §:ssä tarkoitettua tasekirjaa lukuun ottamatta kirjanpitoaineiston säilyttämiseen.

3.3. Täsmäytykset

Kauppa- ja teollisuusministeriön 26.1.1998 antaman, kirjanpidossa käytettäviä menetelmiä koskevan päätöksen (47/1998, jäljempänä menetelmäpäätös) mukaan jos kirjanpitovelvollinen luovuttaa tai vastaanottaa kirjanpitotietoja konekielisesti toiselta kirjanpitovelvolliselta, ne on täsmäytettävä vähintään tilikausittain (menetelmäpäätös 2:3.2 §). Kirjanpitovelvollisen pankista konekielisesti vastaanottamat, pankkitiliä koskevat kirjanpitotiedot tulee täsmäyttää (tiedot lähettäneen tahon eli) pankin kanssa.

Kirjanpitolautakunnan 22.5.2000 antamassa, koneellisessa kirjanpidossa käytettäviä menetelmiä koskevassa yleisohjeessa (jäljempänä menetelmäyleisohje) on selvitetty täsmäytysmenettelyjä. Menetelmäyleisohjeen mukaan koneellisesti vastaanotetut kirjanpitotiedot tulee täsmäyttää lähettäneen tahon kanssa, jos konekielisten kirjanpitoaineistojen vastaanottaminen on ollut säännöllistä. Täsmäytys pankin kanssa voidaan tehdä pankin antaman tiliotteen, vahvistusotteen tai muun asiakirjan avulla esimerkiksi vertaamalla kirjanpidon pankkitilin saldoa konekielisesti vastaanotetun tiliotteen vastaavan ajankohdan saldoon. Erillistä paperille tulostettua saldo-otetta täsmäytysmenettelyä varten ei menetelmäyleisohjeessa edellytetä.

Menetelmäyleisohjeen mukaan (kohta 8.1) täsmäytysselvityksellä tarkoitetaan laskelmaa, saldovahvistusta, tiliotetta tai muuta täsmäytystoimenpiteen dokumentoivaa sähköistä tai kirjallista tiedostoa, sanomaa tai asiakirjaa, joka osoittaa täsmäytyksen suorittamisen. KPL 2:10.2 §:n mukaan koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

3.4. Todennettavuuden periaate

Kirjanpitovelvollisen on KPL 1:3 §:n mukaan noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. Hyvän kirjanpitotavan eräänä lähteenä ovat kirjanpidon yleiset periaatteet. Kirjanpitolain uudistamistyöryhmän raportissa (KTM:n työryhmä- ja toimikuntaraportteja 8/1996) todetaan, että kirjanpidon puiteoletusten ja konventioiden täydennyksenä voidaan ottaa huomioon yleisesti hyväksytyt periaatteet, mm. todennettavuuden periaate. Todennettavuudella tarkoitetaan sitä, että riippumattoman ammattihenkilön on voitava tarvittaessa varmistaa, että informaatio on luotettavaa ja täsmällistä.

3.5. Kirjanpitolautakunnan kannanotto

Sekä tositteita että kirjanpitomerkintöjä saadaan KPL 2:8.1 §:n mukaan tehdä ja KPL 2:8.2 §:n mukaan säilyttää koneellisella tietovälineellä. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen koneellisilla tietovälineillä ei kuitenkaan koske KPL 3:8 §:ssä tarkoitettua tasekirjaa. Kirjanpitolautakunnan pankkitilin saldo-otetta koskeva lausunto on annettu vuonna 1990, jolloin voimassa olleen kirjanpitolain mukaan joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen oli poikkeuksetta oltava selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Kirjanpitolain uudistuksen jälkeen hyvään kirjanpitotapaan nojautuen ei enää voida edellyttää kirjanpitoaineistoon sisällytettäväksi selväkielisessä kirjallisessa muodossa olevaa pankkitilin saldo-otetta, koska koko kirjanpitoaineisto saadaan tehdä ja säilyttää koneellisessa muodossa, mikäli kirjanpitovelvollisen käyttämä konekielinen tiliote täyttää hyvän kirjanpitotavan tositteelle asettamat vaatimukset.

Suomen Pankkiyhdistyksen palvelukuvauksen "Tiliote tositteena" mukaan tiliotestandardi sisältää samat tiedot pankkitilin saldosta ja päiväkohtaiset summatiedot pankkitilin tilillepano- ja tililtäottotapahtumista kuin käytössä ollut standardin mukainen paperille tulostettu saldo-ote. Tällöin saldo-ote ei anna lisäinformaatiota kirjanpidolle. Sähköisen liiketoiminnan menettelyissä, sähköisten viranomaisilmoitusten laadinnassa ja tietoverkoissa tapahtuvissa maksuissa käytetään yleisesti yhteen kertaan tapahtuvaa sanomavälitystä. Hyvän kirjanpitotavan perusteella ei voida edellyttää, että sama tieto lähetettäisiin konekielisesti kahteen kertaan kirjanpitoa varten, kun muu sähköinen tietoliikenne perustuu yhdenkertaiseen sanomanvälitykseen.

Pankin konekielistä tiliotetta käyttävälle kirjanpitovelvolliselle antamaa erillistä saldo-otetta ei edellä mainituilla perusteilla tarvita menetelmäpäätöksessä tarkoitettujen konekielisesti luovutettujen tai vastaanotettujen kirjanpitotietojen täsmäytystoimenpiteitä varten, jos saldo-otteen sisältämät tiedot käyvät ilmi pankin konekielisesti lähettämästä tiliotteesta. Menetelmäpäätöksen 2:3.2 §:ssä edellytetty konekielisesti luovutettujen tai vastaanotettujen kirjanpitotietojen täsmäytys voidaan tehdä esimerkiksi pankin konekielisesti lähettämän tiliotteen avulla.

Hyvään kirjanpitotapaan kuuluvan todennettavuuden periaatteen toteutumiseksi kirjanpitoa lukemaan oikeutetun tahon, esimerkiksi verotarkastajan tai tilintarkastajan, tulee voida halutessaan varmentaa kirjanpidossa olevan pankkitilin saldon oikeellisuus esimerkiksi pankkiyhteysohjelman tai pankin erikseen antaman vahvistuksen avulla. Jotta edellä kuvattua menettelyä pankin konekielisistä tiliotteista on sovellettavissa, on varmistettava, että tarkastukseen mahdollisesti tarvittava vahvistus on kirjanpitoa lukemaan oikeutetun tahon saatavilla kirjanpitovelvollisen pyynnöstä esimerkiksi pankin tiliotteella antaman tiedon avulla tai muutoin.

4. Kirjanpitolautakunnan lausunto

Lausunnossa tarkoitettu tilanne koskee ainoastaan niitä kirjanpitovelvollisia, jotka käyttävät konekielistä yhteyttä kirjanpitotapahtumien siirtoon pankkiin ja pankista sekä vastaanottavat tiliotteensa käyttäen hyväksi tätä yhteyttä.

Pankista konekielisesti vastaanotetut kirjanpitotiedot on täsmäytettävä pankin antaman tiliotteen, vahvistusotteen tai muun asiakirjan avulla kirjanpitoon. Täsmäytystä varten ei tarvita erillistä pankin selväkielisessä kirjallisessa muodossa tai konekielisesti lähettämää saldo-otetta.

Täsmäytys on tehtävä vähintään tilikausittain. Täsmäytyksen dokumentoimiseksi riittää pankin konekielisesti lähettämän tiliotteen säilyttäminen.

Todennettavuuden periaatteen toteutumiseksi kirjanpidon pankkitilin saldon oikeellisuus tulee voida tarvittaessa varmentaa esimerkiksi pankkiyhteysohjelman tai pankin erikseen antaman vahvistuksen avulla.