Poikkeuslupa kirjanpitoaineiston säilyttämisestä Venäjällä

1.  Hakemus 

Hakija ( - - - ) on tanskalaisen matkailualalla toimivan emoyhtiön suomeen perustama tytäryhtiö. Emoyhtiö harjoittaa ns. incoming-toimintaa eli tuo turistiryhmiä Skandinaviaan. Sillä on sekä myyntiyhtiöinä että operointiyhtiöinä toimivia tytäryhtiöitä EU:n alueella.  Hakija toimii Suomessa operointiyhtiönä: se tekee myyntiyhtiön toimesta varaukset sekä järjestää alihankkijoiden avulla ohjelmaa ryhmille. Hakija maksaa ryhmän kulut ja laskuttaa kuluja omalla katteellaan lisättynä emoyhtiöltä kuukausittain.  

Hakijan tanskalainen emokonserni pyrkii keskittämään tukitoimintojansa maakohtaisesti. Hotellivarausten ja IT-toimintojen osalta näin on jo menetelty, ja tavoitteena on myös keskittää konsernin kaikkien ostolaskujen käsittely Pietariin. Tällä perusteella hakija hakee poikkeuslupaa säilyttää kirjanpitoaineistoaan ostolaskujen osalta väliaikaisesti Pietarissa.

Poikkeusluvan myötä hakija lähettäisi saamansa ostolaskut Pietariin vähintään kerran viikossa kirjanpidon hoitamista ja ostolaskujen tarkastamista varten. Tarkastuksessa ostolaskua verrattaisiin varausjärjestelmän tietoihin. Tarkastuksen jälkeen lasku tiliöitäisiin ja tallennettaisiin konsernin yhteiseen taloushallintojärjestelmään, johon tehtyjä tiliöintejä voitaisiin reaaliaikaisen yhteyden kautta muuttaa myös Helsingistä käsin. Lopullisen hyväksymisen laskun suorittamiseen tekisi hakija vahvistamalla laskunsa maksatuksen pankkiyhteysohjelmallansa Helsingissä. Alkuperäiset tositteet lähetettäisiin Pietarista kolmen kuukauden välein Suomeen arkistointia ja lopullista säilyttämistä varten. Suomessa laadittaisiin edelleen tilinpäätös ja suoritettaisiin tilintarkastus. Marginaaliverotusta käyttävien alihankkijoiden ostolaskut käsiteltäisiin erikoisuutensa vuoksi kokonaan Helsingissä.  

Hakija katsoo hyötyvänsä poikkeusluvan myötä konsernin keskittämisen tuomista eduista sekä valmiista ja tehokkaista resursseista Pietarissa.

2.  Päätöksen perustelut

2.1. Säännökset.  Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö säätämään asetuksellaan tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa (ETA-valtio) tai Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtio), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa. Pykälän 5 momentissa säädetään, että "jos ulkomaisen sijaintivaltion laki kieltää alkuperäisen tositteen viemisen maasta, tositteesta on laadittava oikeaksi todistettu jäljennös, johon sovelletaan, mitä alkuperäisestä tositteesta säädetään."  

Edellä todetut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: ”Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon.” Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin ETA- tai OECD-valtiossa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Ministeriöpäätöksen 2 §:ssä on käytännössä vastaavansisältöiset säännökset koskien Suomessa laadittua tositetta, joka viedään ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.  Kun tosite viedään muuhun kuin ETA- tai OECD-valtioon, myös tähän vaaditaan kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa ja sitä edeltävä mahdollinen verohallituksen lausunto.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle 18.1.2007. Verohallitus ei 26.1.2007 päivätyssä lausunnossaan nähnyt poikkeusluvan myöntämiselle estettä, kun lupa myönnetään määräaikaisena enintään viideksi tilikaudeksi. 

2.2. Kirjanpitolautakunnan kannanotto.  Hakemuksessa on kyse Suomessa laadittujen tositteiden (ostolaskujen) tilapäisestä toimittamisesta Venäjälle (Pietariin) niiden tarkastamista ja kirjanpidon hoitamista varten ministeriöpäätöksen 2 §:ssä määritetyllä tavalla.  Koska Venäjä ei ole ETA- tai OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Poikkeuslupa voidaan myöntää erityisistä syistä ja aina määräajaksi. Kirjanpitolautakunta katsoo tarkoituksenmukaiseksi myöntää saamansa selvityksen perusteella hakijalle poikkeuksen edellisessä kappaleessa  kuvatusta tilanteesta enintään viideksi tilikaudeksi eli kalenterivuosiksi 2007-2011.  . 

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen sitovia sääntöjä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana, mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös sekä tositteiden Suomessa viemisen yhteydessä laadittavasta selvityksestä.   

   3. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan Suomessa laadittujen tositteiden (ostolaskujen) tilapäiseen toimittamiseen Venäjälle (Pietariin) niiden tarkastamista varten sekä kirjanpidon hoitamiseksi kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen (49/1998) 2 §:ssä määritetyllä tavalla. 

Tämä poikkeuslupa koskee hakijayhtiön tilikausia, jotka päättyvät kalenterivuosien 2007-2011 aikana.

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen sitovia sääntöjä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana, mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös sekä tositteiden Suomessa viemisen yhteydessä laadittavasta selvityksestä.   

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolaki 8:2.2 §).