Poikkeuslupa kirjanpitoaineiston tilapäiseksi säilyttämiseksi eräässä ETA:n ja OECD:n ulkopuolisessa valtiossa

1. Hakemus

Hakija (- - - ) on suomalainen osakeyhtiö, joka on sveitsiläisen monikansallisen yrityksen täysin omistama tytäryhtiö. Hakijan mukaan konsernin taloushallinto on keskitetty tietyiltä osin ulkoistettuun yhteiseen palvelukeskukseen Puolaan ja Intiaan. Palkanlaskenta ja myyntireskontra ulkoistetaan omaan palvelukeskukseen Ukrainaan. Taloushallinnon SAP Globe -järjestelmän serverit sijaitsevat Saksassa ja Sveitsissä. SAP datasta luodaan samanaikaisesti varmuuskopiota molemmilla servereillä. Varsinaisen kirjanpitoaineiston lisäksi palvelukeskus tallentaa työtiedostojaan pohjoismaiselle kovalevyasemalle. Näistä tiedoista tehdään varmuuskopiot, jotka säilytetään kolmannen osapuolen tietoturvasäilössä Kööpenhaminassa.

Hakemuksen mukaan Puolassa hoidetaan ostoreskontra, Intiassa ostoreskontra ja pääkirjanpito sekä Ukrainassa palkanlaskenta ja myyntireskontra. Muistiotositteet laaditaan määrämuotoiseen pohjaan joko Suomessa tai Tanskassa, minkä jälkeen ne lähetetään sähköpostitse palvelukeskukseen Intiaan. Muistiotositteita voidaan laatia tarvittaessa myös Intiassa. Tositteet kirjataan SAP-järjestelmään ja muutetaan pdf-muotoon, joka dokumentti tallennetaan SAP-järjestelmään. PDF-muotoiset pääkirjatositteet tallennetaan yhteiselle kovalevyasemalle. Tase-erittelyt ja muut sisäiset dokumentit ovat elektronisessa muodossa yhteisellä kovalevyasemalla.

Edellä kuvatun perusteella hakija pyytää kirjanpitolautakunnalta Suomen lainsäädännön mukaista poikkeuslupaa säilyttää kirjanpitoaineistoaan tilikauden aikana tilapäisesti Ukrainassa ja Intiassa, jotka ovat Euroopan talousalueen ja OECD:n ulkopuolisia valtioita.

2. Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä ”KPL”) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö säätämään asetuksellaan tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998, jäljempänä ”ministeriöpäätös”), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa (ETA-valtio) tai Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtio), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa.

Mainitut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: ”Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon.” Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 3 §:n nojalla voi kirjanpitolautakunta antaa KPL:ssa säädetyllä tavalla ohjeita ja lausuntoja ministeriöpäätöksen soveltamisesta. Kirjanpitolautakunta on antanut yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011. Yleisohje sisältää myös tarkempia ohjeita kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ulkomailla.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin ETA- tai OECD-valtiossa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Ministeriöpäätöksen 2 §:ssä on käytännössä vastaavansisältöiset säännökset koskien Suomessa laadittua tositetta, joka viedään ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi. Kun tosite viedään muuhun kuin ETA- tai OECD-valtioon, myös tähän vaaditaan kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa ja sitä edeltävä mahdollinen verohallituksen lausunto.

Poikkeuslupa voidaan myöntää erityisistä syistä ja aina määräajaksi.

Hakemuksessa on kyse Intiassa ja Ukrainassa sijaitsevissa palvelukeskuksissa paikallisesti laadittujen tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä Intiassa ja Ukrainassa ministeriöpäätöksen 1 §:ssä määritetyllä tavalla. Koska Intia tai Ukraina ei ole ETA- tai OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle. Verohallitus ei lausunnossaan nähnyt poikkeusluvan myöntämiselle estettä.

Hakijalle on aikaisemmin myönnetty Intiaa koskeva poikkeuslupa tilikausiksi 2009-

2013.

3. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan Intiassa ja Ukrainassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston tilapäiseen säilyttämiseen Intiassa ja Ukrainassa kirjanpidon hoitamiseksi kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen (49/1998) 1 ja 2 §:ssä määritetyllä tavalla. Hakijan on myös huomioitava kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista ohjeistuksen.

Kirjanpitolautakunta katsoo tarkoituksenmukaiseksi myöntää saamansa selvityksen perusteella hakijalle poikkeuksen enintään viideksi tilikaudeksi eli kalenterivuosiksi 2014-2018.

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen säännöksiä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana, mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös sekä tositteiden Suomesta viemisen yhteydessä laadittavasta selvityksestä.

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolaki 8:2.8 §).