Poikkeuslupa koneellisten tietovälineiden käyttöön

Hakija on pyytänyt lupaa siihen, että päivittäisen ravintolamyynnin yksittäisten asiakaslaskujen tiedot saadaan säilyttää kassapäätejärjestelmän tallentamina tiedostoina levykkeillä tilivuodesta 1986 alkaen. Hakemuksen perusteluna hakija on esittänyt aineiston laajuuden, noin 280 000 ravintolalaskua vuodessa.

Hakemuksessa on selvitetty käytettävä laitteisto ja menetelmä. Järjestelmän tulostaman asiakaslaskun tiedot tallentuvat ensiksi keskusyksikön massamuistiin ja lopullisen laskun tulostamisen jälkeen levykkeelle, jolla tiedot arkistoidaan. Järjestelmästä tulostetaan päivittäin yhteenvetoraportti, joka sisältää tiedot päivän kokonaismyynnistä eriteltynä myyntilajeittain ja maksutavoittain. Yhteenvetoraporttia ei voida tulostaa ennen kuin kaikista avoimista laskuista on syötetty järjestelmään maksua koskevat tiedot. Laskujen uudelleenluomisohjelman avulla yksittäiset ravintolalaskut voidaan tarvittaessa tulostaa paperille.

Hakija on liittänyt hakemukseensa selvityksenä tietovälineiden käytön vaikutuksesta tarkastettavuuteen KHT-tilintarkastajan lausunnon. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat reikäkorteilla, magneettinauhoilla tai niihin verrattavilla koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin. Lupaa ei saa myöntää, jos hakijalla on samaa tilikautta koskeva 24 §:n 3 momentissa tarkoitettu lupa.

Siihen nähden, että hakijan käyttämä tietojen säilyttämismenetelmä ja siihen käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi hakijan kassapäätejärjestelmän rekisteröimän päivittäisen ravintolamyynnin yksittäisten asiakaslaskujen tietojen tarkastettavuuden ja tietojen saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä edellyttäen, että hakija noudattaa koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja ja jäljempänä mainittuja erityisiä ehtoja ja koska hakijalle ei ole myönnetty kirjanpitolain 24 §:n 3 momentissa tarkoitettua lupaa ja koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Asiakaslaskujen tiedot sisältävistä levykkeistä tulee tietojen säilymisen varmistamiseksi säilyttää turvallisella tavalla myös varmuuskopiot sekä levykkeillä olevan aineiston kunto tulee tarkistaa vuosittain.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakijan päivittäisen ravintolamyynnin kirjaukset saavat kassapäätejärjestelmän tallentamien yksittäisten asiakaslaskujen tietojen osalta ajalta 1.1.1986 - 31.12.1993 perustua hakemuksessa tarkoitetulla tavalla koneellisilla tietovälineillä oleviin tositetietoihin koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen ja päätöksen perusteluissa mainittujen erityisten ehtojen mukaisesti.