Poikkeuslupa myyntitietojen säilyttämiseen koneellisilla tietovälinenillä

Hakija on pyytänyt lupaa siihen, että yhtiön myymälöiden päiväkohtaiset myyntitiedot saadaan säilyttää magneettinauhoilla 1.1.1980 alkaen. Hakemuksen perusteluina hakija on esittänyt myyntitietojen suuren määrän, selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettuina noin 5 000 sivua kuukaudessa, sekä arkistointitilan säästämisen ja arkistointityön vähenemisen.

Hakijan myymälöiden käteis- ja luottomyynti rekisteröidään kassapäätteeseen myyntitapahtumittain. Päivän päätyttyä liitetään kassakoneen tyhjennysnauha myymälän kassailmoitukseen. Kassailmoitus käsitellään tositteena, mutta myyntiä ei kirjata tämän tositteen perusteella pääkirjanpitoon. Kassapäätteellä rekisteröidyt tiedot luetaan systeemiin, josta tulostetaan hakijan kaikkien myymälöiden koko kuukauden myynnit yhteensä sisältävä myyntiyhteenveto. Myynti täsmäytetään kassatilitysaineistosta laadittuun "Myymälöiden myynti- ja kassayhdistelmään", jonka jälkeen myynti kirjataan myyntiyhteenvedon perusteella kirjanpitoon.

Hakemuksessa tarkoitetut myyntitiedot säilytetään magneettinauhoilla kymmenen vuotta. Tiedot ovat tarvittaessa saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Hakija on ilmoittanut muutenkin noudattavansa koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.

Hakemukseen on liitetty selvityksenä tietovälineiden käytön vaikutuksesta tarkastettavuuteen yhtiön sisäisen tarkastuksen päällikön lausunto. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat reikäkorteilla, magneettinauhoilla tai niihin verrattavilla koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin. Lupaa ei saa myöntää, jos hakijalla on samaa tilikautta koskeva 24 §:n 3 momentissa tarkoitettu lupa.

Siihen nähden, että hakijan suunnittelema tietojen säilyttämismenetelmä ja siihen käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi hakijan myymälöiden myyntitietojen tarkastettavuuden ja edellyttäen, että hakija noudattaa koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja, sekä koska hakijalle ei ole myönnetty kirjanpitolain 24 §:n 3 momentissa tarkoitettua lupaa ja koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakijan myymälöiden myyntitapahtumien kirjaukset saavat päiväkohtaisten myyntitietojen osalta ajalta 1.1.1980 - 31.12.1990 perustua hakemuksessa tarkoitetulla tavalla koneellisilla tietovälineillä oleviin tositetietoihin tähän päätökseen liitettyjen koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen mukaisesti.