Poikkeuslupa pääkirjanpitomerkintöjen ja pääkirjaerittelyjen tekemiseen koneellisille tietovälineille

A Oy on hakenut kirjanpitolain 24 §:n 3 momentin nojalla lupaa tehdä merkinnät peruskirjanpitoon ja pääkirjan erittelyt koneellisille tietovälineille. Koneellisille tietovälineille tehdään merkinnät pankin kotimaisissa tietojärjestelmissä tuotettaviin päiväkirjoihin sekä pääkirjatilien päivittäisiin tapahtumakohtaisiin erittelyihin. Näiden pääkirjaerittelyjen mukaiset päivittäiset yhteissummat viedään pääkirjoihin, jotka laaditaan kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen 221/27.2.1990 mukaisesti mikrotulostuksena filmille (COM).

Hakija on perusteluina luvalle esittänyt arkistoitavan aineiston suuren määrän sekä tarve alentaa käsittely- ja arkistointikustannuksia. Päiväkirjoja tulostetaan pankissa noin X,5 miljoonaa sivua ja pääkirjanpidon erittelyitä noin XX0.000 sivua kuukausittain.

Kirjanpitokirjojen tulostukset koneellisille tietovälineille ja niiden jälkikäsittelyn tekee pankki itse. Aineisto, johon tietovälineillä olevat tiedot perustuvat, säilytetään kiintolevyillä vähintään kaksi viikkoa.

Tietovälineille tulostettu kirjanpitoaineisto säilytetään pankin keskusarkistossa aikajärjestyksessä.

Tietovälineiden käyttö ei vaikuta tarkastettavuuteen, koska aineiston tietosisältö ja kirjausketju pysyvät ennallaan aikaisempaan paperille tehtyyn tulostukseen verrattuna.

Hakija on liittänyt hakemukseensa pankin KHT-tilintarkastajan sekä sisäisen tarkastuksen tarkastuspäällikön yhteisen lausunnon koneellisten tietovälineiden vaikutuksesta kirjanpitoaineiston tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty rahoitustarkastuksen ja verohallituksen lausunnot.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 24 §:n 3 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan tehdä merkinnät peruskirjanpitoon ja pääkirjanpidon erittelyt koneellisille tietovälineille, joiden sisältämät tiedot tarvittaessa ovat saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon.

Kirjanpitolain 25 §:n 1 momentin mukaan tasekirja, tase-erittelyt ja muut kirjanpitokirjat on säilytettävä tässä maassa vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten järjestettyinä, että käytetty tilijärjestelmä ja tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta.

A:n tietojärjestelmien tuottamat peruskirjanpitoaineisto ja pääkirjanpidon erittelyt tulostetaan tietojärjestelmäympäristöstä ja tulosteesta riippuen joko paperille, mikrotulostuksena filmille (COM) tai konekielisessä muodossa kerran kirjoitettavalle optiselle levylle. Tällainen WORM-tyyppinen optinen levy on koneellinen tietoväline, jolle voidaan kirjoittaa tiedot vain kerran, mutta siitä voidaan tiedot lukea lukuisia kertoja (Write Once Read Many times -levy). Hakemukseen liitetyn Kodak Oy:n antaman lausunnon mukaan käytettävälle levylle voidaan odottaa 30 vuoden säilyvyysaikaa. Näin optinen levy täyttää kirjanpitolain 24 §:n 3 momentin sekä kirjanpitolautakunnan koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen mukaiset edellytykset koneelliselle tietovälineelle.

Kirjanpitolautakunnan koneellisesta kirjanpidosta 15.10.1990 antaman yleisohjeen kohdan 3.6 Kirjanpitomerkinnät mukaan kirjanpitomerkintä katsotaan suoritetuksi, kun se on tulostettu paperille tai muulle kirjanpitolain tarkoittamalle tietovälineelle. Suoritettu tulostus on hyväksyttävä täsmäytyksin tai muulla tavalla kirjanpidoksi.

Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvolliselle liitteen 2 "Koneellisten tietovälineiden käytön yleiset ehdot" 6. kohdan mukaan kirjanpitovelvollisen on pidettävä pöytäkirjaa, josta tietovälineen tarkkuudella käy ilmi koneellisella tietovälineellä olevien tietojen tai tietokokonaisuuksien yksilöinti ja tallennusajankohta. Pöytäkirjan kuvaus on esitetty hakemuksen liitteenä olevan menetelmäkuvauksen kohdassa 2.3. Menetelmäkuvauksen mukaan päivittäisessä käsittelyssä optiselle levylle tulostetaan yhden kirjanpitopäivän lista-aineistoa niin paljon kun sille mahtuu ehjiä listoja. Tulostus tehdään noin 10 päivää varsinaisen kirjanpitopäivän jälkeen. Jaksottaisessa käsittelyssä päivittäinen aineisto lajitellaan organisaatioittain, listoittain tai muuhun sopivaan järjestykseen. Aineiston tietosisältö on sama kuin päivittäisessä tulostuksessa. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvolliselle liitteen 2 "Koneellisten tietovälineiden käytön yleiset ehdot" 8. kohdan mukaan edellytetään, että kirjanpitovelvollisen on tarvittaessa suoritettava varmuuskopiointi, tarkastaa tietovälineiden kunto määräajoin ja muuntaa tiedostot laitteistovaihdoksien yhteydessä. Koska hakija tulee säilyttämään sekä päivittäisen ja jaksottaisen käsittelyn tuottamat optiset levyt kirjanpitolain tarkoittamana kirjanpitoaineistona, on menetelmässä samalla huolehdittu tietojen säilymisen

varmistamisesta.

Kirjanpitolain 8 a §:n mukaan kirjanpitovelvollinen ei saa säilyttää sekä tositetietoja että niiden perusteella tehtyjä kirjanpitomerkintöjä samanaikaisesti yksinomaan muussa kuin selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

A:lle XX.XX.1993 myönnetty lupa (Kilan päätös nro XXXX/93) tase-erittelyjen laatimiseksi mikrotulostuksena filmille ei vaikuta lupaan pääkirjanpitomerkintöjen ja pääkirjaerittelyjen tekemiselle koneelliselle tietovälineelle.

Koska hakijan käyttämä peruskirjanpidon ja pääkirjanpidon erittelyjen konekielinen säilyttämismenettely sekä kirjanpitoaineiston selailuun ja lukemiseen käytetty laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi kirjanpitoaineiston tarkastamisen ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä koska rahoitustarkastus ja verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 24 §:n 3 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy saa säilyttää tilivuosilta 1993-1997 koneellisilla tietovälineillä peruskirjanpidon merkinnät ja pääkirjanpidon erittelyt, kun hakija noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön alaisen kirjanpitolautakunnan antaman yleisohjeen (yleisohje koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille) mukaisia koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.