Poikkeuslupa tositeaineiston mikrokuvaukseen

A Oy on pyytänyt lupaa saada säilyttää mikrofilmille kuvattuina laskutuksen tositeaineistona käytetyt rahtikirjakappaleet ym. laskutusaineistonsa 1.3.1987 alkaen. Perusteluina mikrokuvaukseen siirtymiselle hakija on esittänyt sen myönteiset vaikutukset arkiston tilantarpeeseen ja aineiston käsittelyyn.

Hakija on ilmoittanut kuuluvansa yritysryhmään, johon kuuluvalle B Oy:lle on kirjanpitolautakunnan päätöksellä myönnetty mikrokuvauslupa vastaavan tositeaineiston osalta. Mikrokuvauksen suorittaisi B Oy:n toimistohenkilökuntaan kuuluva, laitteiston käytön hallitseva henkilö. Mikrofilmien jälkikäsittely suoritettaisiin laitteiston maahantuojan valvomassa laboratoriossa. Alkuperäinen aineisto hävitettäisiin tarkoitukseen sopivalla paperinhävittimellä välittömästi sen jälkeen, kun mikrofilmien jälkikäsittelyn on todettu onnistuneen. Muilta osin hakija on ilmoittanut noudattavansa mikrokuvauksen yleisiä ehtoja. Hakija on perustellut yleisistä ehdoista poikkeamista sillä, että hakijalle kertyy rahtikirjoja vuosittain noin 20 000 kappaletta, jotka säilytetään yritysryhmän keskuskonttorissa, B Oy:n tiloissa. Alkuperäisten asiakirjojen hävittämisestä pidettäisiin päiväkirjaa, josta kävisivät ilmi hävitetyt asiakirjat ja hävittämisajankohta. Mikrofilmit säilytettäisiin metallisessa toimistokaapissa kasettinumeroittain

järjestettyinä kuukausijärjestyksessä. Hakemuksessa on selvitetty mikrokuvauksessa käytettävää laitteistoa, johon kuuluvat myös erilliset mikrofilmien katselu- ja kopiointilaitteet.

Hakija on liittänyt hakemukseensa selvityksenä mikrokuvatun rahtikirjatositeaineiston tarkastettavuudesta HTM-tilintarkastajien lausunnon. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää kirjanpitolain 25 §:ssä mainitun aineiston tasekirjaa, tilipuitteita ja kirjaussuunnitelmaa sekä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta lukuunottamatta mikrofilmille kuvattuna tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Siihen nähden, että hakijan suunnittelema kuvausmenettely ja siinä käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi asiakirjojen säilyttämisen tarkastettavuuden turvaavalla tavalla kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin vaatiman ajan ja että hakija on ilmoittanut noudattavansa mikrokuvauksen yleisiä ehtoja 7. kohdassa mainittua säilyttämisaikaa lukuun ottamatta hakemuksessa tarkoitetun aineiston osalta ja, koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle hakemuksessa tarkoitettua aineistoa koskevana edellä mainituin poikkeuksin, voidaan lupa kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin nojalla myöntää.

Mikrokuvauksen yleisten ehtojen 7. kohdan mukaan alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä vähintään vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Ottaen huomioon hakijan rahtikirjojen suuri määrä ja säilyttämisen keskittäminen yritysryhmän keskuskonttoriin voidaan alkuperäisen aineiston säilyttämisvaatimuksesta poiketa siten, että alkuperäinen aineisto hävitetään, kun sen mikrokuvauksen ja mikrofilmien jälkikäsittelyn on todettu onnistuneen.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy saa säilyttää rahtikirjansa ja menevän laskutuksen muun tositeaineistonsa ajalta 1.3.1987 - 28.2.1993 mikrokuvaamalla ne perusteluissa selostetulla tavalla tämän päätöksen liitteenä olevien mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.