Poikkeuslupa tositeaineiston mikrokuvaukseen

Hakija on pyytänyt lupaa säilyttää mikrofilmille kuvattuina kuormakirjansa ja myyntilaskunsa liitteineen 19.9.1985 alkaen. Perusteluna mikrokuvaukseen siirtymiselle hakija on esittänyt arkistotilojen ahtauden tositteiden suurista määristä johtuen. Hakijalle kertyy kuormakirjoja 460 000 kappaletta ja myyntilaskuja 55 000 kappaletta vuodessa.

Mikrokuvauksen suorittaisi hakija itse. Hakijan tarkoituksena on mikrokuvata kuormakirjat ja myyntilaskut välittömästi atk-tulostuksen jälkeen ja lähettää ainoat alkuperäiset kuormakirjat ja myyntilaskut asiakkaille. Muilta osin hakija on ilmoittanut noudattavansa mikrokuvauksen yleisiä ehtoja. Mikrofilmit säilytettäisiin kassaholvissa hakijan omissa tiloissa. Hakijalla on käytettävissään mikrofilmien luku- ja kopiointilaite, jolla on mahdollista saattaa aineisto jälleen paperimuotoon.

Hakija on liittänyt hakemukseensa selvityksenä mikrokuvatun aineiston tarkastettavuudesta tilintarkastajien lausunnon. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää kirjanpitolain 25 §:ssä mainitun kirjanpitoaineiston tasekirjaa, tilipuitteita ja kirjaussuunnitelmaa sekä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta lukuunottamatta mikrofilmille kuvattuna tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Siihen nähden, että hakijan suunnittelema kuvausmenettely ja siinä käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi asiakirjojen säilyttämisen tarkastettavuuden turvaavalla tavalla kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin vaatiman ajan ja että hakija on ilmoittanut noudattavansa mikrokuvauksen yleisiä ehtoja 7. kohdassa mainittua säilyttämisaikaa lukuun ottamatta hakemuksessa tarkoitetun aineiston osalta ja koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle hakemuksessa tarkoitettua aineistoa koskevana edellä mainituin poikkeuksin, voidaan lupa hakemuksessa tarkoitettujen tositteiden säilyttämiseen mikrokuvaamalla kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin nojalla myöntää.

Mikrokuvauksen yleisten ehtojen 7. kohdan mukaan alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä vähintään vuoden sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Ottaen huomioon hakijan kuormakirjojen ja myyntilaskujen suuri määrä voidaan alkuperäisen aineiston säilyttämisvaatimuksesta poiketa siten, ettei aineistoa laadita hakijalle säilytettäväksi selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakija saa säilyttää kuormakirjansa ja myyntilaskunsa liitteineen ajalta 19.9.1985 - 31.12.1989 mikrokuvaamalla ne perusteluissa selostetulla tavalla tämän päätöksen liitteenä olevien mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.