Poikkeuslupa tositeaineiston mikrokuvaukseen

Hakijayhtiö on ilmoittanut kuuluvansa konserniin, jonka emoyhtiö on A Oy. Hakijayhtiön sekä A Oy:n ja sen muiden tytäryhtiöiden, B Oy, C Oy, D Oy ja E Oy, kirjanpidot hoidetaan keskitetysti emoyhtiön henkilöstön toimesta. Kirjanpitoaineistoa kertyy vuodessa yhteensä noin 35 000 tositetta liitteineen eli noin 150-250 mappia/vuosi. Aineisto säilytetään hakijan emoyhtiön ahtaassa väestönsuojassa kirjanpitolaissa säädetyn ajan. Emoyhtiö on kehittämässä tositeaineiston käsittelyä ja siihen liittyviä toimintamenetelmiä. Konkreettisin muutos koskee kirjanpitoaineiston arkistointia mappien asemasta mikrofilmeillä. Muutoksen avulla voidaan tehostaa kirjanpitäjien toimintaa sekä helpottaa tositteiden löytymistä ja tarkastustoimintaa. Lisäksi muutos vapauttaa vähitellen nykyisin arkistointiin käytetyn tilan muuhun käyttöön ja säästää kustannuksia. Hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lupaa osto- ja myyntilaskujen sekä kassatositteiden säilyttämiseen 1.7.1988 alkaneesta tilikaudesta lähtien mikrokuvaamalla.

Tositeaineiston mikrokuvauksen ja mikrofilmien jälkikäsittelyn suorittaisi hakijan emoyhtiö A Oy. Toiminnan vastuuhenkilönä olisi kirjanpitopäällikkö, ja työn tekisi kirjanpitotaitoinen henkilö. A Oy on liittänyt hakemukseensa mikrokuvausmenetelmästä menetelmäkuvauksen. Alkuperäinen aineisto säilytettäisiin yhden vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Mikrofilmit arkistoitaisiin vuosi- ja numerojärjestyksessä toimistotiloissa.

Hakijan emoyhtiö A Oy on liittänyt omaan hakemukseensa selvityksenä mikrokuvatun aineiston tarkastettavuudesta KHT-tilintarkastajan lausunnon. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää kirjanpitolain 25 §:ssä mainitun kirjanpitoaineiston tasekirjaa, tilipuitteita ja kirjaussuunnitelmaa sekä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta lukuunottamatta mikrofilmille kuvattuna tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Ottaen huomioon hakijan ja muiden A Oy:n konserniin kuuluvien yhtiöiden mikrokuvattavan tositeaineiston määrän yhteensä samoin kuin tositeaineiston mikrokuvauksen ja arkistoinnin keskittämisen konsernin emoyhtiöön sekä siihen nähden, että hakijan suunnittelema kuvausmenettely ja siinä käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi asiakirjojen säilyttämisen tarkistettavuuden turvaavalla tavalla kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin vaatiman ajan ja edellyttäen, että hakija muutoinkin noudattaa mikrokuvauksen yleisiä ehtoja sekä, koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 25 §:n 2 momentissa tarkoitetun aineiston säilyttämiseen mikrofilmille kuvattuna kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakija saa säilyttää osto- ja myyntilaskunsa sekä kassatositteensa ajalta 1.7.1988-30.6.1993 mikrokuvaamalla ne perusteluissa selostetulla tavalla hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti.