Poikkeuslupa tositeaineiston mikrokuvaukseen (jälleenhakujärjestelmä)

A Oy on pyytänyt lupaa säilyttää mikrofilmille kuvattuina osto- ja myyntilaskut sekä kassa-, pankkija muistiotositteet 1.1.1988 alkaen. Hakijan tilikausi on kalenterivuosi. Perusteluina mikrokuvaukseen siirtymiselle hakija on esittänyt tositteiden suuren määrän, noin 6000 tositetta kuukaudessa, sekä tarpeen alentaa käsittely- ja arkistointikustannuksia.

Tositeaineiston mikrokuvauksen ja mikrofilmien jälkikäsittelyn suorittaisi hakija itse hakemuksessa selostetulla laitteistolla. Mikrokuvaukselle on määrätty vastuuhenkilö. Samalle mikrofilmille voitaisiin kuvata sekä hakijan että hakijan kanssa samaan konserniin kuuluvan B Oy:n ostolaskuja ja muita tositteita.

Ostolaskut mikrokuvattaisiin maksupäivien mukaisessa järjestyksessä. Maksupäivien sisällä laskut on järjestetty reskontran toimittajanumeron mukaiseen järjestykseen. Tästä seuraa, että ostolaskut olisivat mikrofilmillä suunnilleen tämän mukaisessa järjestyksessä. Aineiston tarkastettavuuden kannalta kuvausjärjestyksellä ei kuitenkaan ole merkitystä, koska haluttu tosite löytyisi mikrofilmiltä jälleenhakujärjestelmään tallennetun tositenumeron perusteella.

Myyntilaskut kuvattaisiin tositenumeroiden mukaisessa järjestyksessä. Myös kassa-, pankki- ja muistiotositteiden mikrokuvausjärjestys olisi tositenumeroiden mukainen.

Ostolaskut, myyntilaskut ja muut tositteet kuvattaisiin eri mikrofilmeille. Samalla filmillä voisi olla sekä A Oy:n että B Oy:n ostolaskuja tai kassa- ja pankkitositteita, koska tositelajitunnus erottaisi ne toisistaan. Sitä vastoin myyntilaskut olisivat yhtiöittäin eri mikrofilmeillä.

Mikrokuvattuja myyntilaskuja sisältävän filmikasetin päälle merkittäisiin filmin ensimmäinen ja viimeinen tositenumero. Haluttu tosite löytyisi hakulaitteen avulla automaattisesti.

Mikrokuvattujen ostolaskujen sekä kassa- ja pankkitositteiden jälleenhakutiedosto säilytettäisiin sekä levykkeillä että paperille tulostettuna luettelona tositelaji- ja tositenumerojärjestyksessä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä lukien. Järjestelmässä tositenumero tallennettaisiin mikrokuvauksen yhteydessä. Järjestelmän avulla tarkistettaisiin, että tositenumeroiden perusteella kaikki tositteet tulisivat kuvattua. Jälleenhakujärjestelmässä erotettaisiin numerotunnuksella eri yhtiöiden tositteet.

Alkuperäinen aineisto säilytettäisiin yhden vuoden ajan tilikauden päättymisestä lukien, jonka jälkeen se hävitettäisiin. Mikrofilmit arkistoitaisiin vuosi- ja numerojärjestyksessä hakijan toimistotiloissa. Hakija on ilmoittanut, että mikrokuvauksessa noudatettaisiin myös muilta osin mikrokuvauksen yleisiä ehtoja. Hakemukseen on liitetty mikrokuvausmenetelmää koskeva selvitys.

Hakija on liittänyt hakemukseensa selvityksenä mikrokuvatun aineiston tarkastettavuudesta KHT-tilintarkastajan lausunnon. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää kirjanpitolain 25 §:ssä mainitun kirjanpitoaineiston tasekirjaa, tilipuitteita ja kirjaussunnitelmaa sekä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta lukuunottamatta mikrofilmille kuvattuna tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Siihen nähden, että hakijan suunnittelema kuvausmenettely ja siinä käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi asiakirjojen säilyttämisen tarkastettavuuden turvaavalla tavalla kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin vaatiman ajan ja, kun hakija on ilmoittanut muutoinkin noudattavansa mikrokuvauksen yleisiä ehtoja sekä, koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 25 §:n 2 momentissa tarkoitetun aineiston säilyttämiseen mikrofilmille kuvattuna kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakija saa säilyttää osto- ja myyntilaskut sekä kassa-, pankki- ja muistiotositteet ajalta 1.1.1988-31.12.1993 mikrokuvaamalla ne perusteluissa selostetulla tavalla hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti.