Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen koneellisin tietovälinein

A Oy sekä sen tytäryhtiöt B Oy ja C Oy ovat hakeneet kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla lupaa säilyttää lehtitilausmyynnin tositetiedot magneettinauhakaseteilla tilivuodesta 1992 alkaen.

Konsernin käyttämässä ns. ALLI-järjestelmässä säilytetään konekielisenä kirjanpitotapahtumina seuraavat tietokokonaisuudet:

- Tilaustiedot, joita ovat kuukauden vaihteen tilanteesta tilausjaksokohtaiset tiedot kaikista tilauksista, jotka vaikuttavat kuluvalle ja tulevalle tilikaudelle jaksotettuun myyntiin tai suorituksiin tai tilausmyyntipalkkioihin.

Tilaustositteiden säilytysaika on yksi vuosi. Poikkeuksen muodostavat säästötilaukset, joiden säilytysaika on puolitoista vuotta ja suuret suoramyyntikampanjat, joiden säilytysaika on puoli vuotta.

ALLI-järjestelmässä olevia tilauksia voidaan selailla asiakasnumeron ja tilausnumeron sekä nimi- ja osoitetietojen avulla.

- Tilausmaksutiedot, joita ovat asiakkaiden tilausmaksusuoritukset maksutapahtumakohtaisesti.

Viitteellisinä pankkiin maksetuista suorituksista ei ole paperitositetta eikä erillistä luetteloa. Viitteettömistä suorituksista saadaan tiliotteella tositetiedot. Kassaan maksetuista suorituksista tositteena käytetään laskua tai tehdään kassatosite paperille. Tilausmaksutositteita säilytetään vähintään kaksi vuotta.

- Tilauslaskutiedot, joita ovat asiakkaille lähetetyt lehtitilausten ykköslaskut ja korjauslaskut lasku- ja laskurivikohtaisesti

Laskut tulostetaan laskutusajon yhteydessä magneettinauhalle, josta Posti tulostaa ne paperille ja lähettää asiakkaille (ns. E-kirjepalvelu). Laskuista ei tulosteta kirjanpitoon paperitositetta laskutasolla, mutta tarvittaessa arkistoidusta laskutusaineistosta voidaan tulostaa asiakkaiden saamat laskut samansisältöisinä uudelleen. ALLI-järjestelmässä olevia laskuja voidaan selailla päätteeltä laskunumeron tai asiakasnumeron avulla.

- Tiedot maksetuista tilausmyyntipalkkioista, joita ovat tilausmyyjille maksetut tilausmyyntipalkkiot palkkiomaksutapahtumakohtaisesti.

Pankkitapahtumatiedostosta tulostetaan listaus myös paperille. Tarkempi erittely palkkiomaksutapahtumien perusteista löytyy palkkioerittelytiedostosta, josta pankkitapahtumatiedosto on muodostettu. Palkkioerittelytiedostoa ei tulosteta paperille, mutta siitä on tarvittaessa tehtävissä paperitulostus.

Tilausmyynnin kirjaukset taloushallinnon järjestelmään tehdään laskutuksen osalta yhteenvetoraporteista ja suoritusten osalta päivittäin yhteissummina pankkitileiltä. Asiakaskohtainen seuranta tapahtuu ALLI-järjestelmässä.

Hakija on perusteluina luvalle esittänyt arkistoitavan aineiston suuren määrän sekä sen, että muun kuin konekielisen arkistoinnin järjestäminen on käytännössä vaikeaa. Kirjanpitotapahtumien määrät tilikauden aikana ovat:

- tilaustiedot X,1 miljoonaa/kirjanpitokuukausi

- tilauslaskut X,3 miljoonaa

- tilausmaksut

X,3 miljoonaa

- tilausmyyntipalkkiot X,8 miljoonaa.

Kirjanpitotapahtumien tiedot sisältävät magneettinauhakasetit säilytetään kasettialijärjestelmässä (StorageTek 4480-M20 ja 2 * 4480-M22), joka on kytketty A Oy:n IBM-keskuslaitteistoon, joka fyysisesti sijaitsee N Oy-palveluyrityksen tiloissa. Varmuuskopiot säilytetään A:n paloturvakaapissa.

Arkistointiohjelma tallettaa tiedoston suoraan kaseteille tai levymuistilla sijaitsevaan tiedostoaltaaseen, josta arkistoitavat tiedostot talletetaan määrävälein kaseteille. Arkistointiohjelma ja nauhakirjanpito huolehtivat tiedostojen tallennuksesta vapaille kaseteille. Kustakin arkistoitavasta tiedostosta tallennetaan automaattisesti mm. seuraavat tiedot: arkistoijan käyttäjätunnus, tiedoston nimi, tiedoston synty- ja arkistointiaika, kommentti, annetusta säilytysajasta riippuva tiedoston vapautuspäiväys.

Kaikkien tiedostojen säilytysaika on seitsemän vuotta alkaen arkistointipäivästä. Vähintään kerran vuodessa arkistointiohjelmistolla ajetaan tiivistys- ja kopiointiajo, joka kopioi arkistoidut tiedostot toisille kaseteille. Samalla vapautetaan ne tiedostot, joiden säilytysaika on mennyt umpeen.

Arkistoidut tiedostot voidaan palauttaa levylaitteille ja niistä voidaan tulostaa raporttigeneraattoreilla kuvaruudulle ja paperille tulosteita kulloisenkin tarpeen mukaan.

Hakija on liittänyt hakemukseensa KHT-tilintarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden vaikutuksesta lehtilähetteiden ja laskujen tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 7 §:n 1 momentin mukaan liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito).

Kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukaan maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestykseen on suoritettava viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaukset voidaan suorittaa myös yhdistelmänä.

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tosite voidaan, sen mukaan kuin kauppa- ja teollisuusministeriö määrää, laatia mikrotulostuksena filmille tai muulle suurennuslaitteen avulla luettavalla ja tarvittaessa selväkieliseen, kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin.

Kirjanpitolain 8 a §:n mukaan kirjanpitovelvollinen ei saa säilyttää sekä tositetietoja että niiden perusteella tehtyjä kirjanpitomerkintöjä samanaikaisesti yksinomaisesti muussa kuin selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin lain 25 §:n 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä tässä maassa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Kirjanpitolautakunnan koneellisesta kirjanpidosta 15.10.1990 antaman yleisohjeen kohdan 3.2 Alkuperäistosite mukaan muut kuin tositeasemassa olevat tositteiden liitteet voidaan arkistoida konekielisinä myös ilman kirjanpitolautakunnan lupaa.

Tilauskupongit ja muut tilausasiakirjat ovat tositteiden liiteaineistoa, jonka perusteella ei tehdä kirjanpitomerkintöjä. Tilausasiakirjoissa olevat tiedot on talletettu tilausjärjestelmään laskutusta, lehtien toimittamista, maksun kohdistamista ja mahdollista perintää sekä uusien tarjousten tekemistä varten. Tilausasiakirjojen siirtäminen konekieliseksi ei tapahdu kirjanpitolain 25 §:n 3 momentin tarkoittamalla tavalla mikrofilmille kuvattuna, optiselle tietovälineelle siirrettynä tai muulla vastaavalla tavalla. Kirjanpitolautakunta voi kuitenkin kirjanpitolain 35 §:n perusteella antaa erityisistä syistä poikkeuksia 25 §:n 2 momentin säännöksestä, jonka mukaan tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä tässä maassa kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta. Koska tilausjärjestelmä sisältää konekielisesti tallennettuna samat

tiedot kuin tilausasiakirjassa on mainittu ja koska tiedot on tarkastettavissa myös tilauslaskuista, ei alkuperäisten tilausasiakirjojen säilyttäminen ole välttämätöntä tarkastettavuuden varmistamiseksi. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen 222/1990 kirjanpitolaissa tarkoitetusta mikrokuvauksesta ja optiselle tietovälineelle siirrosta 11 §:n mukaan alkuperäinen kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Tilauslaskutiedot, jotka säilytetään konekielisenä, ovat kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin tarkoittamia tositteita. Hakemuksessa mainittu yhteenvetoraportti ei täytä kirjanpitolain 7 §:n vaatimusta liiketapahtumien kirjaamisesta aikajärjestyksessä. Koska kirjanpitolain 8 a §:n mukaan tositetietoja ja niiden perusteella tehtyjä kirjanpitomerkintöjä ei voida säilyttää samanaikaisesti yksinomaisesti muussa kuin selväkielisessä kirjallisessa muodossa, ei kirjanpitolautakunta voi myöntää hakemuksessa pyydettyä lupaa, ellei tilauslaskuista tehdä paperille aikajärjestyksessä olevaa laskuluetteloa tai muuta vastaavaa kirjanpitokirjaa.

Tilausmaksut, jotka perustuvat selväkielisessä muodossa oleviin kassatositteisiin, ovat kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin tarkoittamia tositteita, joten niiden säilyttäminen hakemuksessa esitetyllä tavalla pelkästään konekielisessä muodossa, ei kirjanpitolain mukaan ole mahdollista. Tiliotteella olevat tilausmaksut on tulostettava paperille konekielisen tiliotteen tapahtumien yhteydessä joko tositteena tai tositepäiväkirjana. Viitteellisinä vastaanotetut konekieliset maksutapahtumat on tulostettu yhteenvetona selväkieliseen muotoon tiliotteella ja tehdylle yhteenvetoraportille. Tapahtumat voidaan tarvittaessa saada tarkastusta varten rahalaitoksesta uudestaan konekielisenä tai paperille tulostettuna. Koska kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukaan maksutapahtumat voidaan kirjata päiväkohtaisina yhdistelminä, voidaan lupa viitteellisesti konekielisesti vastaanotettujen tapahtumien osalta myöntää.

Palkkiomaksutiedot on tulostettu paperille, minkä johdosta tositetiedot voidaan säilyttää konekielisessä muodossa.

Koska hakijan käyttämä tositeaineiston konekielinen

säilyttämismenettely sekä tositteiden selailuun ja lukemiseen käytetty laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi tositteiden tarkastamisen ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa edellä esitetyin rajoituksin kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää. Tilauksiin liittyvän kirjeenvaihdon ja muun asiakirja-aineiston säilyttäminen konekielisenä voidaan myöntää kirjanpitolain 35 §:n perusteella.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy sekä sen tytäryhtiöt B Oy ja C Oy saavat säilyttää tilivuosilta 1992-1998 koneellisilla tietovälineillä tilauslaskut, edellyttäen että ne tekevät liiketapahtumien perusteella selväkieliseen muotoon tulostetun aikajärjestyksessä olevan kirjanpitokirjan.

A Oy sekä sen tytäryhtiöt B Oy ja C Oy saavat säilyttää tilivuosilta 1992-1998 koneellisilla tietovälineillä tilausmaksut ja palkkiomaksujen tositetiedot.

A Oy sekä sen tytäryhtiöt B Oy ja C Oy saavat säilyttää tilauslaskuihin liittyvän kirjeenvaihdon ja muun tilausasiakirja-aineiston koneellisilla tietovälineillä tilivuosilta 1992-1998 edellyttäen että alkuperäiset asiakirjat säilytetään vähintään vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Hakijoiden tulee noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön alaisen kirjanpitolautakunnan antaman yleisohjeen (yleisohje koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille) mukaisia koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.