Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen koneellisin tietovälinein

A Oy on hakenut kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla lupaa säilyttää C:n tehtaiden myyntilaskut, myynninkirjaustositteet, tilausvahvistukset sekä niiden liitteenä olevat painoluettelot, rahtikirjat sekä kirjeenvaihdon magneettilevyllä tilivuodelta 1994 ja siitä eteenpäin. A Oy:n tilikausi on kalenterivuosi.

A Oy lähettää vuodessa noin XX.000 myyntilaskua sekä XX.000 tilausvahvistusta. Näiden lisäksi on noin XXX.000 sivua tositteiden liiteaineistoa.

Myyntilaskuja eikä niiden liitteitä ei arkistoida selväkielisessä muodossa.

TKJ-tilaustenkäsittelyjärjestelmässä tehdään kaikki tilausvahvistukset sekä suuri osa laskuista. Tilausvahvistukset siirretään tekohetkellä arkistointijärjestelmään. Jos vahvistus tehdään uudestaan, korvataan vanha tilausvahvistus uusimmalla.

Osa myyntilaskuista tehdään Euroopan myyntijärjestelmissä. Kaikkien myynnin järjestelmien tuottamien laskujen tiedot kerätään siirtotietokantaan, josta ne laskupäivää seuraavan päivän iltana siirretään kirjanpitojärjestelmään ja arkistointijärjestelmään. Laskuihin ei siirron jälkeen sallita muutoksia. Kaikkiin myyntilaskuihin tulostetaan myyntikirjaustosite, joka siirretään sekä kirjanpito- että arkistointijärjestelmään samanaikaisesti laskun kanssa.

Jos tilauksen tai laskun liitteenä on käsin kirjoitettuja tai muutettuja asiapapereita tai muilla järjestelmillä tuotettuja tulosteita, luetaan nämä dokumentit optisella lukijalla arkistointijärjestelmään. Samalla dokumenteille annetaan tarpeelliset hakutiedot käsin syöttämällä.

Arkistointijärjestelmä toimii B Oy:n C paikkakunnalla sijaitsevan toimitilan tietokonehuoneessa olevassa tietokoneessa. Magneettilevyt ovat osa tietokonelaitteistoa. Tietokonehuone on palo- ja kulkusuojattu. Levyillä olevista tietokannoista otetaan täysvarmistus kahdesti viikossa magneettinauhalle, jolloin koko arkistointijärjestelmän 6+1 vuoden sisältämä tietokanta kopioidaan. Magneettinauhat säilytetään erillisessä suojatussa tilassa. Kolmen kuukauden välein otettu varmistus säilytetään erillisessä rakennuksessa kolmen vuoden ajan.

Arkistointijärjestelmän osalta hakija tulee noudattamaan koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.

Arkistointijärjestelmässä olevia dokumentteja voidaan selata mikrotietokonepohjaisella hakuohjelmalla. Dokumentteja voi hakea ja selata usean eri hakutekijän avulla, esimerkiksi myyntilaskuja laskunumeron, laskutyypin, laskupäivän, asiakkaan ja tuotteen perusteella. Lisäksi laskuun liittyvän tilausvahvistuksen, painoluettelon ja muut liitteet saa näkyviin. Hakuohjelmalla valituista dokumenteista saadaan haluttaessa paperitulostus järjestelmään kytketyille kirjoittimille.

Myyntikirjanpidon aika- ja asiajärjestyksessä tulostetut päivä- ja pääkirjat säilytetään paperilla 10+1 vuotta.

Hakija on liittänyt hakemukseensa sisäisen tarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden vaikutuksesta tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin.

Kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin lain 25 §:n 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä tässä maassa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Kirjanpitolain 25 §: 3 momentin mukaan tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto voidaan, sen mukaan kuin kauppa- ja teollisuusministeriö määrää, säilyttää mikrofilmille kuvattuna, optiselle tietovälineelle siirrettynä tai muulla vastaavalla tavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla. Siltä osin kuin arkistointijärjestelmään siirretään tositeaineistoa alkuperäisaineistoa kuvaamalla ei tarvita kirjanpitolautakunnan lupaa.

Kirjanpitolautakunnan koneellisesta kirjanpidosta 15.10.1990 antaman yleisohjeen kohdan 3.2 Alkuperäistosite mukaan muut kuin tositeasemassa olevat tositteiden liitteet voidaan arkistoida konekielisinä myös ilman kirjanpitolautakunnan lupaa. Myyntilaskujen osalta tämä merkitsee sitä, myös niiden liiteaineistoksi katsottavat tilausvahvistukset, painoluettelot, rahtikirjat sekä kirjeenvaihto voidaan haluttaessa taltioida myyntilaskuja täydentävinä tietoina konekielisenä.

Koska hakijan käyttämä tositeaineiston konekielinen säilyttämismenettely sekä tositteiden selailuun ja lukemiseen käytetty laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi tositteiden tarkastamisen ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy saa säilyttää tilivuosilta 1994-1998 koneellisilla tietovälineillä C:n tehtaidensa myyntilaskut ja muun myynnin tositeaineiston, kun hakija noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön alaisen kirjanpitolautakunnan antaman yleisohjeen (yleisohje koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille) mukaisia koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.