Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen mikrokuvattuna (lyhennelmä)

Keskusosuusliike A on hakemuksessaan pyytänyt lupaa osto- ja myyntilaskujen sekä päiväkirja-, pääkirja- ja reskontralehtien säilyttämiseen mikrokuvaamalla 1.1.1974 alkaen.

Hakijan kyseinen aineisto on niin runsas, että ilman mikrofilmausta arkistointi tuottaisi ylivoimaisia vaikeuksia.

Hakijan on ilmoittanut suorittavansa kuvauksen ja jälkikäsittelyn itse hakemuksessa selvitetyllä laitteistolla.

Kehitetyt mikrofilmikelat tultaisiin säilyttämään niitä varten valmistetuissa teräskaapeissa. Myyntilaskut olisivat filmillä numerojärjestyksessä ja ostolaskut saatteittain kirjausnumerojärjestyksessä.

Hakija on selvittänyt mikrokuvausmenetelmän tarkastettavuutta sisäisten tarkastajiensa puoltavalla lausunnolla.

Hakija on lisäksi pyytänyt lausuntoa siitä, katsotaanko osamaksusopimukset sekä varsinaisten myyntilaskujen perustana olevat tavaran toimitus- ja laskutusmääräykset tositeaineistoksi. Myönteisessä tapauksessa hakija on pyytänyt lupaa myös sanotun aineiston säilyttämiseen mikrokuvaamalla.

Edelleen hakija on pyytänyt lupaa kuvata päiväkirjalehdet COM-järjestelmää käyttäen eli suoraan tietokoneen magneettinauhalta mikrofilmille.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Keskusosuusliike A saa säilyttää tosite- ja muun KPL 25.2 §:ssä tarkoitetun aineistonsa ajalta 1.1.1974-31.12.1976 mikrokuvaamalla sen kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.