Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen mikrokuvattuna (lyhennelmä)

Oy A Ab on hakemuksessaan pyytänyt lupaa säilyttää myyntilaskunsa, ostolaskunsa, kassatositteensa ja luottokorttikauppaan liittyvät ostotositteensa mikrokuvaamalla valmistettuina jäljennöksinä.

Hakijan mukaan mikrofilmi vie alkuperäisaineistoon nähden pienen tilan. Tästä syystä suuret aineistomäärät voidaan säilyttää tietojen tarvitsijoiden lähellä, jolloin arkiston tehokas käyttö on mahdollista. Arkistointikustannukset ovat alkuperäisaineiston säilyttämiseen verrattuna pienemmät, ja laajat aineistomäärät ovat helposti siirrettävissä turvalliseen säilytyspaikkaan mahdollisen katastrofin varalta. Mikrofilmien kopiointi on myös helppoa, mikä auttaa tietojen siirtoa käytännön työssä. Filmirullassa asiakirjat pysyvät siinä järjestyksessä, jossa ne on kuvattu ja koska tieto ei filmiltä poistu, saadaan arkistomateriaali pysymään aukottomana.

Kuvaus ja filmien jälkitarkastus suoritettaisiin hakijan toimesta. Kehitys tapahtuisi X Oy:n laboratoriossa. Kuvattava aineisto säilytettäisiin alkuperäisessä muodossaan aina kulumassa olevalta sekä edeltävältä tilikaudelta, jota aikaisemmat tositteet mikrokuvataan. Kuvauksen ja siihen kuuluvan tarkastuksen jälkeen alkuperäisaineisto hävitetään.

Mikrofilmit tullaan säilyttämään säilytysarkistossa niille varatuissa metallisissa säilytyskaapeissa. Kutakin filmikelaa varten on oma säilytysrasiansa, johon on merkitty filmillä olevat asiakirjat ja niiden järjestys. Mikrofilmikelat säilytetään asiakirjaryhmittäin, ryhmän kulloinkin edellyttämässä järjestyksessä.

Lisäksi hakija vakuuttaa, että mikrokuvattava aineisto tultaisiin kuvaamaan kirjanpitolautakunnan antamien yleisten ohjeiden mukaisesti.

Hakija on selvittänyt mikrokuvausmenettelyn ja mikrofilmien käytön tarkastettavuuden KHT-tilintarkastajan myönteisellä lausunnolla.

Hakija on pyytänyt mikrokuvauslupaa 1.1.1974 alkaen.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Oy A Ab saa säilyttää myynti- ja ostolaskunsa, kassatositteensa ja luottokorttikauppaan liittyvät ostotositteensa ajalta 1.1.1974-31.12.1976 mikrokuvaamalla ne tämän päätöksen liitteenä olevien kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.