Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen mikrokuvattuna (lyhennelmä)

Hakija on pyytänyt lupaa saada säilyttää mikrofilmille kuvattuna tositeaineistoansa 1.1.1982 alkavan tilikauden alusta lähtien. Kuvattava tositeaineisto muodostuu ostolaskuista, kassatositteista, myymälöiden kassailmoituksista sekä muista selväkieliseen kirjalliseen muotoon laadituista tositteista. Varsinaiset myyntilaskut vienti-, erityismyynti- ja erillislaskutusta lukuun ottamatta laaditaan COM-tulostuksena mikrofilmille. Hakija perustelee mikrokuvaukseen siirtymistä huomattavalla arkistointitilan säästöllä, arkistointityön vähenemisellä sekä tositeaineiston tarkastettavuuden helpottumisella.

Mikrokuvaus ja mikrofilmien jälkikäsittely suoritettaisiin hakijan toimesta omalla laitteistolla. Tositteet kuvattaisiin satunnaisessa järjestyksessä päiväkohtaisesti siinä vaiheessa, kun kussakin tositteessa ovat kirjanpitolain edellyttämät merkinnät. Tositteiden mikrokuvauksen yhteydessä kuvauksen suorittaja merkitsisi kuhunkin tositteeseen asianomaisenmikrofilmikortin numeron, tositteen sijaintia mikrofilmikortilla koskevat tiedot sekä tositekohtaisten liitteiden lukumäärän. Mikrofilmikortit numeroitaisiin vuositasolla juoksevasti. Numerointi näkyisi korttien otsakkeissa selväkielisesti yhtiön tunnuksen, vuosiluvun ja kortin sisältämän aineiston nimikkeiden ohella. Mikäli tosite tai sen liite olisi vaikeasti tunnistettavissa, valotettaisiin otokseen teksti "alkuperäinen epäselvä". Tällaiset tositteet kirjattaisiin kuvauspöytäkirjaan sijaintitietoineen ja säilytettäisiin erillisinä KPL:n vaatiman ajan kuten filmikortitkin. Alkuperäinen tositeaineisto hävitettäisiin vuoden kuluttua sen kalenterivuoden päätty

misestä, jonka aikana päättynyttä tilikautta tositteet koskevat. Hakijan keskusarkisto pitäisi aineiston hävittämisestä pöytäkirjaa, josta kävisi ilmi, mitä on hävitetty ja miten sekä hävittämisajankohta.

Hakija on laatinut tietokonepohjaisen hakujärjestelmän, jonka avulla yksittäiset tositteet olisivat nopeasti löydettävissä mikrofilmikorteilta. Kunkin mikrofilmikortin osalta suoritettaisiin tositekohtaisten hakutietojen tallennus kuvauspisteessä sijaitsevalla laitteella magneettinauhalle. Hakutietoina tallennettaisiin tositenumero, tositepäivämäärä, mikrofilmikortin numero, tositteen mikrofilmikortilla sijaintia koskevat tiedot sekä tositekohtaisten liitteiden lukumäärä. Tositenumerosarjojen aukottomuus sekä mahdolliset kaksoistositteet tarkistettaisiin automaattisesti.

Tulostusaineistona saataisiin hakutiedot tositenumero- ja tositepäivämääräjärjestyksessä sekä tallennuksen tarkistusluettelo. Mikrofilmikortteja vastaavat tallennustiedot toimitettaisiin automaattiseen tietojenkäsittelyyn päivittäin. Hakutietoluettelot tulostettaisiin tarkoituksenmukaisin aikavälein, esim. päivittäin, jolloin aineisto olisi käytettävissä mikrofilmimuotoisena kuvausta varten seuraavana päivänä hakutietoluetteloineen.

Tositeaineiston mikrofilmikorttien alkuperäiskappaleet säilytettäisiin hakijan turva-arkistossa ja kopiot keskusarkistossa vuosittain juoksevassa numerojärjestyksessä. Samoin säilytettäisiin tositteiden hakujärjestelmän mikrofilmikortit.

Hakemuksessa on selvitetty käytettävä laitteisto ja menetelmä. Hakemukseen on liitetty yhtiön sisäisten tarkastajien myönteinen lausunto mikrokuvatun tositeaineiston tarkastettavuudesta. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakija saa säilyttää kirjanpitotositteensa ajalta 1.1.1982-31.12.1986 mikrokuvaamalla ne perusteluissa selostetulla tavalla tämän päätöksen liitteenä olevien mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.