Poikkeuslupa tositteiden säilyttämiseen mikrokuvattuina (lyhennelmä)

Oy A Ab on hakemuksessaan pyytänyt lupaa myynti- ja edelleenveloituslaskujen, saamisten maksutositteiden, menotositteiden, em. maksuja koskevien rahalaitoskohtaisten atk-täsmäytyslistojen ja asiakaskohtaisten maksettujen laskujen erittelyiden, tapahtumakohtaisten myynnin kuukausierittelyiden sekä tuotekohtaisten myyntiyhteenvetojen, tapahtumakohtaisten kirjanpidon ja varastokirjanpidon tilierittelyiden ja kumulatiivisten saldoluetteloiden sekä atk-menetelmäkuvausten säilyttämiseen mikrokuvaamalla. Mikrokuvaamisessa olisi hakijan mukaan kysymys jo aikaisemmin toteutetun järjestelmän jatkamisesta KPL:n (655/73) soveltamisaikana.

Hakijan mukaan kirjanpidon perusaineiston säilyttäminen muussa kuin mikrokuvatussa muodossa on sen laajuuden vuoksi käytännössä erittäin kallista ja hankalaa. Hakemuksessa tarkoitetun aineiston säilyttäminen tavanomaisin menetelmin vaatii vuosittain runsaat 300 hyllymetriä arkistotilaa. Tämän johdosta hakija on jo toistakymmentä vuotta sitten aloittanut aineiston mikrofilmauksen ja investoinut järjestelmiin ja laitteistoon huomattavat summat. Mikrokuvaus ja jälkikäsittely suoritettaisiin hakijan toimesta sen omistamalla hakemuksessa selvitetyllä aineistolla.

Kuvattu alkuperäinen kirjanpitoaineisto tultaisiin jäljempänä mainittua poikkeusta lukuun ottamatta säilyttämään kirjanpitolautakunnan määrittämien mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti. Alkuperäinen aineisto hävitettäisiin.

Poiketen yleisistä ehdoista hakija on pyytänyt lupaa säilyttää huoltoasemilta vastaanotetut luottokorttiostotositteet ja niistä asiakkaille laaditut laskut alusta alkaen mikrokuvaamalla. Sanottua menettelytapaa hakija on noudattanut tositteiden osalta jo lähes 15 vuotta ja laskujen osalta vuodesta 1973 alkaen. Koska kysymys on lähes 4 miljoonasta ostotositteesta ja yli 500 000 laskusta vuodessa ja koska asiakaskohtainen lasku voidaan rekonstruoida filmatuista tositteista, hakija katsoo tositteiden ja laskukopion säilyttämisen tarpeettomaksi. Kopion ottaminen aiheuttaisi hakijalle näin ollen huomattavan lisäkustannuksen. Ostotositteista toimitetaan osa asiakkaille laskun liitteenä ja loput hävitetään välittömästi kerran kuukaudessa tapahtuvan laskutuksen jälkeen.

Mikrofilmit säilytetään nimetyn tai nimettyjen henkilöiden vastuulla hakijan pääkonttorissa lukollisissa metallikaapeissa asia- ja numerojärjestyksessä. Filmirullat numeroidaan juoksevasti ja niistä pidetään mikrokuvauksen yleisten ehtojen edellyttämää kuvauspöytäkirjaa.

Verohallitus, joka on suorittanut tarkastuksen, ei ole mikrokuvausjärjestelmän tarkastettavuuden osalta esittänyt huomautuksia.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Oy A Ab saa säilyttää tosite- ja muun KPL 25.2 §:ssä tarkoitetun aineistonsa ajalta 1.1.1974-31.12.1976 mikrokuvaamalla sen tämän päätöksen liitteenä olevien kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen sekä noudattamalla luottokorttiostotositteiden ja niistä laadittujen laskujen osalta perusteluissa selostettua menettelyä.