Poikkeuslupa ulkomailla olevan sivukonttorin tositeaineiston säilyttämiseen Dubaissa

1. Hakemus

Hakija (- -) on suomalainen osakeyhtiö, jolla on aluetoimisto Dubaissa.

Aluetoimisto toimittaa kuukausittain Suomeen tositeaineistonsa, joka käsittää sekä alkuperäisiä tositteita että valokopiojäljennöksiä. Syynä jäljennösten käyttämiseen on se, että sikäläisten vaatimusten ja käytäntöjen mukaan useissa asioissa täytyy esittää todisteena alkuperäinen tosite. Tällaisia ovat hakemuksen mukaan mm. takuuvuokria koskevat asiat, tavarahankintojen takuut ja pankkitakuut.

Edellä kuvatun perusteella hakija pyytää Kirjanpitolautakunnalta poikkeuslupaa säilyttää alkuperäiset tositteet Dubaissa sekä käyttää niiden oikeaksitodistettuja valokopioita Suomessa kirjanpidon tositteena. Poikkeuslupaa pyydetään tilikaudelle 2003 ja sitä seuraaville tilikausille pysyvästi.

2. Päätöksen perustelut

2.1. Säännökset

Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisen virkkeen mukaan "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö päättämään tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan
"kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtiossa), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa. Pykälän 5 momentissa säädetään, että "jos ulkomaisen sijaintivaltion laki kieltää alkuperäisen tositteen viemisen maasta, tositteesta on laadittava oikeaksi todistettu jäljennös, johon sovelletaan, mitä alkuperäisestä tositteesta säädetään."

Edellä mainitut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: "Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon." Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin OECD-maassa. Lautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Verohallitus ei ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle.

2.2. Kirjanpitolautakunnan kannanotto.

Hakemuksessa on kyse Dubaissa sijaitsevan sivukonttorin paikallisesti laaditun tositeaineiston säilyttämisestä Suomen ulkopuolella ministeriöpäätöksen 1 §:ssä määritetyllä tavalla. Koska Yhdistyneet Arabiemiirikunnat ei ole OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Tositteiden laatiminen ja säilyttäminen tapahtuvat samassa valtiossa, jossa hakijalla on toimipaikka, joten ministeriöpäätöksen 1.1 §:n yleisten edellytysten voidaan katsoa täyttyvän. Kirjanpitolautakunta katsoo siten tarkoituksenmukaiseksi myöntää hakijayhtiölle luvan Dubaissa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämiseen Dubaissa tilapäisesti asianomaisen tilikauden aikana, siltä osin kuin sikäläinen laki edellyttää alkuperäisten tositteiden säilyttämistä Dubaissa.

Hakija pyytää edelleen lupaa käyttää alkuperäisten tositteiden valokopioita Suomessa kirjanpidon tositteena perustellen tätä sillä, että Dubaissa edellytetään useissa asioissa alkuperäisen tositteen esittämistä todisteena. Lautakunta toteaa, että sovellettaessa ministeriöpäätöksen 1:5 §:ää alkuperäisten tositteiden sijasta on käytettävä niiden oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. Tällaiset jäljennökset on toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana.

3. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan Dubaissa laadittujen tositteiden säilyttämiseen Dubaissa tilapäisesti asianomaisen tilikauden aikana.

Siltä osin kuin Dubain laki edellyttää alkuperäisten tositteiden säilyttämistä Dubaissa, tositteiden oikeaksi todistetut jäljennökset Suomeen viimeistään kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana. Tositteiden säilyttämisessä on muiltakin osin noudatettava kauppa- ja teollisuusministeriön päätöstä 49/1998. Tämä poikkeuslupa koskee hakijayhtiön tilikausia, jotka päättyvät kalenterivuosien 2003-2007 aikana.

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (kirjanpitolaki 8:2.2 §).