Tarjousasiakirjojen elektroninen arkistointi

1 Hakemus

Hakija (- -) on 1.12.1998 pyytänyt

kirjanpitolautakunnalta lausuntoa tarjousasiakirjojen elektronisesta arkistoimisesta. Hakija kysyy, onko tarjouksen allekirjoituksen löydyttävä elektronisesti arkistoidusta asiakirjasta vai riittääkö tietosisällöltään ja ulkonäöltään identtinen asiakirja ilman allekirjoitusta.

2 Perustelut

2.1 Säännökset

Vuoden 1997 kirjanpitolain (30.12.1997/1336) (KPL) 2 luvun 5 §:ssä

säädetään tositteesta mm seuraavaa (2. momentti):

"Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin."

Saman pykälän momenttien 4 ja 5 mukaan

"milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava."

KPL:n 2 luvun 10 §:ssä säädetään kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. Pykälän 2 momentin mukaan

"tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

KPL:n 2 luvun 8 §:ssä säädetään koneellisten tietovälineiden hyväksikäytöstä:

"Tositteet ja kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle kirjanpitovelvollisen tarvittaessa selväkieliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Mitä 1 momentissa säädetään, sovelletaan 3 luvun 8 §:ssä tarkoitettua tasekirjaa lukuun ottamatta kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Kirjanpitovelvollinen saa säilyttää tositteet ja niiden perusteella tehdyt kirjanpitomerkinnät samanaikaisesti koneellisella tietovälineellä.

Kauppa- ja teollisuusministeriö päättää tarkemmin 1 ja 2 momentissa tarkoitetusta menettelystä samoin kuin koneellisella tietovälineellä pidettävän kirjanpidon täsmäyttämisestä."

Kauppa- ja teollisuusministeriö (KTM) on 26.1.1998 antanut päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä. Päätöksen 1 luvun 2 §:ssä säädetään selväkieliseksi saattamisesta:

"Sen lisäksi, mitä kirjanpitolain 2 luvun 8 §:n 1 momentissa säädetään tietovälineellä olevien tietojen selväkieliseksi saattamisesta, kirjanpitovelvollisella tulee olla käytettävissään tietojärjestelmä tai menetelmä, jolla tiedot tai kirjanpitoaineistosta valitut tapahtumat voidaan saattaa tarkastettavaksi ja siirtää toiselle koneelliselle tietovälineelle ilman aiheetonta viivytystä.

Paperilta kuvatun tositteen tai muun kirjanpitoaineiston tulee olla tulostettavissa paperille selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta samanlaisena kuin tosite tai muu aineisto oli alkuperäisenä.

Tietovälineellä laaditun tositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille siten, että kaikki kirjanpitolaissa ja muussa laissa tositteelta edellytettävät tiedot ovat nähtävissä muuttamattomina, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta. Näiden tietojen tulee olla tarvittaessa saatavissa myös tietokoneen näytölle samansisältöisinä kuin ne olisivat paperille tulostettaessa."

2.2 Kirjanpitolautakunnan kannanotto

Hakijan tapauksessa on ilmeisesti kysymys tietovälineellä laaditusta aineistosta. Vaikka KTM:n päätöksen 1 luvun 2 §:n 3 momentissa mainitaankin vain "tietovälineellä laadittu tosite", voidaan sen katsoa koskevan myös muuta tietovälineellä laadittua kirjanpitoaineistoa. Tämän mukaan kaikkien lakisääteisten tietojen on oltava näkyvissä muuttamattomina, vaikka muoto ei vastaisi alkuperäistä.

Tarjousasiakirja ei pääsääntöisesti ole kirjanpitolain tarkoittama tosite vaan liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa. Kirjeenvaihdon ja tositteiden säilyttämistä koskevat samat KPL:n säännökset. Tarjousasiakirjalla voi olla merkitystä esim. riita-asioissa tai reklamaatiotilanteissa. Tarjouksesta voi tulla myös tositeaineistoa esim. mahdollisen pakollisen varauksen tai muun oikaisun määrän todentavana asiakirjana. Allekirjoituksella on käytännössä merkitystä vain, mikäli vastapuoli kiistää, että tarjousasiakirja ei ole aito.

Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n 4 momentin perusteella itse laadittu tosite on varmennettava. Muun kirjanpitoaineiston osalta tällaista velvoitetta ei ole säädetty. Käytännössä esim. tositteena toimivia myyntilaskuja ei kuitenkaan allekirjoiteta. Vaikka tarjousasiakirja olisi tositteen asemassa, ei siinä kirjanpitolautakunnan mielestä tarvitse olla allekirjoitusta.

Varmentaminen voi kaiken kirjanpitoaineiston osalta toteutua esim. KTM:n päätöksen korjausmerkintää koskevassa 3 luvun 3 §:ssä tarkoitetulla käyttäjäleimalla, eli käyttäjän tunnistavalla ja tietokoneen aikamerkinnän sisältävällä tiedolla.

3 Kirjanpitolautakunnan lausunto

Elektronisesti arkistoidusta tarjousasiakirjasta ei tarvitse löytyä allekirjoitusta.