Numero

2069

Asiasanat

Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaminen. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen. Tilinpäätös asiakirjana. Alkuperäinen tilinpäätös.

1. Hakemus

Hakija (- -) kiinnittää huomiota tilanteeseen, jossa allekirjoitetaan tilinpäätös yhtäältä käsin kynällä ja toisaalta sähköisesti siten, että osa allekirjoittaa kynällä ja keskeneräisesti allekirjoitetusta tilinpäätöksestä otetaan skannattu sähköinen kopio, joka allekirjoitetaan sähköisesti niiden toimesta, jotka eivät vielä allekirjoittaneet.

Hakija kysyy:

1. Onko edellä kuvattu menettely hyvän kirjanpitotavan mukainen?
2. Tilinpäätös on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. – Koskeeko tämä vaatimus alkuperäisallekirjoitettua tilinpäätöstä?
3. Jos tilinpäätös on allekirjoitettu kynällä ja sähköisesti, muodostuuko silloin alkuperäinen tilinpäätös kahdesta eri asiakirjasta, jonka toinen osa on allekirjoitettu kynällä ja toinen osa sähköisesti?

2. Säännökset ja aikaisemmat kannanotot

Kirjanpitolain (1336/1997, KPL) 3:7.1 §:n mukaan ”[t]ilinpäätös ja toimintakertomus on päivättävä ja kirjanpitovelvollisen on ne allekirjoitettava. Jos kirjanpitovelvollinen on yhteisö tai säätiö, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittavat hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet ja toimitusjohtaja tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö.” KPL 2:10.1 § puolestaan edellyttää, että muun muassa tilinpäätös ja toimintakertomus säilytetään ”vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä”.

KPL 2:7.2 § sisältää vaatimuksen muuttamattomuudesta tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen: ”- - kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen.” Vaikkei säännös nimenomaisesti mainitse tilinpäätöstä eikä toimintakertomusta, ne kumpikin sisältyvät kirjanpitoaineiston käsitteeseen.  

Yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021 tulkitsee viimeksi mainittua lainkohtaa muun muassa seuraavasti (kohta 4.4.2): ”KPL ei ole säädetty kirjanpitovelvolliselle nimenomaista näyttövelvollisuutta muuttumattomuuden osoittamiseen eikä myöskään velvollisuutta varmistaa muuttumattomuutta teknisesti tai prosessien ja ohjeistuksen avulla. Hyvän kirjanpitotavan mukaista kuitenkin on, että kirjanpitovelvollinen on varmistanut – kirjanpitoaineiston määrä ja kirjanpitojärjestelmän rakenne huomioiden – tarkoituksenmukaisella tavalla, että aineiston sisältöä ei muuteta KPL 2:7.2 §:n kuvaamassa tilanteessa.”

Edellä esitetystä ilmenee, ettei kirjanpitolaki tai muu säännös vaadi tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittamista käsin. Tähän liittyen kirjanpitolautakunta on katsonut (KILA 1899/2012), ettei ole estettä sähköiselle allekirjoittamiselle vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista annetussa laissa (617/2009) tarkoitetulla tavalla. Selvyyden vuoksi lautakunta totesi myös, ettei ole estettä sille, että allekirjoituksista osa on tehty sähköisesti ja osa käsin.

Lausunto KILA 2014/2021 puolestaan kiinnittää huomiota siihen, että sähköisen allekirjoituksen yhteyteen tulee tietoteknisesti merkintä allekirjoituksen tekopäivästä. Tämän vuoksi saattaa toimielimeen kuuluvan henkilön allekirjoitus olla eriaikainen kuin tilinpäätöksen yksilöivä hyväksymispäivämäärä. Sähköisen allekirjoituksen tietoteknisen päiväyksen tehtävänä on ainoastaan osoittaa luotettavasti se ajankohta, jolloin asianomainen on tehnyt allekirjoitusmerkinnän tarkoituksessa todentaa aiempi tahdonilmaisunsa tilinpäätöksen hyväksymisestä. Lautakunta suositteli, että tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi merkitään:

• sama kuin toimielimen kokouspöytäkirjan päiväys tai
• se päivä, jona päätösvaltaisuuden tuottava määrä toimielimen jäsenistä on sähköpostitse tai muutoin todistettavasti ilmaissut hyväksyvänsä tilinpäätöksen; tämän jälkeen tulevat allekirjoitusmerkinnät tehtäviksi joko fyysisesti tai sähköisesti.

3. Lausunto

Kirjanpitovelvollisen tehtävänä on säilyttää allekirjoitettu tilinpäätös 10 vuotta KPL 2:10 §:ssä säädetyllä tavalla. Säilyttämisvelvollisuus kohdistuu siihen asiakirjakokonaisuuteen, joka muodostaa tilinpäätöksen ja on siten KPL 3:7.1 §:ssä säädetyllä tavalla allekirjoitettava. 

Allekirjoittamisvaatimuksesta seuraa, että kirjanpitovelvollisen on tarvittaessa todennettava tilinpäätöksen alkuperäisyys. Todentaminen kohdistuu osaltaan myös tilinpäätöksen allekirjoituksiin, niin fyysisiin kuin sähköisiin. Jos tilinpäätös on osaksi allekirjoitettu fyysisenä asiakirjana ja osaksi sähköisenä asiakirjana, säilyttämisvelvollisuus kohdistuu kummankin allekirjoituksiin. Selkeyden vuoksi on suositeltavaa, että tilinpäätöksestä säilytetään koostettuna versio, joka käsittää kaikki allekirjoitukset alkuperäisinä, mahdollisesti useammalla sivulla.