Tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärään ja allekirjoittamiseen liittyvistä kysymyksistä

Numero

2014

Asiasanat

Tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä. Tilinpäätöksen allekirjoittaminen.

1. Hakemus

Hakija (- - -) on tiedustellut tilinpäätöksen hyväksymispäivään liittyvistä kysymyksistä. Hakija kysyy, onko kirjanpitolautakunnan käsityksen mukaan hyvän kirjanpitotavan mukaista, esimerkiksi:  

i) Merkitä tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi päivämäärä, jolloin tilinpäätös on saatettu hallituksen jäsenille hyväksyttäväksi, esimerkiksi lähettämällä hallituksen jäsenille sähköpostitse tieto allekirjoitettavasta tilinpäätöksestä – tilanteessa, jossa erillistä hallituksen tilinpäätöskokousta ei pidetä; tai

ii) Kirjata tilinpäätökseen lauseke: "Tilinpäätöksen katsotaan tulleen hyväksytyksi sinä päivämääränä, jolloin päätösvaltainen määrä hallituksen jäseniä on sen allekirjoituksellaan hyväksynyt. Kunkin allekirjoittajan allekirjoitus sisältää päiväyksen, jona henkilö on tunnistettu ja allekirjoitus tehty. ”

2. Lausunto

2.1. Kirjanpitolain (1336/1997, ”KPL”) 3:7 §:ssä säädetään tilinpäätöksen päiväyksestä ja allekirjoittamisesta:

[1 mom.] Tilinpäätös ja toimintakertomus on päivättävä ja kirjanpitovelvollisen on ne allekirjoitettava. Jos kirjanpitovelvollinen on yhteisö tai säätiö, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittavat hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet ja toimitusjohtaja tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö.

[2 mom.] Jos tilinpäätöksen tai toimintakertomuksen allekirjoittaja on esittänyt eriävän mielipiteen tilinpäätöksestä tai toimintakertomuksesta, on tätä koskeva lausuma sisällytettävä tilinpäätökseen tai toimintakertomukseen hänen vaatimuksestaan.

Asiassa on merkityksellinen myös KPL 3:6 §, jonka mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

2.2. Kirjanpitolautakunnan aiemman lausunnon KILA 1899/2012 kohdassa 3.2.3 on todettu seuraava:

       [Tilinpäätöksen] päiväyksellä on oikeudellista merkitystä muun muassa, koska KPL 3:6 § velvoittaa laatimaan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tästä syystä asiakirjaan, joka käsittää tilinpäätöksen ja siihen liitetyn toimintakertomuksen, tulee olla erikseen merkittynä sen hyväksymispäivämäärä. Selvyyden vuoksi lautakunta siten katsoo riittämättömäksi sellaisen menettelyn, jossa kunkin allekirjoittajan nimen yhteydestä ilmenisi hänen allekirjoituksensa – olipa se sähköinen tai käsin tehty – päivämäärä ilman, että tilinpäätös- ja toimintakertomusasiakirjaan olisi merkitty sen hyväksymispäivämäärää. Samassa tarkoituksessa lautakunta myös suosittelee, että toimintakertomuksessa mainitaan, ketkä kuuluvat tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen hyväksymishetkellä hallitukseen tai muuhun sen allekirjoittamiseen toimivaltaiseen toimielimeen.

2.3. Tilinpäätöksen päivääminen

KPL 3:7.1 § velvoittaa tilinpäätöksen päiväämiseen. Edeltäviin kohtiin 2.1 ja 2.2 viitaten kirjanpitolautakunta katsoo, että tilinpäätöksestä on yksiselitteisesti ilmettävä päivämäärä, jonka mukaisena tilinpäätös on hyväksytty KPL 3:7.1 §:n nojalla allekirjoittajiensa toimesta; tätä nimitetään aiemmassa lausunnossa KILA 1899/2012 hyväksymispäivämääräksi. Tilinpäätöksen käyttäjältä ei voida edellyttää erityisiä selvitystoimia hyväksymispäivämäärän todentamiseksi.

2.4. Virallinen tilinpäätös

2.4.1. Tilinpäätös on KPL 3:6 §:ssä tarkoitetulla tavalla laadittu ja siten valmistunut asiakirjana ”viralliseksi” tilinpäätökseksi vasta, kun kirjanpitovelvollisen toimielin on päätösvaltaisena antanut tahdonilmaisunsa hyväksymisestä. Tosiasiallinen ajankohta, jolloin päätösvaltainen tahdonilmaisu annettiin, on lautakunnan käsityksen mukaan ratkaiseva, jos riita koskee sitä, milloin tilinpäätös on laadittu. Edeltävässä kohdassa 2.3 tarkoitetun hyväksymispäivämäärän tehtävänä on yksilöidä tilinpäätös sinä asiakirjana, johon päätösvaltainen tahdonilmaisu kohdistetaan. 

2.4.2. Tavanmukaisesti päätösvaltaisen tahdonilmaisun antamisen ajankohta on sama kuin se, mikä on merkitty tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi. Näin toimitaan etenkin silloin kun toimielimen jäsenistö kokoontuu fyysisesti päättämään hyväksymisestä.            

2.5. Vastaukset hakijan kysymyksiin

Edellä esitetyn perusteella lautakunta ei suosittele kohdassa 1 kuvattujen esimerkkien i) ja ii) mukaisia menettelytapoja. 

2.6. Tilinpäätöksen allekirjoittamismenettelyistä käytännössä

2.6.1. Aina ei ole mahdollista järjestää kirjanpitovelvollisen toimielimen kokousta, jossa tilinpäätös hyväksytään ja samanaikaisesti allekirjoitetaan. Toisaalta virtuaalisessa ympäristössä sähköisen allekirjoituksen yhteyteen tulee tietoteknisesti merkintä allekirjoituksen tekopäivästä. Tämän vuoksi saattaa toimielimeen kuuluvan henkilön allekirjoitus olla eriaikainen kuin tilinpäätöksen kohdassa 2.3 kuvatulla tavalla yksilöivä hyväksymispäivämäärä. Lautakunnan käsityksen mukaan sähköisen allekirjoituksen tietoteknisen päiväyksen tehtävänä on ainoastaan osoittaa luotettavasti se ajankohta, jolloin asianomainen on tehnyt allekirjoitusmerkinnän tarkoituksessa todentaa aiempi tahdonilmaisunsa tilinpäätöksen hyväksymisestä.

2.6.2. Lautakunta suosittaa, että tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi merkitään:

1. sama kuin toimielimen kokouspöytäkirjan päiväys; tai
2. se päivä, jona päätösvaltaisuuden tuottava määrä toimielimen jäsenistä on sähköpostitse tai muutoin todistettavasti ilmaissut hyväksyvänsä tilinpäätöksen; tämän jälkeen tulevat allekirjoitusmerkinnät tehtäviksi joko fyysisesti tai sähköisesti.