Tiliotetapahtumien kirjaaminen

1 Hakemus

Hakija (--) toimii kirjankustantajana, ja se liikevaihdon perusteella voidaan luokitella pieneksi kirjanpitovelvolliseksi.

Yhtiö hoitaa kirjanpitonsa itse. Kirjatilaustenkäsittelyä (tarjoukset, tilaukset, laskut, maksut, maksujenvalvonta) varten se on laatinut itse tietojärjestelmän, jossa sekä myyntilaskut että peruskirjanpidon edellyttämät kirjanpitomerkinnät on käsitelty paperittomasti. Yhtiöllä on myös internet-kauppapaikka, jonka kirjatilaukset voidaan maksaa ulkomailta luottokortilla tai pankkitilille ja kotimaasta käyttäen internet-maksua, luottokorttimaksua tai laskutusta. Kauppapaikan kirjatilaukset siirretään taulukkolaskentaliittymällä kirjatilausten käsittelyjärjestelmään.

Pääkirjanpitoa varten yhtiö on ostanut valmiin ohjelman, jonne maksutapahtumat kirjataan pankista elektronisesti vastaanotetulta tiliotteelta. Yhtiön kirjanpidossa ei käytetä reskontrajärjestelmiä. Kirjatilaustenkäsittelyjärjestelmän avoimet laskut muodostavat myyntisaamiset ja pääkirjanpidon avulla selvitetään avoimet ostolaskut, sillä ostolaskut ja muut kulut kirjataan suoriteperusteella kirjanpitoon.

1.1 Maksutapahtumien kirjaaminen

Yhtiöllä ei ole lainkaan käteissuorituksia ja kaikki rahaliikenne tapahtuu yhden pankkitilin kautta. Maksutapahtumat on käsitelty seuraavasti:

Tiliote tositteena
* pankkitiliote vastaanotetaan elektronisesti viikoittain
* saadut viitesuoritukset vastaanotetaan päivittäin/viikoittain sen mukaan, kuinka aktiivista kirjamyynti on ollut
* tiliotteen panot ja otot kirjataan viikkokohtaisina bruttosummina pääkirjanpitoon pankkitilille
* tiliotteella olevat koonnit viitteellisinä saaduista suorituksista kirjataan yhdistelmävientinä pääkirjanpitoon myyntisaamisten selvittelytilin hyvitykseksi
* mikäli suoritus ei kuulu yhtiölle, jää selvittelytilille saldo, joka nollautuu, kun suoritus palautetaan.

Internet-kauppapaikan suoritukset
* elektronisessa kauppapaikassa tehdyt internet-maksut näkyvät tiliotteella viitesuoritusten mukana
* luottokorttisuoritukset korttiyhtiö tilittää pankkitilille vähentäen oman provisionsa
* luottokorttisuoritukset kirjataan bruttona tiliotteelta myyntisaamisten selvittelytilille, tapahtumat kohdistetaan avoimiin myyntilaskuihin ja korttiprovisio kirjataan kuluksi tiliotteelta ilman erillistä tositetta.

Muut kirjamyynnin suoritukset
* saadut viitteelliset suoritukset myyntilaskuista kohdistetaan automaattisesti myyntitilausjärjestelmässä myyntilaskuille viitenumeron perusteella ja tästä osakirjanpidosta saadun elektronisen suoritusluettelon yhteenvedon perusteella suoritukset kirjataan yhteenvetona myyntisaamisten selvittelytilin veloitukseksi
* maksujen ja alkuperäisen laskujen erotuksen (joka johtuu joko vähäisistä maksuvirheistä tai euromääräisenä tehtyjen maksujen aiheuttamista pyöristyseroista) yhtiö kirjaa suoritusluettelon yhteenvedon perusteella täsmäyserona kuluksi
* virheellisen viitenumeron sisältämät suoritukset kohdistetaan manuaalisesti myyntilaskuille kirjatilaustenkäsittelyn osakirjanpidossa.

Ainoastaan muutama maksaja ei käytä viitenumeroa, jolloin suoritukset ovat tiliotteella yksittäisinä maksuina. Nämä suoritukset kirjataan tiliotteelta suoraan suoritusten selvittelytilille ja erikseen kirjatilauskantaan ao. laskuun kohdistaen.

Muut suoritukset
Muut tiliotteella olevat suoritukset ovat lukumäärältään vähäiset ja ne kirjataan tiliotteelta suoraan ao. tuottojen, esimerkiksi korkotuottojen tai taseen tilille.

Myyntisaamisten kirjaaminen
Suoritusten selvittelytilille kirjattujen kohdistusyhteenvetojen (suoritusluettelon yhteenveto) vastavientinä on myyntisaamisten tili. Yhteenvetokirjaukset tehdään vähintään kuukausittain.

Ostolaskut ja niiden maksaminen
* kaikki ostolaskut, vuokrat, verot ja muut maksut kirjataan kuluksi ja laskujenmaksupalvelun (käytännössä ostovelkojen) tilin eli LMP-tilin hyvitykseksi tositteittain suoriteperusteella sitä mukaa kuin niitä saadaan
* yhtiö käyttää myös suoraveloituksia toistuvien maksujen, kuten puhelinlaskujen, maksamiseen; myös nämä laskut kirjataan laskujenmaksupalvelutilille
* tiliotteella olevat pankin laskunmaksupalvelujärjestelmän kautta maksetut laskut ja muut menot kirjataan summavientinä laskujenmaksupalvelutilin veloitukseksi päiväkohtaisesti, mikä on tehtävissä automaattisesti tiliotteen kirjausselitetunnuksen ja tiliotteella olevan summan avulla
* tiliotteella olevia maksettujen laskujen erittelyä ei kirjata lainkaan, koska erittely vain osoittaa, mille maksun saajan pankkitilille kukin maksu on tehty, mutta tiedot säilytetään tiliotteen sisällä
* muut tiliotteella olevat maksusuoritukset, esimerkiksi kuukausittain veloitettavat pankkikulut, kirjataan tapahtuman sisällön mukaisesti ao. pääkirjatilin veloitukseksi ilman eri tositetta; mikäli tiliotteen tiedot eivät erittele riittävästi tuotannontekijää, liitetään tällainen alkuperäistosite tai sopimus tiliotteeseen osaksi tositeaineistoa
* tilinpäätöshetkellä laskujenmaksupalvelun tilin saldo merkitään taseen nimikejaon mukaisesti eri tase-erille export-komennon avulla laaditusta erittelystä tehtävän sähköisen tase-erittelyn mukaan.

Palkkatapahtumat
Yritys maksaa tekijänoikeuskorvauksia. Lisäksi maksetaan palkkioita mm. postituksen suorittajille ja puhelinmyyjille. Postituspalkkiot ovat (vähäisen määrän vuoksi) olleet vuodesta 1998 lähtien TaEL-eläkevakuutuksen piirissä, mitä varten eläkemaksut maksetaan TYVI-palvelussa siten, että ilmoitus tehdään ja arkistoidaan TYVI-palvelussa ja maksu tehdään ilmoitusmenettelyn yhteydessä internet-verkkomaksulla pankkiin. Maksu näkyy seuraavalla tiliotteella, josta tehdään kirjaus LMP-tilille. Yhtiöllä ei ole tällä hetkellä voimassa olevaa TEL-vakuutusta, mutta mikäli sitä jatkossa tarvitaan, tullaan myös TEL-ilmoitukset tekemään TYVI-palvelun kautta. Tällöin kuitenkin maksutapahtuma ja ilmoitus on tehtävä erikseen.

Palkka-, palkkio- ja tekijänoikeuslaskelman yhteenvedosta kirjataan kirjanpitoon palkkakuluksi, tekijänoikeuskuluksi, sosiaaliturvamaksukuluksi ja eläkekuluksi maksuunpantavat määrät ao. tilejä veloittaen ja vastavientinä hyvittäen ennakonpidätyksen ja sosiaaliturvamaksun määrällä ao. velkatiliä. Eläkevakuutusmaksusta työnantajan ja työntekijän osuus sekä korvauksen saajan nettopalkka kirjataan yhtenä vientinä LMP-tilille. Nettopalkat näkyvät tiliotteella korvauksen saajittain kuten maksetut ostolaskutkin. Ennakonpidätyksen ja sosiaaliturvamaksun osuus joudutaan kirjaamaan ennakkoperintälain säännösten vuoksi omalle tililleen, minkä vuoksi ne on tiliotteelta kirjattava ao. tilille LMP-tilin sijasta. Ennakkoperintäasetuksen mukainen palkkakortisto tehdään taulukkolaskennalla palkkalaskelmasta linkittäen.

1.2 Korjausmerkinnän käyttö

Yhtiön kirjanpitojärjestelmässä on mahdollisuus tehdä korjausmerkintä. Jos merkintää käytetään, on se tehtävä aina, kun tosite on kirjattu tositekantaan, vaikka virhe havaittaisiin heti ns. enter-painalluksen jälkeen. Korjausmerkinnässä tapahtumaan liitetään korjaajan käyttäjätunnus ja korjauksen laadintapäivämäärä automaattisesti. Alkuperäinen vienti jää tietokantaan siten, että näytöllä se nähdään mitätöitynä punaisella viivalla ylimerkittynä. Kirjanpidosta voidaan laatia peruskirjanpito ja pääkirjanpito tietokoneen näytölle sekä ilman korjausmerkintöjä että korjausmerkinnöin varustettuna. Jälkimmäisessä tapauksessa merkinnät ovat yliviivattuja, eivätkä ne vaikuta tilin saldoon.

Korjausmerkintää käytetään esimerkiksi tiliöintivirheiden korjaamiseksi. Lisäksi korjausmerkinnän avulla voidaan oikaista esimerkiksi ulkomaisen luottokorttiveloituksen markkamäärä lopulliseksi sen jälkeen, kun veloitus on tehty ja käytetty valuuttakurssi vahvistettu. Tilinpäätösvaiheessa korjausmerkintää käytetään verolaskelman kirjaamiseksi ensin alustavasti ja sitten lopullisen mukaiseksi, kun tilinpäätös on valmistunut. Merkinnän avulla kirjanpitoon jää vain yksi tosite kustakin liiketapahtumasta, vaikka alun perin kirjaus olisi tehty virheellisesti.

1.3 Tositteiden numerointi

Internet-kauppapaikassa tehdyt kirjamyynnit numeroidaan automaattisesti viitenumerolla, joka on juokseva numero, johon on liitetty pankkien viitenumerokäytännön mukainen tarkiste. Sanoma numeroidaan, kun ostaja lähettää tilauksen. Tilauksesta lähetetään palautteena tilausvahvistus, jossa ostaja merkitsee maksutavan. Mikäli ostaja keskeyttää tilauksen, ei siitä jää tietokantaan mitään merkintää, mutta tapahtuman numero on varattu, jolloin numerosarjassa on siten aukko. Numero säilyy, kun tilaus siirretään kirjatilauskantaan.

Kirjatilausten käsittelyjärjestelmässä muut tilaukset numeroidaan juoksevasti viitenumerolla, lukuun ottamatta usein ostavia yhteisöjä, kuten kirjakauppoja, joilla tilausnumero on aina sama (ns. vakioviitenumero), koska tilaus tehdään monistamalla vanha tilaus ja muuttamalla tarvittavat määrä- tms. tiedot. Numerointi aloitetaan sadasta aina, kun uusi kirja tulee myyntiin, jotta viitenumerot pysyisivät lyhyenä.

Tiliotteet, kirjamyynnistä tehtävät kuukausittaiset yhteenvedot, ostolaskut ja muistiotositteet numeroidaan juoksevasti tilikausittain alkaen ykkösestä samaan numerosarjaan. Kirjanpitojärjestelmä antaa numeron kirjausmerkinnän laadinnan yhteydessä automaattisesti.

1.4 Arvonlisäveroilmoitukset

Yhtiö käyttää arvonlisäveroilmoituksen lähettämiseen TYVI-operaattorin palveluja. Koska kirjanpitojärjestelmässä ei ole valmista liittymää, alv-ilmoitus tallennetaan verkkopalvelun ilmoitussivulla. Arvonlisäverolaskelma jää kirjanpitoon tositteeksi, jonka perusteella arvonlisävero maksetaan eräpäivänä. Itse ilmoitukset säilytetään vain TYVI-operaattorilla, josta niitä voidaan verkkopalvelussa selata jälkikäteen.

1.5 Täsmäytykset

Viitesuoritusten selvittelytilin saldon avulla voidaan koska tahansa täsmäyttää saadut suoritukset ja niiden kirjaaminen reskontraan ja pääkirjanpitoon. Jos saldo ei ole nolla, on kirjanpidossa täsmäysero, joka selvitetään. Tällöin pääkirjanpidon selvittelytili toimii täsmäytysselvityksenä. Kirjatilauskannan avoimet myyntisaamiset täsmäytetään aktiivisena myyntikautena viikoittain kirjanpitoon. Kun kirjamyynti hiljenee, tehdään täsmäytykset 2 - 3 kuukauden välein.

Laskujenmaksupalvelun (ostovelkojen) tilin täsmäytys tehdään 3 - 4 kuukauden välein siirtämällä pääkirjanpidosta tilille edellisen täsmäytyksen jälkeen kirjatut tapahtumat taulukkolaskentaan export-komennon avulla. Maksamattomat laskut, palkat ja muut erät riveittäin merkitään taulukon sarakkeelle, jolloin niiden tilin saldo tulee täsmätä näiden maksamattomien erien kanssa. Mikäli maksussa on tapahtunut vähäinen virhe, esimerkiksi laskun markkamäärän ollessa 122 onkin maksettu 121 markkaa, syntyy täsmäysero, joka kirjataan kuluksi/kulujen vähennykseksi täsmäytysselvityksen perusteella. Tällainen täsmäys osoittaa myös, onko kaikki laskut maksettu ajallaan täsmäytyspäivään mennessä ja onko joku lasku maksettu vahingossa kaksi kertaa. Yhtiön käyttämä maksuliikenneohjelma on joskus virheellisesti ilmoittanut tapahtuneen linjahäiriön, eikä ole päivittänyt laskuja maksetuksi. Tuplamaksu tapahtuu, jos yhtiö on varmistamatta lähettänyt maksulähetyksen uudestaan -

tällainen maksuvirhe tosin havaitaan heti uuden tiliotteen saapuessa.

Pankkitilin täsmäytys tulee käytännössä suoritettua automaattisesti, kun pankkitilin tiliotteen viikkosummat kirjataan pääkirjanpitoon, koska ohjelma edellyttää, että tositteen debet- ja kredit-vientien määrä on sama. Tästä huolimatta elektronisen tiliotteen loppusummaa verrataan satunnaisesti pääkirjanpidon pankkitilin saldoon. Vuonna 1992 tapahtuneen elektronisen tiliotteen käyttöönoton jälkeen on tietoliikennevirheitä tiliotteen vastaanotossa tapahtunut kerran, mutta se havaitaan ilman täsmäyttämistäkin selailemalla vastaanotettua aineistoa. Tällöinkin tiliote vastaanotettiin uudestaan ja häiriö poistui. Lisäksi tilintarkastaja on joka tilikausi varmistanut pankkitilin loppusaldon vastaavan tilinpäätöksessä olevaa tase-erittelyä.

Yhtiö täsmäyttää arvonlisäverot kahden kuukauden välein samalla, kun alv-ilmoitukset tehdään. Täsmäytysrytmi johtuu alv-ilmoitus- ja maksuajoista, jotka mahdollistavat sen, että alv-käsittelyt tehdään pienyrityksissä kaksi kuukautta kerrallaan. Täsmäyksestä aiheutuva penninpyöristysero kirjataan pääkirjanpitoon 1 - 3 kertaa vuodessa kuluksi/kulun vähennykseksi. Täsmäytysselvityksenä toimii laskelma, jonka perusteella kirjausmerkintä laaditaan.

1.6 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kirjatilauskannasta on tilintarkastajaa varten toistaiseksi tehty myyntilaskujen ja suoritusten luettelot paperille tositepäiväkirjana miniatyyrikoossa. Samoin tilinpäätöksen valmistuttua pääkirjanpidon ja peruskirjanpidon kirjanpitokirjat on tulostettu paperille koossa, jossa neljä sivua mahtuu yhdelle A4-arkille.

Tilikauden aikana kaikki tulostukset saadaan halutulta aikaväliltä ja/tai halutuista pääkirjatilin tms. tekijän mukaan valituista tapahtumista kuvaruudulle, eikä tarvetta paperitulostukseen ole ollut, vaikka se on teknisesti ollut mahdollista. Aikajärjestyksessä olevat tapahtumat voidaan lajitella päivämäärän tai tositenumeron mukaisiin järjestyksiin.

Tilikauden aikana varmistukset on otettu CDR-tietolevyille. Tilikauden päätyttyä on kirjanpitoaineistosta tehty kaksi CDR-levyä, joita toinen on arkistoitu 15 km:n päässä yrityksen tiloista kirjanpitoa hoitavan hallituksen jäsenen kotona.

Yhtiö siirtyy kirjanpitomerkintöjen ja myyntilaskujen osalta täysin paperittomaan menettelyyn siten, että kirjanpitokirjat tulostetaan tilikauden päätyttyä vain tietokoneen kovalevylle, josta tehdään pysyvä arkisto kahdelle CDR-levylle. Kirjatilauskannan tulostusmuoto on taulukkolaskennan tekstimuoto, jossa kukin lasku muodostaa yhden taulukkolaskennan rivin. Pääkirjanpidosta tehtävät kirjanpitokirjat ovat ASCII-muodossa olevia paperinkaltaisia levytulostuksia.

Lisäksi kirjanpitotapahtumat ovat kaikki kovalevyllä käytettävissä kuluvan tilikauden merkintöjen ohessa, eikä kirjauksia vanhoille tilikausille voida tehdä ohjelmallisten kontrollien avulla. Näin voidaan tarkastusta varten laatia esimerkiksi tammikuun päiväkirja vuodelta 1994 yhtä helposti kuin vuodelta 2000 samalla kirjanpito-ohjelmalla.

Ainakaan toistaiseksi yhtiö ei tule skannaamaan paperilla tulleita ostolaskuja ja muita tositteita, vaan ne arkistoidaan tositenumerojärjestyksessä mapissa. Sitä mukaa kun ostolaskut muuttuvat sähköisiksi verkkolaskuiksi, yhtiö tulee arkistoimaan ostolaskuja vain sähköisenä.

Hakija pyytää kirjanpitolautakunnan lausuntoa siitä, onko sen käyttämä menettely maksutapahtumien kirjaamisessa, korjausmerkintöjen tekemisessä, tositteiden numeroinnissa, arvonlisäveroilmoitusten käsittelyssä ja säilyttämisessä, kirjanpidon täsmäyttämisessä sekä kirjanpitoaineiston säilyttämisessä hyvän kirjanpitotavan mukainen.

2 Lausunnon perustelut

2.1. Pankkitilitapahtumien kirjaaminen

2.1.1 Liiketapahtumien kirjaaminen

Kirjanpitolain 2 luvun 4 §:n 1 momentin mukaan liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito). Edelleen saman pykälän 3 momentin mukaan 1 momentin estämättä kirjaukset saadaan tehdä pääkirjanpitoon yhdistelminä siten kuin kauppa- ja teollisuusministeriö tarkemmin määrää. Kauppa- ja teollisuusministeriön antaman kirjanpidossa käytettäviä menetelmiä koskevan päätöksen (47/1998, jäljempänä KTMp) 2 luvussa määrätään kirjausten tekemisestä yhdistelminä pääkirjanpitoon.

KPL 2:4.2 §:n mukaan muut kirjaukset kuin käteisellä rahalla suoritetut maksut saadaan tehdä kuukausikohtaisesti tai neljän viikon jaksolta viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä.

2.1.2 Rahalaitoksen tiliotteet peruskirjanpitona

KTMp:n 2 luvun 4 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitovelvollinen saa käyttää peruskirjanpitonaan rahalaitoksen antamia tiliotteita, jos ne vastaanotetaan vähintään kuukausittain. Jos tiliotteelle on merkitty yhdistelminä tilillepano- ja tililtänostotapahtumia, ne on eriteltävä tiliotteella tai sen liitteellä pääkirjanpitoa vastaavalla tavalla (KTMp 2:4.2 §).

KTMp:n perustelumuistion (22.1.1998, s. 4) mukaan ehdotus tarkoittaa erityisesti pieniä kirjanpitovelvollisia silmälläpitäen mahdollisuutta tiliotteiden hyödyntämiseen välittömästi peruskirjanpitona. Edellytyksenä olisi ensinnäkin tiliotteiden vastaanottaminen vähintään kuukausittain ja yhdistelmätapahtumien erittely tiliotteella tai sen liitteellä pääkirjanpitoa vastaavalla tavalla.

KTMp:n 2:4.3 §:n mukaan merkinnät pääkirjanpitoon saadaan tehdä tiliotteilla pidettävästä peruskirjanpidosta kuukausikohtaisina tai neljän viikon jakson kattavina yhdistelmätositteina.

2.1.3 Kirjanpitomerkinnän tekeminen yhdistelmänä ja yhdistelmätosite

KTMp:n 2 luvun 1 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitomerkinnät pääkirjanpitoon saadaan tehdä yhdistelmänä, jos --- peruskirjanpidon merkinnät sisältävät tositteittain eriteltyinä ne viennit, joista yhdistelmä muodostuu. Edelleen 3 momentin mukaan pääkirjanpitoon yhdistelmänä kirjattava tosite on numeroitava siten, että kirjausketju ---- peruskirjanpidosta yhdistelmään ja edelleen pääkirjanpitoon on vaikeuksitta todettavissa (yhdistelmätosite). Jälkimmäinen koskee KPL 2:6 §:n säännöstä, jonka mukaan liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta KPL 3:1 §:ssä tarkoitettuun tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa.

2.2 Korjausmerkinnän käyttö

Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n 6 momentin mukaan korjausmerkintä saadaan tehdä ilman erillistä tositetta edellyttäen, että alkuperäisen kirjauksen ja korjausmerkinnän yhteys on vaikeuksitta todettavissa. KTMp:n 3:1 §:n mukaan korjausmerkinnällä saadaan korjata alkuperäisen kirjanpitomerkinnän päiväystä, tiliöintiä, rahamääräistä arvoa ja vientiselitettä siten, ettei alkuperäistä kirjanpitomerkintää saa poistaa. Päätöksen saman luvun 2 §:n mukaan korjausmerkinnän saa tehdä tilikauden aikana sekä tilikauden päättymisen jälkeen KPL 3:6 §:ssä tarkoitettuna tilinpäätöksen laatimisaikana.

2.3 Tositteiden numerointi

Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman.

Kirjanpitolautakunnan 22.5.2000 koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä antaman yleisohjeen (jäljempänä yleisohje) kohdassa 5.1 esitetään, että tositteiden numeroinnin tarkoituksena on liiketapahtuman ja sen kirjauksen yksilöimisen ohella ennen kaikkea edesauttaa tietyn tositteen tai sen perusteella tehdyn kirjanpitomerkinnän etsimisessä taikka tositeaineiston tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen järjestämisessä haluttuun järjestykseen.

2.4 Arvonlisäveroilmoitukset kirjanpitoaineistona

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Yleisohjeen kohdan 3.2 mukaan esimerkiksi arvonlisäverolaskelma on tosite ja laskelman perusteella laadittava valvontailmoitus liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa. Valvontailmoituksen tiedot on mahdollista säilyttää ns. TYVI-operaattorilla (Tietovirrat yrityksiltä viranomaisille -palveluntarjoajalla) tai verohallinnossa, jos ilmoitusten vastaavuus arvonlisäverolaskelmaan todetaan tietokoneyhteyden avulla tai muutoin.

2.5 Kirjanpidon täsmäytykset

Kirjanpitolain 2 luvun 10:n § 2 momentin mukaan täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

KTMp 2:3 § mukaan osakirjanpito tai sen yhdistelmä on täsmäytettävä pääkirjanpitoon vähintään tilikausittain.

Yleisohjeen 8 luvun mukaan täsmäyttämisellä tarkoitetaan liiketapahtumien summien vertailua esimerkiksi kirjanpitovelvollisen osakirjanpidon ja pääkirjanpidon välillä tai kahden kirjanpitovelvollisen välillä.

2.6 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja 2 momentin mukaan tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. KPL 2:8.1 § mukaan tositteet ja kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle.

KTMp:n 1:5.1 §:n mukaan koneellisesti pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto siirrettävä kahdelle pysyvästi säilytettävälle koneelliselle tietovälineelle. Koneelliselle tietovälineelle 1 momentin mukaisesti talletettuja kirjanpitotietoja ei saa muuttaa (KTMp 1:5.2 §).

Yleisohjeen kohdan 11.1 mukaan muuttamisen estämiseksi voidaan käyttää tietovälineitä, joille kerran tallennettuja tietoja ei voida korvata uusilla tiedoilla, esimerkiksi kertatallenteisia CD-ROM-levyjä.

2.7 Kirjanpitolautakunnan kannanotto

Pankkitiliä koskevat kirjaukset kirjanpitoon voidaan tehdä tiliotekohtaisina tai päiväkohtaisina yhdistelminä, jolloin panot ja otot kirjataan erikseen. Myös tiliotteelta tehtävät pankkitilin vastaviennit pääkirjatileille voidaan tehdä yhdistelminä. Tilillepano- ja tililtäottotapahtumien erittelyn tulee olla peruskirjanpidossa tai tiliotteella tai sen liitteenä olevassa erittelyssä, jos tiliotteet ovat tositteen asemassa. Erittely tulee olla tapahtumista, jotka tiliotteelle tai sen liitteessä on kirjattu päiväkohtaisesti summina. Erittelyn tulisi, mikäli mahdollista, olla pankin antama. Kirjanpitovelvollisen itse laatima erittely, esimerkiksi toistuvaissuorituksena maksetuista palkoista, tulee täsmäyttää tiliotteen ao. summavientiin.

Korjausmerkintä voidaan tehdä kirjanpitomerkintöjen laatimisaikana ilman menetelmäpäätöksen mukaista korjausmenettelyä. Kirjanpitovelvollisen käyttämä menettely, jossa korjausmerkintää on käytettävä välittömästi virheellisen merkinnän tekemisen jälkeen, on hyvän kirjanpitotavan mukainen.

Hyvä kirjanpitotapa toteutuu tositteiden numeroinnissa, vaikka juoksevassa tositenumeroinnissa on aukko, joka johtuu sitä, että elektronisen kauppapaikan järjestelmä numeroi tapahtuman siinäkin tapauksessa, että ostaja peruuttaakin kirjatilauksensa, koska kauppapaikasta tilattavat kirjat on maksettava tai tilitettävä pankkitilille. Pankkitilin täsmäytys osoittaa, että kaikki kauppapaikan tapahtumat on käsitelty kirjanpidossa.

Arvonlisäverolaskelma on tosite, ja laskelman perusteella laadittava valvontailmoitus on liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa.

Täsmäytysselvityksen laatiminen taulukkolaskennan avulla siirtämällä täsmäytystiedot kirjanpitojärjestelmästä ja merkitsemällä täsmäytystiedot taulukkoon on hyvän kirjanpitotavan mukaista, kun laadittu taulukko säilytetään ja täsmäytys tehdään vähintään tilikausittain.

Kahden erillisen kertatallenteisen CDR-tietolevyn käyttäminen kirjanpitoaineiston säilyttämiseen toteuttaa kirjanpitoaineiston muuttumattomuuden.

3 Kirjanpitolautakunnan lausunto

Pankkitilitapahtumat saadaan kirjata tiliote- tai päiväkohtaisina summavienteinä kirjanpidon pankkitilille sekä sen vastatileille pääkirjatileittäin. Tilillepano- ja tililtäottotapahtumien erittelyn tulee olla peruskirjanpidossa tai tiliotteella tai sen liitteenä olevassa erittelyssä, jos tiliotteet ovat tositteen asemassa.

Korjausmerkintä on mahdollista tehdä kirjanpitomerkintöjen laatimisaikana ilman menetelmäpäätöksen mukaista korjausmenettelyä.

Hyvä kirjanpitotapa toteutuu tositteiden numeroinnissa, vaikka juoksevassa tositenumeroinnissa on aukko, mikäli kirjanpitovelvollinen täsmäytyksellä tai muutoin osoittaa, että kaikki kauppapaikan tapahtumat on käsitelty kirjanpidossa.

Arvonlisäverolaskelman perusteella laadittava valvontailmoitus on liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa, joka saadaan säilyttää tilikauden päättymisen jälkeen Suomessa kirjanpitovelvollisella, sen asiamiehellä tai viranomaisen hallussa.

Täsmäytysselvityksen laatiminen taulukkolaskennan avulla on hyvän kirjanpitotavan mukaista, kun laadittu taulukko säilytetään ja täsmäytys tehdään vähintään tilikausittain.

Kahden erillisen ja eri tiloissa säilytetyn kertatallenteisen CDR-tietolevyn käyttäminen kirjanpitoaineiston säilyttämiseen toteuttaa kirjanpitoaineiston muuttumattomuuden ja on hyvän kirjanpitotavan mukainen menettely.