Tiliotteiden käyttö maksutapahtumien merkitsemisessä kirjanpitoon

Hakija on lausunut, että se suunnittelee shekkitilin tiliotteiden uudistamista siten, että pankin laatimia asiakasyrityksille lähetettäviä tiliotteita voidaan asiakasyrityksessä käyttää pankin shekkitilin kautta hoidettujen maksutapahtumien merkitsemisessä asiakasyrityksen kirjanpitoon nykyistä paremmin.

Asiakasyritysten tueksi on tarkoitus laatia ohjekirja yrityksen shekkitilin kautta hoidettujen maksutapahtumien kirjaamisesta kirjanpitoon. Ohjekirjassa on tarkoitus esittää kaksi kirjanpitomenetelmää, jotka perustuvat uudistetun tiliotteen hyväksikäyttöön. Tämän johdosta hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnan ohjetta siitä, voidaanko kirjanpitolain 7 §:n vaatimus maksutapahtumien kirjaamisesta viivytyksettä päiväkohtaisesti katsoa shekkitilin kautta hoidettujen maksutapahtumien osalta tulleen täytetyksi, mikäli shekkitilin tiliotetta asiakasyrityksessä käytetään kassakladina. Pankin toimesta juoksevasti numeroituja tiliotteita täydennettäisiin siten, että niihin merkitään päivittäin maksutapahtumia vastaavien tositteiden numerot.

Tapahtumien kirjaaminen peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon suoritettaisiin tositteisiin tai tositeliitteisiin tehtävien tilimerkintöjen perusteella kuukausikohtaisesti koneellisesti tai käsin kirjanpitolain 7 §:n säännösten mukaisesti.

Hakijan selostamassa menetelmässä tiliote korvaa shekkitilin kautta hoidettujen maksutapahtumien osalta yleisesti käytetyn kassakladin. Tiliotteet säilytetään numerojärjestyksessä erikseen ja maksutapahtumien tositteet tositenumeroin ja tilimerkinnöin varustettuina erikseen tositenumerojärjestyksessä.

Peruskirjanpidon päiväkirjassa toistetaan tapahtumat sellaisinaan aikajärjestyksessä sekä pääkirjanpidon pääkirjassa asiajärjestyksessä.

Vielä hakija on pyytänyt ohjetta siitä, voidaanko kirjanpitolain 7 §:n vaatimus maksutapahtumien kirjaamisesta viivytyksettä päiväkohtaisesti katsoa shekkitilin kautta hoidettujen maksutapahtumien osalta tulleen täytetyksi, mikäli shekkitilin tiliotetta asiakasyrityksessä käytetään koneellisen kirjanpidon yhdistettynä kassakirjana ja vientimuistiona siten, että pankin toimesta juoksevasti numeroituja, hakemuksessa tarkoitettuja tiliotteita asiakasyrityksessä täydennetään siten, että niihin merkitään kunkin maksutapahtuman kohdalle tilinumerot.

Maksutapahtumia vastaavat tositteet numeroidaan päivittäin pankin merkitsemän tiliotteen numeron ja maksutapahtuman tiliotteeseen pankin toimesta merkityn rivinumeron mukaisesti. Tositenumeroin sekä tilimerkinnöin varustetut, koneellisen kirjanpidon yhdistettynä kassakirjana ja vientimuistiona palvelevat tiliotteet arkistoidaan aika- ja numerojärjestyksessä tositteiden yhteydessä säilyttämättä tiliotteita tai niiden jäljennöksiä erikseen muualla tai muulla tavoin.

Hakijan selostamassa menetelmässä tilimerkinnöin täydennetty tiliote korvaa shekkitilin kautta hoidettujen maksutapahtumien osalta yleisesti käytetyn kassakirjan sekä maksutapahtumia vastaaviin tositteisiin tehtävät tilimerkinnät.

Myös tässä menetelmässä tapahtumien kirjaaminen kuukausikohtaisesti aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä hoidettaisiin kirjanpitolain 7 §:n säännösten mukaisesti.

Molemmat menetelmät tähtäävät hakijan mukaan yrityksissä suoritettavassa kirjanpitotyössä saavutettaviin työnsäästöihin sekä tarkastettavuuden (audit trail) parantamiseen.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin 1 lauseen mukaan maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestykseen on suoritettava viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä. Säännöksen vaatimuksen täyttämiseksi liikkeen- ja ammatinharjoittajan on kirjattava maksutapahtumat viivytyksettä päiväkohtaisesti kassakirjaan, kassakladiin, vientimuistioon tai muuhun sellaiseen kirjaan, johon merkitään ainakin päivämäärä, markkamäärä sekä selvitys siitä, onko kysymyksessä tuleva tai menevä maksu ja joka täydennetään tositenumeroilla.

Kirjaaminen voidaan suorittaa myös yhdistelmänä siten, että kunkin päivän samanlajiset maksutapahtumat yhdistetään ja kirjataan yhtenä eränä. Kassaan- ja kassastamaksuja ei saa yhdistää siten, että vain niiden nettosumma kirjattaisiin.

Milloin kirjanpitovelvollisen maksuliike tai osa siitä hoidetaan pankkitilejä käyttäen, shekkitiliote tai vastaava asiakirja, johon tehdään edellä mainitut maksutapahtumia koskevat merkinnät ja täydennykset, täyttää kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin säännöksen vaatimuksen pankin kautta tapahtuvan maksuliikkeen osalta.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakemuksessa selostetut menetelmät shekkitilin kautta hoidettujen maksutapahtumien merkitsemisessä asiakasyritysten kirjanpitoon täyttävät kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin säännöksen vaatimuksen.