Vähäisten käteismenojen todentamiseksi käytetyt tositteet

Hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lausuntoa vähäisten käteismenojen todentamiseen käytettävistä tositteista. Kauppa-agenteilla on vuodessa keskimäärin noin kaksisataa työmatkapäivää tai -vuorokautta. Työmatkoista johtuneiden menojen tosittaminen on aiheuttanut tälle yrittäjäryhmälle ongelmia, koska ulkopuolisen antaman, täydellisen tositteen saanti on ollut toisinaan mahdotonta tai kohtuuttoman hankalaa. Ulkopuolisen tositteen saanti on yleensä mahdotonta esimerkiksi pysäköintiautomaattimaksuista, automaatista suoritetuista polttoaineostoista ja automaattipuheluista. Täydellisen tositteen saanti on monesti osoittautunut käytännössä jopa mahdottomaksi tai hankalaksi ja aikaavieväksi esimerkiksi asioitaessa pääasiallisesti tavallisille kuluttajille myyvissä pienehköissä myymälöissä, huoltamoissa, kahviloissa ja pienissä ruokaloissa.

Edellä sanottuun viitaten hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta ohjetta ensiksikin siitä, voidaanko kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momenttien sekä kirjanpitoasetuksen 12 §:n mukaan riittävänä menotositteena pitää kassakonekuittia, josta käy ilmi maksun vastaanottaja, maksun suuruus, päiväys sekä mahdollisesti myyjäyrityksen oma tuotekoodi ja jonka kirjanpitovelvollinen lisäksi on varustanut selvityksin vastaanotetusta tuotannontekijästä. Toiseksi hakija on pyytänyt ohjetta siitä, voidaanko kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin sekä kirjanpitoasetuksen 13 §:n 2 momentin mukaan riittävänä menotositteena pitää edellä mainituissa tapauksissa sellaista sisäisesti laadittua tositetta, jossa on merkinnät maksun vastaanottajasta, päiväyksestä, maksun suuruudesta ja vastaanotetusta tuotannontekijästä sekä tositteen laatijan allekirjoitus.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksien on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin mukaan tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Kirjanpitoasetuksen 13 §:n 2 momentin mukaan, milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee selvittää kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman tositteen avulla.

Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin mukaan menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä. Kirjanpitoasetuksen 12 §:n mukaan tuotannontekijän vastaanottoajankohta on voitava tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin osoittaa.

Kirjauksen tulee kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 3 momenttien vaatimuksista ilmenevän todennettavuuden periaatteen mukaan perustua ensi sijassa ulkopuolisen antamaan tositteeseen. Kirjanpitovelvollisen tai hänen palveluksessaan olevan henkilön laatimaa tositetta saadaan käyttää vain silloin, kun kirjauksen perusteeksi on vaikeata tai käytännössä mahdotonta saada ulkopuolisen antamaa tositetta. Hyvän kirjanpitotavan sisältämän olennaisuuden periaatteen nojalla erityisesti vähäisten liiketapahtumien kyseessä ollen ei ole välttämätöntä, että kirjanpitovelvollisella on liiketapahtumaa todentamassa ulkopuolisen antama tosite, jos sen hankkiminen ei vaivattomasti käy päinsä.

Hakemuksessa tarkoitetussa kassakonekuitissa on kassakoneen merkitsemä päiväys sekä kirjanpitovelvollisen itsensä laatimassa maksukuitissa merkintä päiväyksestä, joten systemaattisesti ja aukottomasti tositteiksi numeroituina ne täyttävät kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin vaatimuksen tositteen päiväyksestä ja numeroinnista.

Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin tarkoittaman vastaanotettua tuotannontekijää koskevan selvityksen tulee liiketapahtuman yksilöimiseksi sisältää tavara- tai palvelusnimike ja määrä sekä yksikköhinta. Kun kirjanpitovelvollinen on täydentänyt hakemuksessa tarkoitettua kassakonekuittia sekä varustanut itse laatimansa maksukuitin vastaanotettua tuotannontekijää koskevalla selvityksellä, täyttävät ne menotositteina kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin vaatimuksen. Kirjanpitoasetuksen 12 §:n säännös velvollisuudesta selvittää tuotannontekijän vastaanottoajankohta liittyy kirjanpitolain 11 §:n vaatimukseen suoriteperusteen noudattamisesta tilinpäätöksessä ja kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin vaatimukseen liiketapahtumien kirjaamisesta kuukausikohtaisesti viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden päättymisestä. Hakemuksessa tarkoitettu käteismenoa tosittava kassakonekuitti ja kirjanpitovelvollisen itsensä laatima maksukuitti, jotka on päivätty maksupäivän mukaan,

täyttävät kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatimuksen.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakemuksessa tarkoitetut vähäisten käteismenojen tositteina käytettävät kassakonekuitit ja kirjanpitovelvollisen itsensä laatimat maksukuitit täyttävät kirjanpitolain 8 §:n 1, 2 ja 3 momenttien tositteelle asettamat vaatimukset edellyttäen, että ulkopuolisen antamaa tositetta on vaikeata tai käytännnössä mahdotonta saada.