Vientimuistiolomakkeet liiketapahtuman kirjaamisessa

A Oy on hakemuksessaan lausunut harjoittavansa kirjanpitotoimistoliikettä automaattista tietojenkäsittelyjärjestelmää käyttäen. Hakija ilmoittaa suorittavansa tositteiden sisältämien tietojen siirtämisen hakemukseen liitetyille vientimuistiolomakkeille siten, että kukin kirjaus sisältää päivämäärän, tositetunnuksen, tositelajitunnuksen, tilitunnuksen, laskentakohdetunnuksen sekä kirjattavan rahamäärän. Vientimuistiolomakkeet taltioidaan hakijan mukaan samoihin kansioihin kuin vastaavat tositteet.

Hakijan käyttämän palvelukeskuksen tietojenkäsittelyjärjestelmän tulostuksiin kuuluu muun ohella päiväkirja, jossa hakijan vientimuistioihin tekemät kirjaukset toistuvat yksityiskohtaisesti. Näin ollen tositteet, vientimuistiot ja tulostunut päiväkirja ovat hakijan käsityksen mukaan siinä määrin keskenään vertailtavissa, että kunkin liiketapahtuman kirjaaminen selviää aineistosta vaikeuksitta.

Hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnan lausuntoa siitä, onko vientimuistioiden ja tulostettavan päiväkirjan käyttäminen hakemuksessa kuvatulla tavalla riittävän selvä.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n ja kirjanpitoasetuksen 12 §:n säännösten tositteelle asettamien vaatimusten lisäksi on tositteessa kirjanpitoasetuksen 13 §:n 1 momentin mukaan oltava merkintä käytetyistä tileistä, ellei muutoin ole selvää, miten liikctapahtuma on kirjattu. Säännöksellä tositteiden tilimerkinnöistä täydennetään kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin vaatimusta liiketapahtumien merkitsemisestä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta. Säännösten tarkoituksena on varmistaa, että tositteesta lähtien voidaan kirjanpidossa seurata kunkin yksittäisen liiketapahtuman käsittelyä tilillemerkintään saakka ja edelleen sitä, miten kutakin tiliä on käsitelty tilinpäätöksessä.

Liiketapahtuman tilillemerkinnän ja sitä todentavan tositteen yhteenkuuluvuuden osoittaminen hakemuksessa tarkoitetun, pysyvästi tositteiden yhteydessä säilytettävän tositeasemassa olevan vientimuistion avulla, täyttää kirjanpitolain 5 §:n 3 momenttiin edellä sanotulla tavalla liittyvän kirjanpitoasetuksen 13 §:n 1 momentin tarkoituksen. Tällöin on kuitenkin edellytettävä, että vientimuistion osalta noudatetaan asianmukaista tarkistus- ja hyväksymismenettelyä.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakija voi perusteluissa sanotulla tavalla käyttää liiketapahtuman kirjaamistavan osoittamiseen tositteiden yhteydessä säilytettävää vientimuistiota.