Om förhållandet mellan anteckningar i bokningssystemet och bokföringsmaterialet

1.      Begäran om utlåtande

Sökande (---) ber om ett utlåtande gällande huruvida den tidsbokningsbok om används av dam- och herrfrisörer hör till bokföringsmaterialet och i vilka situationer?

Sökande presenterar följande bakgrundsinformation.

Med tidsbokningsmaterial avses här det material där man registrerat kundernas anmälningar att komma till lokalen för försäljning av tjänsten vid en viss tidpunkt. Bokningsanteckningen kan dessutom innehålla anteckningar om de planerade tjänsterna samt kundernas kontaktuppgifter. Utgångspunkten är att tidsbokningsmaterialet inte innehåller anteckningar om affärstransaktioner eller priser på tjänsterna utan att dessa framgår av den egentliga bokföringen.

I vissa situationer har företagare i frisörbranschen ombetts presentera tidsbokningsmaterial till och med för flera år bakåt i tiden för granskning av bokföringen, vilket väcker frågan om tidsbokningsböckerna verkligen hör till det bokföringsmaterial som ska förvaras.  Sökande undrar också om det är någon skillnad hur bokningssystemet har förverkligats, exempelvis som anteckningar i frisörens privata kalender eller en tidsbokningsbok i pappersformat eller ett webbaserat tidsbokningssystem.

2. Utlåtande

2.1. Lagstiftning. Enligt bokföringslagen (1336/1997; BokfL) 2 kap. 7 a § ska den bokföringsskyldige ha en förteckning över de bokföringar som ligger till grund för bokslutet samt över de olika slagen av verifikationer och annat bokföringsmaterial. Av förteckningen ska det framgå vilka de inbördes sambanden mellan bokföringarna, verifikationerna och bokföringsmaterialet är och hur materialet förvaras. Bestämmelsen i BokfL 2:7.1 § gällande bokföringsmaterial lyder: ”Verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial ska behandlas och förvaras så att innehållet utan svårighet kan granskas och vid behov skrivas ut i läsbar form.” Definitionen av verifikation lyder för sin del (BokfL 2:5 § 1 och 2 momenten): ” 1 mom. Bokföringen ska grunda sig på en daterad och systematiskt numrerad eller på motsvarande sätt specificerad verifikation över affärshändelser. Sambandet mellan en affärshändelse, verifikationen och bokföringen måste kunna konstateras utan svårighet. 2 mom. Av en utgiftsverifikation ska framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation ska kunna visas med hjälp av en verifikation.”

2.2. Utlåtande. Utlåtandet avgränsas så att omständigheterna i anknytning till beskattningen utelämnas eftersom dessa inte faller inom bokföringsnämndens befogenhetsområde. Förhållandet mellan anteckningarna i tidsbokningsboken och det praktiska genomförandet av bokföringen utgör den centrala frågan för ansökan. Frågan är alltså om tidsbokningssystemet och anteckningarna i systemet är sådana anteckningar som bör anses vara verifikationer eller bokföring enligt BokfL. Eftersom det finns många sätt för skötsel av bokföringen konstaterar bokföringsnämnden att man i första hand bör söka svaret på frågan om anteckningarna i ett tidsbokningssystem utgör bokföringsmaterial i om det i tidsbokningssystemet eller en del av systemet finns sådan information som behövs för skötsel av bokföringen. Ifall anteckningarna i tidsbokningssystemet är verifikationer utgående från vilka försäljningsprestationerna antecknas i bokföringen utgör dessa anteckningar en del av bokföringsmaterialet. Om bokföringens intäktsföringsanteckningar däremot endast görs i tidsbokningsboken utgör denna en separat bokföring. Om försäljningstransaktionerna däremot förs som verifikationer i bokföringen direkt från till exempel kassasystemet, utan koppling till tidsbokningsboken, utgör varken tidsbokningsboken eller anteckningarna i den en del av bokföringsmaterialet.

Som svar på sökandes fråga om det tekniska genomförandet av bokningssystemet har betydelse för bedömning av ansökan svarar bokföringsnämnden att denna omständighet inte har betydelse; det avgörande är hur bokföringen i praktiken har arrangerats. Dokumentationen av hur bokföringen har arrangerats bör göras så att det i förteckningen över bokföringen och materialet (BokfL 2:7 a §) bland annat framgår om anteckningarna i tidsbokningssystemet utgör en den av verifikationsmaterialet.