Om behovet att med hänsyn till god bokföringssed specificera kunden på försäljningsfakturan

1. Ansökan 

Sökande är ( - - - ) myndighet, som hör sig för gällande huruvida bokföringsskyldiga A:s förfarande är korrekt. A har en faktureringskund B på vars begäran A upprättar försäljningsfakturorna på K:s namn i stället för B:s. Enligt sökande gäller det i detta fall inte ens B:s hjälpfirma, utan K är en helt fiktiv person. B och K kan därmed inte ens i teorin ha ett inbördes avtal om hur affärerna har arrangerats.    

Då A har upprättat försäljningsfakturorna åt K läggs de in i A:s bokföring som verifikationer över en försäljningstransaktion. A skapar en faktureringskund ”K” i försäljningsreskontran där försäljningen bokförs. De försäljningar som har bokförts på K i reskontran hänför sig genom fakturanumret till de försäljningsverifikationer som A har upprättat för K och som har sparats i företagets informationssystem. Försäljningsvärdet har i det aktuella förfarandet bokförts till rätt belopp.

Sökande konstaterar att en utomstående ur bokföringen får uppfattningen att A har sålt till K. Däremot finns det inga anteckningar om försäljning till B i A:s bokföring. Enligt sökande har affärsförhållandet mellan A och B varat i flera år och A:s bokföringsförfarande har etablerats på det beskrivna sättet.

Sökande frågar nämnden om det är förenligt med god bokföringssed:1) att göra på det sätt som A gör enligt beskrivningen här ovanför och å andra sidan2) att göra så att man för en faktureringskund upprättar en försäljningsverifikation som helt saknar kundens namn, det vill säga att endast försäljarens namn av parterna till affären är synligt på försäljningsfakturan?

2. Motiveringar till utlåtandet

2.1.  Begränsning av utlåtandet. Det fall som beskrivs i ansökan gäller en bokföringsskyldig som undergår myndighetsgranskning. Bokföringsnämnden betonar att man ger ett utlåtande i frågan utgående från det material som sökande har presenterat. Utlåtandet begränsas också enligt nämndens befogenhetsområde till en bokföringsmässig bedömning av de faktorer som har lyfts fram i första hand utgående från bokföringslagen. I utlåtandet tas inte ställning till bevisfrågor, normer som faller utanför bokföringslagstiftningen, såsom till exempel identifikationskraven i lagstiftningen gällande penningtvätt och inte heller till eventuella straffrättsliga följder i anknytning till det beskrivna förfarandet.  

2.2. Bokföringslagen.  Bokföringslagen (1336/1997, härefter också BokfL) innehåller inga specialbestämmelser om fakturor, men det finns en definition av de krav som ställs på en verifikation i BokfL 2:5 §. Bokföringen skall för varje affärshändelse grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen (1 mom.). Av en inkomstverifikation ska framgå den överlåtna prestationen. Tidpunkten för överlåtelsen av en prestation ska kunna visas med hjälp av en verifikation eller dess bilaga eller på något annat sätt. (2 mom.). I förarbetet till lagen (HE 173/1997 rd, s.12) konstaterar man i motiveringarna till 1 momentet i paragrafen att ”av verifikationen ska framgå åtminstone vem som har gett verifikationen, affärstransaktionens innehåll och penningbeloppet”.

BokfL 8:5 § är en allmän bestämmelse om tillämpning av bokföringslagen i andra hand om det någon annanstans i lag finns bestämmelser om eller enligt vad den behöriga myndigheten har bestämt eller föreskrivit med stöd av annan lag gällande ”bokföringsskyldighet och bokföring samt publicering av bokslutet och verksamhetsberättelsen”.

2.3. Bokföringsnämndens ställningstagande. Sökande frågar om det är nödvändigt att ange detaljerade uppgifter om försäljaren på försäljningsfakturan. Bokföringsnämndens uppfattning är att man inte ur BokfL och förarbetet till denna kan härleda ett sådant absolut krav ur lagen. Å andra sidan kan speciallagstiftning som kompletterar bokföringslagen innehålla en sådan, tvingande bestämmelse – ett exempel är mervärdesskattelagen (1501/1993) 209b.1 § 5 punkten som kräver att man på fakturor av en viss storlek som faller under lagens tillämpningsområde även ska uppta köparens namn- och adressuppgifter. Bokföringsnämnden anser ett sådant förfarande där bindande speciallagstiftning som kompletterar bokföringslagen lämnas obeaktad inte under några omständigheter kan anses vara förenligt med god bokföringssed.

Bristfällig specifikation av köparen på försäljningsfakturan kan också under andra omständigheter än i de fall som särskilt har stadgats i lagen leda till ett slutresultat i strid med god bokföringssed om det väsentligt försvårar uppföljningen av faktureringen eller själva fakturan. Man bör dock beakta att den för faktureringen nödvändiga dokumenteringen av kunden även kan förvaras på ett ändamålsenligt sätt någon annanstans och inte i sin helhet behöver ingå på själva fakturan. I så fall ska den bokföringsskyldiga med lämpliga länkar och identifikationskoder sörja för att registreringskedjan mellan fakturaverifikationen och det kompletterande materialet är obruten.   

Sökande frågar ytterligare om det är förenligt med god bokföringssed att använda ett fiktivt kundnamn i faktureringen och försäljningsreskontran. Bokföringsnämnden besvarar denna fråga nekande under förutsättning att den bokföringsskyldiga har varit medveten om eller borde ha varit medveten om att kunduppgifterna inte motsvarar verkligheten. Nämnden anser dock att man i detta fall inte bör tolka kravet på omsorgsfullhet för skarpt. Inom vissa branscher kräver specialbestämmelser att kunden ska identifieras noggrant, men i övrigt är den bokföringsskyldiga vanligen berättigad att förlita sig på att den information som kunden har gett är korrekt. Försäljning av varor på kredit till en kund som har lämnat bristfälliga eller felaktiga kontaktuppgifter kan leda till kreditförluster, men leder inte till att en försäljare som på goda grunder och ärligt har litat på dessa uppgifter har agerat i strid med god bokföringssed.    

3. Bokföringsnämndens utlåtande

Bokföringslagen kräver inte uttryckligen att en faktureringskund ska specificeras på försäljningsfakturan, men speciallagstiftning utanför BokfL såsom till exempel mervärdesskattelagen kan kräva detta av den bokföringsskyldiga. Enligt bokföringsnämnden kan det inte anses vara förenligt med god bokföringssed om man underlåter att följa sådan speciallagstiftning som kompletterar bokföringslagen och till sin karaktär är tvingande. Bristfällig identifikation av köparen på försäljningsfakturan kan också i övriga fall leda till ett slutresultat som står i strid med god bokföringssed, om det väsentligt försvårar uppföljningen av faktureringen eller själva faktureringen.

För faktureringens del behöver inte en tillräcklig dokumentation av kunden till alla delar inkluderas på själva fakturan, men den kan även förvaras annanstans på ett ändamålsenligt sätt. I så fall ska den bokföringsskyldiga sörja för att bokföringskedjan mellan faktureringsverifikationen och det kompletterande materialet är obruten.     

Det är inte förenligt med god bokföringssed att använda felaktiga eller fiktiva kunduppgifter i faktureringen, om den bokföringsskyldiga visste eller borde ha vetat att uppgifterna stod i strid med verkligheten.