Utlåtande gällande ett bostadsrättsbolags vederlagskalkyl i bokslutet

1. Bakgrund och begäran om utlåtande

Bokföringsnämnden gav 16.9.2014 sökande (- - -) ett utlåtande 1926/2004 gällande de noter som ska presenteras i bokslutet för ett bostadsrättsbolag.

Sökande har sedermera bett bokföringsnämnden komplettera sitt utlåtande i den utsträckning som det gällde frågan: "Ska uppgifterna för varje bostadsrättshus anges specificerade, så att kalkylerna utan avbrott och i enlighet med audit trail-principen visar hur det bruksvederlag, som fastställs för invånarna i enlighet med 16 d § i bostadsrättslagen, kan utläsas ur de kalkyler över bruksvederlaget som upptas i noterna till bokslutet för ett bostadsrättsaktiebolag?"

Gällande denna fråga hänvisade nämnden i det aktuella utlåtandet till den guide för fastställande av bruksvederlagen för bostadsrättsbostäder som Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet (ARA) gett ut 23.8.2012 (uppdaterad 22.1.2013; härefter "ARA-guiden") och avhöll sig från att ge ett närmare utlåtande i frågan.

2. Bokföringsnämndens befogenhetsområde

2.1. Bokföringslagen (1336/1997; härefter "BokfL") 8:2.2 § anger att bokföringsnämndens uppgift är att ge anvisningar och utlåtanden om tillämpning av BokfL. Ordalydelsen i lagen ("kan ge") är inte tvingande för nämnden, utan nämnden kan självständigt avgöra när det är nödvändigt att ge sådana anvisningar.

2.2. Det ovan konstaterade gäller även de befogenheter som stadgas i lagen om bostadsrättsbostäder i bostadsrättsaktiebolag (650/1990); härefter ”lagen om bostadsrättsbostäder”). Enligt den sistnämnda lagen, 51a.1 § andra meningen kan nämnden "- - på det sätt som anges i BokfL ge anvisningar och utlåtanden om upprättandet av ett bokslut enligt Lagen om bostadsrättsbostäder för ett samfund eller en stiftelse som äger ett bostadsrättshus."

2.3 ARA, som grundades genom stiftandet av lagen om Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet 71/2007, har tagit som uppgift att bl.a. ge anvisningar för grunderna för bestämning av bruksvederlagen i bostadsrättsbostäder och de uppgifter om dessa som ska lämnas till invånarna. I detta syfte har ARA upprättat den nämnda ARA-guiden.

3. Utlåtande

3.1. Lagen om bostadsrättsbostäder 51.b § 5 punkten ålägger husägarsamfundet eller husägarstiftelsen (härefter "ägarsamfundet") att i noterna till bokslutet anmäla de kalkyler som avses i 16a.2 § i samma lag. Bokföringsnämnden anser det vara uppenbart att man med den aktuella hänvisningen avser en kalkyl över bestämning av bruksvederlaget och efterkalkyl som anges i 16d §.

3.2. Bokföringsnämnden konstaterar att ARA har gett en anvisning om såväl kalkylen över bestämning av bruksvederlaget som också efterkalkylen. I punkt 2.1 i ARA-guiden konstateras bl.a. följande:

·         ”Kalkylen över bestämningen av bruksvederlaget utgör grunden vid bestämningen av bruksvederlagets storlek och är samtidigt ett verktyg för övervakning och jämförelse när redovisningsperiodens intäkter och utgifter följs upp och vid en jämförelse med utfallet i bokslutet."

·         "Av kalkylen för bestämning av bruksvederlaget framgår de uppskattade intäkterna och utgifterna för det kommande budgetåret."

·         "Utgångspunkten för utarbetandet av kalkylen över bestämningen av bruksvederlaget är sifforna från bokslutet för föregående räkenskapsperiod, siffrorna från bokföringen för innevarande år samt förhandsuppgifterna om finansieringskostnaderna från kreditinstituten om kommande amorteringar och ränteutgifter på lånet."

·         "Det kommande årets finansieringsbehov uppskattas utgående från det verkliga utfallet av kostnader med beaktande av kommande kostnadsförhöjningar."

3.3. ARA styr upprättandet av efterkalkyl på bl.a. följande sätt (ARA-guiden punkt 3.2):

·         "Efterkalkylen är en prestationsbaserad penningflödeskalkyl som för bokslutstidpunkten ska upprättas över olika vederlagsintäkter och de utgifter som ska täckas med dem."

·         "I efterkalkylen beaktas den faktiska penningrörelsen, inte t.ex. reserveringar eller avskrivningar."

·         "Vederlagsintäkterna liksom utgifterna som baserar sig på fakturering förs in husvis i bokföringen."

·         "Siffrorna i efterkalkylen tas direkt ur de husspecifika utfallsuppgifterna."

·         "Bostadsrättshusets ägare ska göra upp en efterkalkyl både för hela samfundet och för varje enskilt hus."

·         "Av kalkylen ska framgå vilka belopp som under räkenskapsperioden har täckts med bruksvederlag och storleken på räkenskapsperiodens finansieringsöverskott eller finansieringsunderskott."

·         "Av bolagets efterkalkyl ska det dessutom framgå till exempel aktiverade utgifter i balansräkningen (långfristiga utgifter som skrivits in i balansräkningen), tillägg och avdrag i bostadsrättsfonden och lån som har lyfts för nybyggnader, så att efterkalkylen kan preciseras i bolagets bokföring."

·         "Överskottet och underskottet för skötselutgifter som inte får utjämnas överförs till vederlagskalkylen för det kommande året, dock så att vederlagens utveckling bibehålls jämn. Det över- och underskott som samlats in för utgifter som ska utjämnas överförs även till kommande års kalkyl över bruksvederlag."

·         "Av efterkalkylen ska dessutom objektens och samfundets kumulativa finansieringsöverskott eller finansieringsunderskott framgå. Man ska även meddela hur stora reserveringar för framtida reparationer som ingår i det kumulativa överskottet."

·         "Efterkalkylen kan utformas som en kalkyl i vilken beloppen för de vederlagsintäkter som krävts in för olika ändamål specificeras och på samma sätt kostnaderna som ska täckas med respektive vederlag. På så sätt framgår det av efterkalkylerna hur mycket vederlag som har samlats in för att täcka utgifter som ska utjämnas för skötsel, finansieringsutgifter och reserveringar för varje hus och hur stora kostnader det har uppstått som ska täckas med olika vederlag och hur mycket av de olika vederlagen från räkenskapsperioden som ackumulerat över-/underskott och måste tas i betraktande under kommande år."

3.4. ARA-guiden innehåller även schemamodeller för såväl kalkylen över bestämning av bruksvederlaget som också för efterkalkylen.

3.5. Enligt ARA-guiden är utgångspunkten för upprättande av kalkylen över bestämning av bruksvederlaget bl.a. de siffror som erhållits ur bokslutet för föregående räkenskapsperiod och ur bokföringen för innevarande räkenskapsperiod. Då det gäller en kalkyl som ingår i budgeten är det dock fråga om en uppskattning. Därför anser bokföringsnämnden att principen för en obruten bokföringskedja eller audit trail inte ska tillämpas på denna kalkyl.

3.6. Bokföringsnämnden anser att anvisningarna för efterkalkyl i ARA-guiden uppfyller kravet på god bokföringssed i BokfL 3:2 §. Siffrorna för efterkalkylen tas i den metod som fastslås i ARA-guiden direkt ur bokföringen. Nämnden fäster uppmärksamhet vid att en enskild kostnad i efterkalkylen kan vara sådan att den affärstransaktion som den grundar sig på inte hänför sig till ett enskilt bostadsrätthus utan att den erhållna verifikationen gäller bostadsrättssamfundet som helhet. I de efterkalkyler som gäller enstaka bostadsrättshus beaktas sådana kostnader genom att de fördelas mellan bostadsrättshusen. Grunden för den kostnad som ska fördelas är därmed en verifikation där bokföringskedjan följer audit trail -principen.