Om specificering av disponentarvodena i anknytning till bostadsaktiebolags renoveringsprojekt

Bostads Ab. Renoveringsprojekt. Disponentarvoden. Specifikation. Uppgifter i verksamhetsberättelsen. Lagstiftning om närståendekretsen.

1. Ansökan

Sökande (- - -) ber bokföringsnämnden om utlåtande gällande specifikation av disponentarvodena i anknytning till ett bostadsaktiebolags renoveringsprojekt i bokslutet eller verksamhetsberättelsen. Sökande frågar:

1.      Bör de arvoden som producenten av disponenttjänster debiterar i anknytning till renoveringsprojekten upptas som en del av projektet och som reparationskostnader eller är det fråga om en post som presenteras som administrativ kostnad och disponentkostnad? Bör kompletterande uppgifter om detta ges i bokslutet eller i verksamhetsberättelsen, eftersom storleken på projektledningsarvodet eventuellt överskrider disponentarvodet?

2.      Är det förenligt med god bokföringssed att i specifikationen av resultaträkningen uppta de separata debiteringar som producenten av disponenttjänster gör skilt från disponentkostnaderna?

Sökande presenterar följande bakgrundsinformation.

De administrativa kostnaderna utgör en väsentlig del av ett bostadsaktiebolags kostnader. I de största bostadsaktiebolagen är det allmänt att en disponenttjänst inköpt av en extern serviceproducent ansvarar för förvaltningen. I dessa fall utgör detta majoriteten av de administrativa kostnaderna.

Bostadsaktiebolagen följer resultaträkningsschemat vid rapporteringen av de administrativa kostnaderna och det är allmänt att man i budgeten och resultaträkningen upptar bl.a. disponentkostnaderna samt övriga debiteringar och kostnader i anknytning till disponentverksamheten specificerade på en noggrannare nivå. Till övriga kostnader som producenten av disponenttjänster debiterar hör bl.a. möteskostnader och post- och kopieringskostnader samt kostnader för informationssystem. Den för det egentliga disponentavtalet debiterade månadsavgiften upptas allmänt som disponentkostnad i budgeten och övriga kostnader som disponenten debiterar såsom bl.a. kostnader för möten och kopiering eller informationssystem.

Producenterna av disponenttjänster har normalt inkluderat prislistor över olika debiteringar och uppgifter i sina avtal med bostadsaktiebolagen. Då fastigheterna blir allt äldre genomförs i dagsläget penningmässigt betydande renoveringsprojekt i bostadsaktiebolagen.

Projekt som inte är små genomförs normalt så att bostadsaktiebolaget anlitar en avlönad planerare för planeringen och en byggherrekonsult för konkurrensutsättning av projektet och för att ansvara för övervakningen av hur projektet genomförs. En extern entreprenör anställs att genomföra projektet. Bostadsaktiebolagets förvaltning följer med projektet, undertecknar avtalen samt deltar i bl.a. arbetsplatsmöten. Den avlönade projektövervakaren upprättar för sin del arbetsplatsdagsjournalerna i anknytning till projektet samt upprättar protokoll över arbetsplatsmötena. I projekt som endast involverar små penningbelopp beställer bostadsaktiebolaget arbetet direkt och ansvarar självt för uppföljningen och övervakningen.

De bolag som erbjuder disponenttjänster debiterar normalt ett arvode som är beroende av projektets värde. Projektledningsarvode kan användas som term för detta. Arvodesbeloppet varierar mycket från en aktör till en annan. Den ökade mängden disponentarbete utgör grunden för arvodet och det allmännaste sättet att beräkna arvodet är en procentuell andel av projektets värde.

Presentationssättet för det projektarvode som disponenten debiterar varierar. Vissa upptar detta som en kostnad direkt på projektet, bl.a. som administrativ kostnad och vissa har upptagit det som en projektkostnad. Det projektarvode som disponenten har debiterat för ett projekt framgår inte nödvändigtvis av de offentliga versioner av bokslutet som presenteras för invånarna.

2. Utlåtande

2.1 Bokföringsnämndens tidigare utlåtanden. I sitt avgörande BFN 1768/2005 har nämnden behandlat liknande frågeställningar som i denna ansökan:

Sökande, som bedriver disponentverksamhet för bostadsaktiebolag har i bokföringen av reparationskostnader tillämpat en princip (orsaksprincipen), enligt vilken samtliga kostnader till följd av reparationer, inklusive anslutande kostnader, har bokförts på kontot ”Reparationer”. Dylika anslutande kostnader till följd av reparationer har enligt ansökan varit bl.a. följande administrativa kostnader, som reparationsarbetet har förorsakat (som kan hänföras till reparationsarbetet):• disponentens inspektionsbesök vid reparationsobjektet;• disponentens kostnader för att beställa och ordna med reparationerna;• disponentens separata fakturering för byggplatsmöten;• disponentens separata fakturering för administrativa kostnader i  anslutning till reparationsprojektet;• disponentens utgifter för styrelsemöten till den del dessa har kunnat  hänföras till behandlingen av reparationen;• kostnader för planering och övervakning av reparationsarbetet; samt• administrativa kostnader till följd av utredningar i efterhand sedan  reparationsarbetet slutförts, bl.a. för sammanställande av
  utlåtandeansökan till fastighetsförbundet.

Enligt sökande har en styrelsemedlem i ett bostadsaktiebolag på styrelsens bokslutsmöte som sin åsikt framfört att samtliga administrativa kostnader i anslutning till reparationer i bokföringen borde noteras i gruppen för administrationskostnader och att de inte borde bokföras på reparationskontot. Å andra sidan har bostadsaktiebolagets ordinarie revisor i sin revisionsberättelse som sitt ställningstagande framfört, att ovan nämnda bikostnader till reparationer borde ha bokförts i gruppen administrativa tjänster, vilka ingår i fastighetens skötselkostnader och inte på reparationskontot.

Nämnden konstaterade att i bokföringslagen (1336/1997; nedan även ”BokfL”) 4:5.1 § är huvudregeln i fråga om anskaffningsutgiften för en tillgång följande: ” Med anskaffningsutgift avses de rörliga utgifterna för anskaffning och tillverkning av en tillgång.” Bestämmelsen gäller både materiella och immateriella tillgångar.
Den s.k. orsaksprincipen framgår av bestämmelsen: Huruvida en enskild utgiftspost hänför sig till anskaffningsutgiften kan bedömas genom att ställa sig frågan huruvida den skulle ha uppstått för den bokföringsskyldige, om respektive tillgång inte hade skaffats eller tillverkats. Om svaret är jakande, ska utgiften med stöd av BokfL 4:5.1 § räknas till anskaffningsutgiften.

I bokföringsförordningen (1339/1997; nedan även ”BokfF”) 4.1 § har reparationskostnaderna för räkenskapsperioden särskilts till en egen post i fastighetens resultaträkning (”Reparationer”). Enligt bokföringsnämnden hänför sig reparationerna med stöd av BokfL 4:5.1 § till anskaffningsutgiften till den del de kostnader som avses i ansökan inte hade uppstått för den bokföringsskyldige om reparationerna inte hade gjorts, och därmed ska de i bostadsaktiebolagets resultaträkning bokföras bland ”Reparationer”, om de hänför sig till respektive räkenskapsperiod.

2.2. Svar. Bokföringsnämndens allmänna anvisning om bokföring, bokslut och verksamhetsberättelse i bostadsaktiebolag och övriga ömsesidiga fastighetsbolag (1.2.2017) behandlar de uppgifter som ska ges om renoveringsprojekt (6.1.5. Budgetutfall):

I verksamhetsberättelsen ska anges hur budgeten har följts och ges en tillräcklig utredning om väsentliga avvikelser från budgeten (BABL 10:5 §). Väsentligheten bör enligt regeringspropositionen bedömas såväl absolut som i förhållande till bostadsaktiebolagets storlek. Även om en avvikelse procentuellt sett är stor men i eurobelopp liten, uppkommer inte ens i fråga om ett litet bolag i allmänhet någon särskild utredningsskyldighet. Å andra sidan är framför allt avvikelser från budgeten som anknyter till stora reparationsprojekt typiska exempel på sådana fall där en kostnadsutveckling som betydligt avviker från den planerade utlöser utredningsskyldigheten. Kravet på tillräcklig utredning innebär i praktiken att avvikelsen och dess orsak nämns särskilt i verksamhetsberättelsen. Att avvikelsen endast framgår i form av siffror i budgetjämförelsen uppfyller däremot inte utredningsskyldigheten.

Enligt vedertagen praxis har uppgifterna om budgetutfallet getts i form av en jämförelsekalkyl, där den budget som fastställts för räkenskapsperioden har jämförts med utfallet för räkenskapsperioden. Skillnaderna uppges såväl i euro som procentuellt. Det rekommenderas att budgetjämförelsen presenteras så att parallellt med den budget som fastställts för räkenskapsperioden presenteras de siffror som förverkligats under räkenskapsperioden. För att underlätta jämförelsen presenteras de faktiska talen på det sätt och med den exakthet som de tas upp i resultaträkningen. Dessa tal kompletteras med ändringar i balansposterna som hänför sig till saken (t.ex. aktiveringar, lånelyft och amorteringar), så att händelser under räkenskapsperioden blir specificerade med tillräcklig exakthet. Skillnaden mellan budgetsiffrorna och utfallet tas upp i en egen kolumn. Om de faktiska siffrorna skiljer sig väsentligt från posterna enligt budgeten, bör en i föregående stycke definierad tillräcklig utredning om avvikelsen ges.

Speciellt i fråga om stora projekt bör det anses otillräckligt att presentera uppgifterna enbart i material som lämnas utanför bokslutet och verksamhetsberättelsen, som t.ex. i projektplanen eller meddelanden till bolagets delägare. Ju större projekt det är fråga om, desto lättare uppfylls informationsskyldigheten (BFN 1825/2008). Även en mer omfattande informering om hur reparationsprojekten har framskridit, vilket ökar bokslutets och verksamhetsberättelsens informationsvärde, är förenligt med god bokföringssed.

Med hänvisning till det ovan nämnda konstaterar bokföringsnämnden att det disponentarvode som till sin karaktär är reparationskostnader i enlighet med karaktären på kostnaden ska upptas såsom ”reparationer” i resultaträkningen. Motsvarande förfarande gäller för projekt där utgifterna ska aktiveras. I fråga om specificering av disponentens debiteringar i bokslutet eller i verksamhetsberättelsen anser bokföringsnämnden det vara motiverat att man till exempel i en situation där man genomför ett projekt av för det aktuella bolaget väsentlig omfattning till aktieägarna lämnar tillräckligt specificerade uppgifter om projektets utgifter, inkl. disponentens arvodesdebiteringar i anknytning till projektet.

Som svar på fråga 1 konstaterar nämnden utöver det som nämnts här ovanför att även bestämmelserna om närståendekretsen kan bli tillämpliga på en disponent. Bestämmelsen om närståendekretsen för mikro- och småföretag lyder (Statsrådets förordning om uppgifter som ska tas upp i små- och mikroföretags bokslut (1753/2015): 3:10 §; transaktioner med intressenter):

”Noterna ska innehålla uppgift om småföretagets transaktioner med intressenter, om transaktionerna är väsentliga och inte har genomförts under normala marknadsvillkor.

Uppgifter om enskilda transaktioner som avses i 1 mom. får sammanföras med avseende på deras typ, med undantag för de fall där särskild information kan anses vara nödvändig för att bedöma vilken inverkan transaktionerna har på småföretagets ekonomiska ställning.

I uppgifterna om en transaktion med en intressent ska ingå

1) en beskrivning av transaktionen,

2) värdet av transaktionen,

3) uppgift om typen av intressentförhållande samt

4) annan information avseende transaktionerna som är nödvändig för att bedöma småföretagets ekonomiska ställning.

Med intressent avses vid tillämpningen av denna paragraf en juridisk person som i förhållande till småföretaget

1) har bestämmande inflytande, eller

2) är ett intresseföretag.

Utöver vad som föreskrivs i 4 mom. räknas följande personer som intressenter:

1) verkställande direktören,

2) medlemmarna och suppleanterna i styrelsen, samt

3) personer som hör till motsvarande organ som de som nämns i 1 och 2 punkten.

Trots vad som föreskrivs i 1 mom. ska i noterna anges sådana transaktioner som på sedvanliga villkor genomförts med intressenter samt parterna i och värdet av transaktionerna, om dessa uppgifter behövs för att ge en rättvisande bild.”

Som svar på fråga 2 konstaterar nämnden att disponentens debiteringar utgående från det som nämnts här ovanför ska upptas i den aktuella posten i resultaträkningen. Noggrannare uppgifter om innehållet i och beloppen för dessa debiteringar kan presenteras som en del av resultaträkningen såsom en egen underpost till den aktuella posten, alternativt i noterna till bokslutet. Nämnden konstaterar ytterligare att styrelsen för det bokföringsskyldiga bostadsaktiebolaget bör göra en bedömning av med vilken noggrannhet specifikationen av disponentens debiteringar ska ges till aktieägarna med beaktande av bl.a. bestämmelserna om närståendekretsen och ändamålet med dessa.