Nummer

2109

Nyckelord

Bostadsaktiebolag. Bokslut. Underteckning. Detaljerade uppgifter. Vederlag. Rättelse.

1. Ansökan

Den sökande (--, nedan ”sökanden”) begär ett utlåtande om följande frågor relaterade till bokslut i bostadsaktiebolag:

a) Är det tillåtet vid elektronisk underteckning av bokslut att på bokslutets underskriftssida enbart hänvisa till de elektroniska underskriftsuppgifterna, utan att överhuvudtaget nämna de personer som är styrelseledamöter och disponenten? Räcker det att dessa personer nämns i verksamhetsberättelsen?

b) Är det förenligt med god bokföringssed att efter underskriftssidan i bokslutet bifoga ett så kallat ledningens bekräftelsebrev till revisorn, vilket genom elektroniska underskrifter blir en del av den elektroniskt undertecknade helheten bestående av verksamhetsberättelsen och bokslutet?

c) Hur detaljerat får avtalsleverantörers debiteringar redovisas i en bostadsaktiebolags verksamhetsberättelse? Enligt sökanden anges det ibland i verksamhetsberättelsen reparationer som gjorts i enskilda lägenheter.

d) Är det förenligt med god bokföringssed att i bostadsaktiebolagets bokföring göra rättelser på huvudbokskonton så att rättelsen bokförs under kapitalvederlag, amorteringar av lån eller på ett separat huvudbokskonto såsom ”Rättelser av kapitalvederlag” eller ”Rättelser av låneandelar”, medan motsvarande rättelser inte görs i kalkylen för vederlagsfinansiering eller i beräkningen av låneandelar – vilket leder till skillnader mellan huvudbokföringen och delbokföringen? Enligt sökanden grundar sig rättelserna i bokföringen oftast på att den låneandel som aktieägaren betalat till bolaget avviker från det belopp som bolaget betalat vidare till finansinstitutet. Till följd av rättelsen motsvarar intäkten för räkenskapsperioden inte det belopp i euro som aktieägaren betalat till bostadsaktiebolaget, utan det belopp som bolaget redovisar till finansinstitutet.

2. Bestämmelser, tidigare utlåtanden från bokföringsnämnden och allmänna anvisningar

2.1. Bokslutsunderskrift

I 3 kap. 7 § 1 mom. i bokföringslagen (1336/1997, BokfL) föreskrivs att ”Bokslutet och verksamhetsberättelsen skall dateras och de skall skrivas under av den bokföringsskyldige. Om den bokföringsskyldige är en sammanslutning eller en stiftelse, skall bokslutet och verksamhetsberättelsen skrivas under av styrelsen eller de ansvariga bolagsmännen samt av verkställande direktören eller en person i motsvarande ställning.”

Lagstiftningen kräver inte att bokslutet undertecknas av samtliga styrelseledamöter: det är tillräckligt att de som undertecknar utgör en beslutsför styrelse vid tidpunkten för godkännandet. Beslutsförheten fastställs i enlighet med bolagsordningen eller stadgarna för det aktuella samfundet eller stiftelsen; styrelsen kan inte själv besluta om sin beslutsförhet, till exempel genom att bemyndiga ordföranden eller verkställande direktören som ensam undertecknare (BFN 1975/36).

Styrelsen, styrelseledamöterna eller verkställande direktören kan ha bytts ut under räkenskapsperioden eller efter räkenskapsperiodens utgång men före bokslutet och verksamhetsberättelsen har färdigställts. Bokslutet (och eventuell verksamhetsberättelse) undertecknas alltid av de personer som vid undertecknandet är styrelseledamöter och verkställande direktör. Bokföringsnämnden har rekommenderat att man i verksamhetsberättelsen nämner vem som ingår i styrelsen eller ett annat behörigt organ för undertecknande vid tidpunkten för godkännande av bokslutet (och verksamhetsberättelsen) (BFN 2012/1899).

I Bokföringsnämndens utlåtande om ”frågor gällande godkännandedatum för och undertecknande av bokslut” (BFN 2021/2014) anges angående anteckningen av godkännandedatumet:
”Den som tar del av bokslutet ska inte behöva särskilt utreda vilket datum bokslutet har godkänts.”

2.2. Bekräftelsebrev

Ett bekräftelsebrev är en bekräftelse från ledningen för ett samfund eller en stiftelse till revisorn angående vissa frågor som rör upprättandet av bokslutet och revisionen. I bekräftelsebrevet kan ledningen exempelvis bekräfta att den har fullgjort sina skyldigheter vid upprättandet av bokslutet, att ledningen har lämnat all relevant information till revisorn samt att alla affärshändelser har bokförts och ingår i bokslutet. Varken revisionslagen eller annan lagstiftning innehåller bestämmelser om bekräftelsebrev. Enligt revisionsbranschens standarder ingår det dock i revisionsåtgärderna att begära ett bekräftelsebrev från det bolag som granskas. 

Enligt Bokföringsnämnden (BFN 2012/1899) är det möjligt att i samband med underskrifterna lägga till tilläggsuppgifter, såsom omständigheter antecknade i handelsregistret. En förutsättning är dock att de aktuella uppgifterna har betydelse för bokslutet och verksamhetsberättelsen och inte är vilseledande. Nämnden hänvisade till sitt tidigare utlåtande (BFN 1874/2011), där den ansåg att man inte får inkludera sådana frivilliga uppgifter i bokslutsdokumentationen som inte är nödvändiga för att ge en rättvisande bild enligt 3 kap. 2 § i BokfL.

2.3. Verksamhetsberättelsens innehåll

I bostadsaktiebolagets verksamhetsberättelse kan, utöver de informationskrav som följer av lagen om bostadsaktiebolag och bokföringslagen, även frivilliga uppgifter inkluderas.

Bokföringsnämnden har den 1 februari 2017 utfärdat en allmän anvisning om bostadsaktiebolags och andra ömsesidiga fastighetsbolags bokföring, bokslut och verksamhetsberättelse. Enligt anvisningen är ”verksamhetsberättelsens syfte att i verbal form ge såväl ägarna som andra aktörer sådana uppgifter som inte direkt framgår av bokslutet och som dock är väsentliga för att ge en rättvisande bild av resultatet av bostadsaktiebolagets verksamhet och av dess ekonomiska ställning”. Bokföringsnämnden har i sitt utlåtande 1874/2011 ansett att det är förenligt med god bokföringssed att inga sådana uppgifter inkluderas i verksamhetsberättelsen som inte är nödvändiga för att ge en rättvisande och tillräcklig bild. Eftersom dessa till sitt antal eventuellt kan vara många kan de leda till att kravet på en rättvisande bild av resultatet av bostadsaktiebolagets verksamhet och dess ekonomiska ställning inte uppfylls.

I bokföringsnämndens utlåtande 1876/2011 anges att bokslutet och verksamhetsberättelsen ska upprättas så att de ger en riktig och tillräcklig bild av bolagets resultat och ekonomiska ställning för olika användarinstanser. Bokföringens uppgift är att skilja på tillgångarna och objektet för bokslutet och verksamhetsberättelsen är den aktuella bokföringsskyldiga som en separat entitet, just de tillgångar och ansvar som tillhör denna samt inkomster och utgifter. Av detta följer att utgångspunkten för bokslutet och verksamhetsberättelsen är att inga sådana uppgifter som gäller till exempel den bokföringsskyldigas ägarkår fordras, om det inte finns bestämmelser om sådan information till exempel i bolags- och sammanslutningslagstiftning. I verksamhetsberättelsen kan dock som frivillig uppgift meddelas till exempel i anslutning till bolagets ekonomiska ställning, beloppet av den låneandel som hänför sig till varje lån enligt de vederlagsgrunder som tillämpas (t.ex. euro/m2). Till vilka lägenheter låneandelen hänför sig uppges dock inte.

2.4. Vederlagskalkyl

Bokföringsnämnden har den 1 februari 2017 utfärdat en allmän anvisning om bostadsaktiebolags och andra ömsesidiga fastighetsbolags bokföring, bokslut och verksamhetsberättelse.  Enligt anvisningen ska ”i verksamhetsberättelsen anges hur bolagsvederlaget har använts, om det kan uppbäras enligt olika grunder för olika ändamål. Utredningen har enligt vedertagen praxis gjorts genom en särskild kalkyl, den s.k. vederlagsfinansieringskalkylen (efterkalkyl). En vederlagsfinansieringskalkyl är en prestationsbaserad penningflödeskalkyl, som för bokslutstidpunkten ska upprättas över olika vederlagsintäkter och de utgifter som ska täckas med dem. Vederlagsfinansieringskalkylen är en kumulativ översikt över ackumulerade vederlagsintäkter och de utgifter som ska täckas med dem och den omfattar såväl räkenskapsperiodens siffror som över- eller underskott från tidigare räkenskapsperioder. Genom att upprätta en kalkyl försäkrar man sig om att med varje vederlag och övriga intäkter som hänför sig till det endast täcks de utgifter som vederlaget kan användas för. Om bolaget tar ut endast ett vederlag av delägarna, krävs ingen särskild vederlagsfinansieringskalkyl. Syftet med vederlagskalkylen är att garantera delägarnas likställighet. De poster som ska tas upp i vederlagsfinansieringskalkylen bör motsvara de uppgifter som ska tas upp i resultaträkningen och balansräkningen, och de totala över- eller underskotten av de olika vederlagen som kalkylen visar bör stämma överens med den finansiella ställning som balansräkningen visar.

3. Utlåtande

3.1. Bokföringsnämnden konstaterar att den grundar sitt svar uteslutande på bokföringsrättsliga aspekter. 

Svar på fråga a):

3.2. Bokföringsnämnden hänvisar till sitt tidigare utlåtande om ”frågor gällande godkännandedatum för och undertecknande av bokslut” (BFN 2014/2021) där det angående anteckningen av godkännandedatumet anges:
”Den som tar del av bokslutet ska inte behöva särskilt utreda vilket datum bokslutet har godkänts.” Inte heller av en användare av ett bostadsaktiebolags bokslut kan det krävas särskilda åtgärder för att verifiera bokslutets undertecknare och deras ställning. Det är därför motiverat att det i anslutning till bokslutets underskrifter tydligt framgår vilka som är styrelseledamöter och disponent, så att deras namn och ställning enkelt kan klarläggas. 

Svar på fråga b):

3.3. Enligt Bokföringsnämndens utlåtande (BFN 2012/1899) är det möjligt att i samband med underskrifterna lägga till tilläggsuppgifter. En förutsättning är att de aktuella uppgifterna har betydelse för bokslutet och verksamhetsberättelsen och inte är vilseledande. 

3.4. Innehållet i ledningens bekräftelsebrev har inte definierats i bokföringslagen (1336/1997: BokfL) eller i annan författning. Enligt bokföringsnämndens uppfattning är ledningens bekräftelsebrev ett dokument mellan styrelsen och verkställande direktören (eller disponenten) samt revisorn, och det utgör inte en del av bostadsaktiebolagets helhet av verksamhetsberättelse och bokslut. Bokföringsnämnden anser att det inte är förenligt med god bokföringssed att bifoga ledningens bekräftelsebrev i anslutning till bokslutets underskrifter.

Svar på fråga c):

3.5. Bokföringsnämnden hänvisar till den allmänna anvisningen om bostadsaktiebolags och andra ömsesidiga fastighetsbolags bokföring, bokslut och verksamhetsberättelse.  Enligt anvisningen är ”verksamhetsberättelsens syfte att i verbal form ge såväl ägarna som andra aktörer sådana uppgifter som inte direkt framgår av bokslutet och som dock är väsentliga för att ge en rättvisande bild av resultatet av bostadsaktiebolagets verksamhet och av dess ekonomiska ställning”.

3.6. Bostadsaktiebolaget ska självt bedöma hur detaljerad informationen i verksamhetsberättelsen ska vara, med beaktande av vad som anförts ovan i punkt 3.5.

Svar på fråga d):

3.7. De poster som ska tas upp i vederlagsfinansieringskalkylen bör motsvara de uppgifter som ska tas upp i resultaträkningen och balansräkningen, och de totala över- eller underskotten av de olika vederlagen som kalkylen visar bör stämma överens med den finansiella ställning som balansräkningen visar.